Строительная отрасль Москвы, одна из крупнейших в стране, и каждая организация, работающая в этой сфере, обязана вести и хранить огромный массив документации: проектные и рабочие чертежи, исполнительную документацию, акты скрытых работ, договоры, лицензии, кадровые документы. В этой статье мы подробно рассмотрим, как устроены архивы строительных организаций в столице, какие требования к ним предъявляются и куда обращаться за архивными справками.
Что такое архив строительной организации
Архив строительной организации — это структурированное собрание документов, образовавшихся в процессе деятельности компании. В него входят:
- Проектная документация — чертежи, пояснительные записки, расчёты;
- Исполнительная документация — журналы работ, акты освидетельствования скрытых работ, исполнительные схемы;
- Договорная документация — контракты с заказчиками, субподрядчиками, поставщиками;
- Разрешительная документация — допуски СРО, лицензии, разрешения на строительство;
- Кадровые и бухгалтерские документы, приказы, личные дела, отчётность.
Нормативные требования к хранению
Хранение документов регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива и отраслевыми перечнями. Основные сроки хранения:
- Исполнительная документация по завершённым объектам, не менее 10 лет, а по уникальным и особо опасным объектам — постоянно;
- Договоры строительного подряда — 5 лет после истечения срока действия;
- Кадровые документы — от 5 до 75 лет в зависимости от вида;
- Бухгалтерская отчётность — 5 лет.
За нарушение сроков и порядка хранения предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.
Куда сдаются архивы строительных организаций
При ликвидации или реорганизации компании документы, подлежащие долговременному хранению, передаются в государственные или ведомственные архивы. В Москве основными приёмщиками являются:
Главное архивное управление города Москвы (Главархив)
Адрес: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 8. Телефон приёмной: +7 (495) -*-. Принимает документы ликвидированных московских организаций, выдаёт архивные справки гражданам и юридическим лицам.
Центральный государственный архив города Москвы (ЦГА Москвы)
Адрес: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 8**. Здесь хранятся фонды строительных трестов, комбинатов и управлений советского периода — например, документы Главмосстроя, жилищно-строительных кооперативов.
Мосгоргеотрест и отраслевые архивы
Геодезические и картографические материалы по объектам строительства хранятся в специализированных фондах. Запросы принимаются по адресу: г. Москва, ул. * , д. , по будням с 9:00 до 18:00.
Как получить архивную справку
Для получения справки или копии документа необходимо:
- Подать заявление лично, через МФЦ, портал mos.ru или по почте;
- Указать наименование организации, период и предмет запроса;
- Приложить документ, удостоверяющий личность (для юрлиц — доверенность);
- Дождаться ответа, срок исполнения составляет до 30 дней.
Наиболее востребованы справки о стаже работы в строительных организациях (для назначения пенсии), копии исполнительной документации на здания (для реконструкции и техобследования) и сведения о правопреемстве ликвидированных компаний.
Организация собственного архива в строительной компании
Действующим организациям рекомендуется:
- Назначить ответственного за архив и утвердить положение об архиве;
- Проводить ежегодную экспертизу ценности документов;
- Обеспечить помещение с температурно-влажностным режимом, противопожарной защитой и сейфами для особо ценных документов;
- Постепенно переводить архив в электронный вид, электронные копии с усиленной квалифицированной подписью имеют юридическую силу.
Услуги аутсорсинга архивного хранения
Многие московские строительные компании передают документы на хранение специализированным архивным операторам. Стоимость хранения одного архивного короба составляет ориентировочно от * до * рублей в месяц, услуги сканирования — от рублей за лист. При выборе оператора следует проверять наличие лицензий, охраняемых помещений и договора о конфиденциальности.
Архив строительной организации — это не просто «склад бумаг», а юридически значимый актив, обеспечивающий защиту интересов компании при спорах, проверках и реконструкции объектов. Грамотная организация архивного дела, соблюдение сроков хранения и своевременная передача документов в государственные архивы Москвы позволяют избежать штрафов и сохранить историю строительства города для будущих поколений.