Архивный отдел Администрации города Мурманска — это структурное подразделение местной администрации, осуществляющее функции по управлению архивным делом на территории городского округа. Отдел играет ключевую роль в сохранении документального наследия города, обеспечении прав граждан на доступ к архивной информации и методическом руководстве архивами муниципальных учреждений.
Основные функции и полномочия
Деятельность отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», региональными законами Мурманской области и локальными нормативными актами администрации города. К ключевым задачам относятся:
- Формирование и сохранение архивных фондов органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.
- Государственная регистрация и учет архивных фондов, подлежащих обязательному хранению.
- Обеспечение доступа к документам для граждан и организаций (выдача справок, копий, заверенных выписок).
- Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации и подведомственных организациях.
- Экспертиза документов на предмет исторической ценности и определения сроков хранения.
- Цифровизация и электронное документообороте — перевод фондов в электронный вид для удаленного доступа.
Контактная информация и реквизиты
Ниже приведены актуальные на момент публикации контактные данные. В соответствии с политикой конфиденциальности, персональные данные сотрудников (фамилии, прямые телефоны кабинетов) частично скрыты.
Адрес и режим работы
Почтовый адрес: 183038, г. Мурманск, ул. **, д. , пом.
Режим приема посетителей:
- Понедельник – четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв: 13:00 – 14:00)
- Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв: 13:00 – 14:00)
- Суббота, воскресенье: выходной
Важно: Перед визитом рекомендуется уточнять график по телефону, так как он может меняться в преддверии праздников или в период санитарных дней.
Телефоны и электронная почта
Единая справочная / Приемная: +7 (8152) ‑‑*
Телефон доверенного лица / Начальника отдела (Ф.И.О. * ): +7 (8152) ‑‑ (доб. **)
Электронная почта отдела: arxiv@admin-murman.ru (адрес условный, уточняйте на оф. сайте)
Официальный сайт администрации: www.admin-murman.ru (раздел «Структура» → «Архивный отдел»)
Категории хранящихся документов и фонды
Архивный отдел формирует фонды от следующих производителей:
- Администрация города Мурманска (распоряжения главы, постановления, приказы, материалы заседаний).
- Муниципальные учреждения (школы, детские сады, поликлиники, дома культуры, ЖЭУ/УК и др.) — после ликвидации или реорганизации.
- Бывшие исполкомы горсовета/райсовета (советского периода) — документы постоянного хранения, переданные в архив в установленном порядке.
- Личные дела граждан (трудовые книжки, личные карточки, служебные записки) — поступают из ликвидированных предприятий и учреждений.
Сроки хранения
Документы делятся на категории сроков хранения:
- Постоянное хранение (историческая ценность, акты права собственности, личные дела, метрические книги до 1917 г. и др.).
- Временное хранение (10, 50, 75 лет), кадровые, бухгалтерские, технические дела.
Порядок обращения за архивной справкой
Гражданам и организациям предоставляются следующие виды справок:
| Вид справки | Основание для выдачи | Срок подготовки |
|---|---|---|
| Справка о стаже/заработной плате (для пенсии) | Паспорт, СНИЛС, заявление (бланк в отделе) | До 10 рабочих дней (ст. 22 ФЗ-122) |
| Справка о составе семьи / регистрации (архивная) | Паспорт, документы на жилье, нотариальная доверенность (если через представителя) | До 10 рабочих дней |
| Копия документа / Выписка из дела | Заявление с указанием реквизитов дела (фонд, опись, дело) | От 3 до 15 рабочих дней |
| Генеалогический запрос | Паспорт, родословная схема, оплата услуг (если платный поиск) | От 1 месяца и более |
Алгоритм действий для заявителя:
- Подготовка документов: Паспорт РФ, документы, подтверждающие родственные связи (при запросе за родственников), доверенность нотариальная (если лично не можете явиться).
- Подача заявления: Лично в приемной (адрес выше), по почте (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа) или через ЕПГУ / Госуслуги (раздел «Обращения в архивные органы»).
- Оплата госпошлины: Для части справок (кроме пенсионных) взимается госпошлина (код бюджетной классификации уточняйте в отделе). Квитанцию сохраняйте.
- Получение результата: Лично по паспорту, почтой или в личном кабинете Госуслуг.
Особенности работы с архивами Мурманска
Документы советского периода (1920–1990 гг.)
Часть фондов органов власти Мурманска 1920–1940-х годов (Мурманский горрайисполком, Мурманский городской совет депутатов трудящихся) может храниться не только в Архивном отделе администрации, но и в Государственном архиве Мурманской области (ГАМО) (г. Мурманск, ул. Сакко и Ванцетти, д. **); При поиске старых документов (до 1950 г.) рекомендуется параллельно направлять запрос в ГАМО.
Ликвидированные предприятия
Если вы работали на предприятии, которое было ликвидировано или реорганизовано (например, «Мурманский рыбопром», «Севморпуть», закрытые ВУЗы, военные части), дела могут находиться:
- В Архивном отделе администрации (если предприятие было муниципальным).
- В ГАМО (если предприятие было ведомственным/областным/федеральным).
- В правопреемнике организации (если реорганизация прошла в виде слияния/присоединения).
Электронные сервисы
Администрация Мурманска развивает проект «Электронный архив». Через портал Госуслуг (ЕПГУ) доступна услуга «Предоставление архивной справки». Это позволяет не приходить в приемную дважды (подать и забрать). Статус заявки отслеживается в личном кабинете.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить справку, если я живу в другом городе?
Да. Заявление можно направить почтой (ценным бандеролем с описью вложения и обратным конвертом с марками) или оформить через Госуслуги. Готовую справку пришлют почтой или предоставят в электронном виде (если технически возможно).
Что делать, если архив отказывает в выдаче справки?
Отказ должен быть мотивированным и письменным. Частые причины: истек срок хранения дела (уничтожено), документы не переданы в архив (утеряны в организации-производителе), неполный пакет документов от заявителя. Отказ можно обжаловать в вышестоящую организацию (Департамент архивного дела Мурманской области) или в суд.
Как узнать номер фонда, описи и дела для заявления?
В заявлении достаточно указать: название организации-производителя (где работали/учились), годы, ФИО. Архивариусы сами идентифицируют дело по указателям и реестрам. Если известны реквизиты (из старой справки) — обязательно укажите их.
Платны ли услуги архива?
Выдача справок для назначения пенсий, льгот, восстановления трудовых прав — бесплатно (за счет бюджета). Выдача справок для иных целей (поездка за границу, наследство, genelogия, справки о составе семьи для нотариусов), платна (госпошлина + оплата копирования/поиска по тарифам, утвержденным администрацией).
Полезные ссылки и вышестоящие инстанции
- Официальный сайт Администрации г. Мурманска: admin-murman.ru
- Государственный архив Мурманской области (ГАМО): г. Мурманск, ул. Сакко и Ванцетти, д. ; тел. +7 (8152) ‑‑; сайт: ga-mo.ru
- Управление архивного дела Мурманской области: методическое руководство, контроль за соблюдением законодательства.
- Портал Госуслуг (ЕПГУ): gosuslugi.ru — электронная подача заявлений в архив.
- Федеральное архивное агентство (Росархив): rosarhiv.gov.ru, нормативная база, реестры архивов.
Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, телефоны, адреса кабинетов и ФИО руководителей могут меняться. Перед визитом или отправкой почтового отправления обязательно уточняйте актуальную информацию на официальном сайте Администрации Мурманска или по единой справочной телефону.