Архивный отдел администрации городского округа города Уфы является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность и использование документов, составляющих архивный фонд муниципального образования. Согласно открытым данным, это самый крупный из муниципальных архивов Республики Башкортостан.

Общая характеристика и статус

• Полное наименование: Архивный отдел администрации городского округа города Уфы Республики Башкортостан.
• Статус: Структурное подразделение администрации городского округа (подведомственное учреждение/отдел).
• Масштаб фондов: В архивных фондах хранится 124 тысячи единиц хранения документов.
• Значение: Является центром документации по истории управления городом, социально-экономического развития и кадровой политики муниципального уровня.

Расположение и контактная информация

Отдел размещается в отдельном здании, отличном от главного здания администрации (которое находится по адресу: ул. Комсомольская, 12).

Адрес:

Республика Башкортостан, г. Уфа, Орджоникидзевский район, улица Ульяновых, д. 45*

Ориентир: Здание соседствует со зданием Детского сада № 60 и торговым центром под маркой «Магнит».

Телефоны справок и приема посетителей:

Для уточнения режима работы, наличия документов и записи на прием рекомендуется звонить по номерам:

• Справочно-информационная служба: +7 () —
• Читальный зал / Прием заявок: +7 () —

Примечание: Конкретные номера телефонов и внутренние добавочные лучше уточнять на официальном сайте администрации города Уфы в разделе «Структура администрации» → «Архивный отдел» или на портале Госуслуг.

Режим работы и прием посетителей

График работы установлен в соответствии с трудовым законодательством и локальными нормативными актами администрации. Обычно включает:

• Рабочие дни: Понедельник – Пятница.
• Выходные дни: Суббота, Воскресенье.
• Часы приема посетителей (читальный зал): Обычно с 09:00 до 17:00 (с перерывом на обед 13:00–14:00).
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (или иной день по приказу руководителя).

Важно: Перед визитом обязательно подтверждайте актуальный график по телефону или на сайте Официального сайта Администрации города Уфы, так как режим может меняться в праздничные периоды или карантинные ограничения.

Состав и структура архивных фондов

Фонды отдела формируются за счет документов:

1. Администрации городского округа г. Уфа (постоянное хранение).
2. Ликвидированных и реорганизованных органов местного самоуправления (городские исполкомы, райисполкомы Уфы прошлых лет).
3. Муниципальных учреждений и предприятий (по вопросам кадрового делопроизводства, зарплат, пенсионного обеспечения).
4. Личных дел граждан (трудовые книжки, личные карточки, служебные записки — для назначения пенсий, льгот, стажа).

Примеры фондов (по справочным данным):

• Фонд Р-91 (Администрация города Уфы / Городской исполком), Опись 6, Дело 1026 и др.
• Фонд Р-3150 (Муниципальные учреждения/комитеты), Опись 1, Дела 1640, 1649 и др.
• Фонды районных администраций (Октябрьский, Советский, Кировский, Орджоникидзевский, Ленинский районы города Уфы).

Основные услуги и функции

Выдача архивных справок и копий документов

Наиболее востребованная услуга — подтверждение трудового стажа, заработной платы, факта работы, награждений, присвоения квалификаций.

• Справки для Пенсионного фонда (СФР) — назначение страховых пенсий.
• Справки для судов, нотариусов, МФЦ.
• Дубликаты трудовых книжек (при утере оригинала, если учет велся в муниципальных органах).

Научно-справочная работа в читальном зале

• Работа с описями и реестрами дел (в т.ч. в электронном виде).
• Просмотр документов по тематическим запросам (история города, генпланы, статистика);
• Ксерокопирование и оцифровка документов (в пределах закона об архивном деле и законов о защите персональных данных).

Прием документов на хранение

Прием документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений при ликвидации/реорганизации. Экспертиза ценности документов, формирование номенклатур.

Информационно-техническое обеспечение

• Ведение электронных баз данных (Электронный архив, АИС «Архив»).
• Обеспечение доступа к информации через портал Госуслуг (раздел «Государственные архивы»).

Порядок обращения за справкой

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РФ, документ, подтверждающий смену фамилии (если была), СНИЛС, трудовая книжка (если есть).
2. Подача заявления:
   • Лично в читальном зале (по адресу: ул. Ульяновых, 45*);
   • Через МФЦ «Мои Документы» (услуга «Выдача архивной справки»);
   • Через портал Госуслуг (Госуслуги РБ / Федеральный портал) — раздел «Культура, спорт, отдых» → «Архивные услуги»;
   • Почтовым отправлением (ценным бандеролем с вложенным описью вложения и копией паспорта).
3. Сроки исполнения: Законодательно установлены до 30 календарных дней (обычно готовят быстрее — 5–10 рабочих дней при отсутствии сложных поисков).
4. Получение результата: Лично, доверенному лицу, почтой или в личном кабинете Госуслуг (электронная справка с ЭЦП).

Взаимодействие с другими структурами

• Государственный архив Республики Башкортостан (ГА РБ): Передача документов постоянного хранения (старше 75–100 лет) в общереспубликанское хранение.
• Территориальный орган Росархива: Методическое руководство, лицензирование архивной деятельности.
• СФР (Бывший ПФР): Взаимный электронный обмен данными для подтверждения стажей (Единая система пенсионного обеспечения).
• МФЦ и Управление ЗАГС: По вопросам акта гражданского состояния, восстановления записей.

Нормативная база деятельности

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Закон Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан».
• Постановления Правительства РФ и Главы администрации города Уфы по вопросам архивного дела.
• Типовые инструкции по составу и срокам хранения документов (управленческого, кадрового, бухгалтерского учета).

Историческая справка

Архивный отдел преемник архивов Уфимского городского исполнительного комитета (Горисполкома), созданного в 1917–1918 гг. В разные периоды фонды пополнялись за счет архивов Уфимской городской думы, Уфимского уездного земства, а затем районных исполкомов города (Советского, Ленинского, Октябрьского и др.), вошедших в состав городского округа. Крупнейшее пополнение фондов произошло в 2000-х годах при реформе местного самоуправления и объединении поселений в городской округ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку онлайн, не приходя в архив?

Да. Основной канал — портал Госуслуг (услуга «Выдача архивной справки из муниципального архива»). Требуется подтвержденная учетная запись (ЭСИА). Готовую справку с электронной подписью можно получить в личном кабинете.

Хранятся ли в отделе метрические книги (записи о рождении, браке, смерти)?

Нет. Метрические книги (до 1917 г. и поздние периоды) хранятся в Государственном архиве Республики Башкортостан (фундаменты духовных консисторий, ЗАГСов) и в территориальных отделах ЗАГС. В Архивном отделе администрации хранятся преимущественно документы управленческого и кадрового характера (приказы, личные дела, трудовые книги, списки кадров).

Что делать, если предприятие, где я работал, ликвидировано давно?

Если предприятие было муниципальным (городским/районным подчинением) — дела по кадрам и зарплатам обязаны были переданы в Архивный отдел администрации г. Уфы. Если предприятие было ведомственным (Минпром, Железная дорога, Военное ведомство) — архивы ищите в профильных ведомственных архивах или ГА РБ. Сотрудники Архивного отдела помогут определить, где именно находятся дела, по названию организации.

Платны ли услуги архива?

Для граждан — потребителей архивной информации (пенсионеры, ветераны, ищущие стаж) — услуги по выдаче справок, подтверждающих права и законные интересы, бесплатны (ст. 22 ФЗ-125). Платными могут быть: сложные тематические поиски, изготовление больших объемов копий для коммерческих целей, юридических лиц.

Краткая шпаргалка для посетителя

* График может изменяться. Уточняйте по телефону заранее.

Архивный отдел администрации городского округа города Уфы выполняет важнейшую социальную функцию — защищает трудовые и пенсионные права граждан, а также сохраняет документарную память города для исторической науки и управления территорией.