Архивный отдел администрации города Ялуторовска является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и предоставление архивных документов, составляющих документированную память города. В данной статье собрана актуальная информация о структуре, функциях, порядке обращения и контактных данных учреждения.
Общие сведения и статус
Архивный отдел создан в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных») и локальными нормативными актами администрации города. Основной задачей является формирование, хранение, учет, научная обработка и использование архивных фондов органов местного самоуправления и иных организаций, переданных на хранение в установленном порядке.
Правовая форма: структурное подразделение Администрации города Ялуторовска Тюменской области.
Вид деятельности: архивирование, хранение документов, выдача справок и копий, консультирование граждан и организаций.
Контактная информация и реквизиты
Важно: В соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями безопасности, персональные данные сотрудников (фамилии полностью, внутренние телефоны, номера кабинетов) и точные адреса размещения фондов частично скрыты маской . Для получения точных данных рекомендуется обращаться по официальным каналам связи.
- Официальное название: Архивный отдел Администрации города Ялуторовска
- Почтовый адрес: г. Ялуторовск, ул. , д. * (точный адрес уточняйте на сайте администрации или по телефону)
- Телефон приемной / справочного бюро: +7 (345) — (многоканальный)
- Электронная почта (официальная): arhiv@yalutorovsk. (или через форму обратной связи на сайте адм. города)
- Официальный сайт администрации: www.yalutorovsk.ru (раздел «Структура администрации» → «Архивный отдел»)
- Режим работы для посетителей (читальный зал):
- Понедельник – Четверг: : – *:
- Пятница: :* – : (сокращенный день)
- Суббота, Воскресенье: Выходной
- Примечание: График может менятся в праздничные периоды и летний сезон. Обязательно звоните заранее.
Структура и основные направления работы
Департамент (отдел) обычно структурируется на сектора (группы), каждый из которых решает свои задачи:
- Сектор формирования и учета фондов: Прием документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений, ликвидированных организаций. Составление описей, инвентаризаций, внесение данных в АИС «Архив».
- Сектор хранения и обеспечения сохранности: Контроль микроклимата в хранилищах (температура, влажность), борьба с биологическими повреждениями, оформление дел в архивные коробки, расстановка по стеллажам.
- Сектор справочно-информационной работы (Читальный зал): Обслуживание пользователей, поиск документов по запросам, выдача справок, копирование документов, консультирование по вопросам пенсионного законодательства (подтверждение стажа, зарплат и т.д.).
- Сектор электронного документооборота и оцифровки: Сканирование ценных и часто запрашиваемых фондов, создание электронных копий, ведение электронных баз данных, внедрение ЭДО в администрацию.
Состав архивных фондов: что хранится?
Фонды архивного отдела формируются с гг. и по настоящее время. Основные массивы документов:
- Фонды органов власти: Документы Городского Совета народных депутатов, Исполнительного комитета, Администрации города (постановления, распоряжения, отчеты, штатные расписания).
- Фонды муниципальных учреждений: Архивы школ, детских садов, поликлиник, домов культуры, ЖЭК/УК (ликвидированных или реорганизованных).
- Персональные фонды / Документы по личным делам: Личные дела работников муниципальных организаций (служебные записки, приказы о приеме/увольнении, листы учета рабочего времени). Это самый востребованный массив для подтверждения трудового стажа.
- Документы по наборам/делам: Материалы по градостроительству, земельным вопросам, хозяйственной деятельности, обороне, статистике.
- Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: Изображения городских мероприятий, объектов инфраструктуры, почетных граждан.
Порядок обращения граждан и организаций
Личный визит в читальный зал
Наиболее эффективный способ работы с оригиналами документов.
- Предварительная запись: Рекомендуется звонить по телефону +7 (345) — за 1-3 рабочих дня для заказа дел и бронирования места.
- Необходимые документы: Паспорт гражданина РФ. Если действуете по доверенности — нотариальная доверенность с правом представления интересов в архивных учреждениях и получения копий документов.
- Написание заявления: На бланке архива (образец выдаеться на месте) с указанием цели обращения (пенсия, судебный спор, родословная, справка в банк и т.д.).
- Сроки подготовки: Обычно 3-5 рабочих дней (сложные поиски — до 30 дней).
Удаленное обращение (Почта / Электронно / Госуслуги)
- Почта России: Письмо с заказным уведомлением на адрес: г. Ялуторовск, ул. *, д. , Архивный отдел. В конверте: заявление в свободной форме (ФИО, дата рождения, адрес регистрации, контактный телефон, цель), копия паспорта (развороты с фото и пропиской), конверт с обратным адресом и марками для ответа.
- Портал Госуслуг (ЕПГУ): Услуга «Предоставление сведений из архивных фондов» (региональный реестр услуг Тюменской области). Позволяет отслеживать статус и получить результат в личном кабинете или по почте.
- Электронная почта: На адрес arhiv@yalutorovsk.* (скан заявления + паспорт). Ответ приходит на ту же почту или по почте России.
Виды выдаваемых документов и тарифы
В соответствии с Постановлением Правительства РФ и тарифами Администрации города, услуги могут быть платными (для юридических лиц и сложных запросов физлиц) или бесплатными (социально значимые запросы: пенсия, льготы, восстановление прав).
| Услуга | Срок исполнения | Примечание |
|---|---|---|
| Справка о трудовом стаже / зарплате (для ПФР/СФР) | 5-10 раб. дней | Бесплатно при предоставлении запроса из СФР |
| Справка для суда / нотариуса / банка | 10-30 раб. дней | Может быть платной (тариф руб.) |
| Копия документа (А4, черно-белая) | 1-3 раб. дня | руб./стр. (уточняйте актуальный тариф) |
| Цифровая копия (скан высокого разрешения) | 3-5 раб. дней | руб./файл |
| Научный / генеалогический запрос | До 1 месяца | Платная услуга, требуется договор |
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Архив не нашел мое личное дело. Что делать?
Возможны варианты: 1) Документы не переданы в архив (хранятся в организации-преемнике или в архиве другой территории). 2) Дело утеряно/уничтожено по истечении сроков хранения (редко для личных дел, срок — 75 лет). Архив выдает официальный отказ (Справку об отсутствии сведений), с которой можно обращаться в суд или в вышестоящий архив (Государственный архив Тюменской области).
Вопрос: Можно ли сфотографировать документы на телефон?
Обычно запрещено без разрешения начальника отдела (риск повреждения документов вспышкой, нарушение авторских прав/персональных данных). Разрешается заказать платные копии или сканы у оператора читального зала.
Вопрос: Как узнать, передан ли архив ликвидированной организации (ООО, ЗАО, школы старого образца) в городской архив?
Справочно-информационный сектор ведет учет поступивших фондов. Позвоните по телефону +7 (345) — и назовите полное наименование организации и период деятельности. Также можно проверить через Единый государственный реестр архивных фондов (ЕГРАФ) на сайте Росархива.
Полезные советы для الباحثين и граждан
- Собирайте входные данные: Перед обращением соберите максимум информации: точные ФИО (включая девичьи фамилии), даты рождения/смерти, названия организаций (полные, с аббревиатурами), период работы/обучения, адреса проживания.
- Проверяйте преемников: Если организация реорганизована (слияние, присоединение, выделение), архив может находиться у правопреемника, а не в городском архиве.
- СФР (бывш. ПФР) взаимодействует напрямую: Для назначения пенсии часто не нужно идти в архив лично — СФР отправляет межведомственный запрос. Архив отвечает в установленные законом сроки (обычно 10 дней).
- Генеалогия: Для глубокого поиска (до 1917 г., метрические книги, ревизские сказки) обращайтесь в Государственный архив Тюменской области (ГАТО) или в ЗАГС. Городской архив хранит преимущественно советский и современный период.
Нормативная база
Деятельность отдела регламентируется:
- Конституцией РФ.
- ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ».
- ФЗ № 152 «О персональных данных».
- Постановлением Правительства РФ № 1124 «Об утверждении Правил формирования, ведения и хранения архивных фондов…».
- Приказами Министерства культуры РФ (инструкции по учету, хранению, пользовательской работе).
- Решением Главы администрации города Ялуторовска «Об утверждении Положения об Архивном отделе».
- Локальными актами Администрации города (Порядок предоставления услуг, Тарифы).
Архивный отдел администрации города Ялуторовска выполняет важную социальную функцию, помогая тысячам жителей ежегодно подтвердить свой стаж, получить льготы, решить жилищные и земельные вопросы, а также изучать историю родного города. Современное внедрение электронных технологий и взаимодействие через портал Госуслуг значительно ускоряет процесс получения сведений.
Рекомендация: Перед визитом или отправкой запроса обязательно уточните актуальный режим работы, тарифы и требования к оформлению заявления по телефону +7 (345) — или на официальном сайте администрации.
Данная статья носит информационный характер. Реквизиты и процедуры могут меняться. Официальную информацию подтверждайте в Администрации города Ялуторовска.