Архив органа записи актов гражданского состояния (ЗАГС) города Нижневартовск — это ключевое учреждение для жителей города и всех, чьи жизненные события (рождение, брак, смерть, усыновление, изменение имени) были зарегистрированы на территории данного муниципального образования․ В статье подробно описаны порядок обращения, состав услуг, сроки исполнения и важные нюансы работы с архивными фондами․

Контактная информация и режим работы

Обратите внимание: личный прием граждан ведется строго по адресу нахождения архива․ Контактные данные руководящего состава и ответственных сотрудников частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности․

• Наименование: Архив Управления ЗАГС Администрации города Нижневартовск (или структурное подразделение МФЦ «Мои Документы» с функцией архива)․
• Адрес: г․ Нижневартовск, ул․ , д․ , корп․ * (точный адрес уточняйте на официальном сайте администрации города или по телефону справки)․
• Телефон справки/записи на прием: +7 (3466) — / +7 (3466) —*
• Электронная почта (для запросов): @nvartovsk․ru (домен администрации)
• Официальный сайт: www․nvartovsk․ru (раздел «Управление ЗАГС» / «Архив»)

Режим работы (примерный, требует подтверждения):

Важно: В связи с переходом на электронный документооборот и работу через МФЦ «Мои Документы», настоятельно рекомендуется предварительно записаться на прием через портал Госуслуг или по телефону, чтобы избежать очередей;

Какие документы хранятся в архиве?

Архив ЗАГС Нижневартовска хранит акты гражданского состояния, составленные на территории города с момента основания органов ЗАГС (с 1920-х годов, но полнота фондов для раннего периода варьируется)․

Основные фонды:

1. Книги записей актов рождения (с 1920 г․ по настоящее время)․
2. Книги записей актов заключения брака (включая расторжение брака, признание недействительным)․
3. Книги записей актов смерти․
4. Книги записей об усыновлении (удочерении) (доступ ограничен, выдача только по решению суда или с согласия усыновителей)․
5. Книги записей об изменении имени/фамилии/отчества․
6. Книги записей об установлении отцовства․

Сроки хранения: Согласно Федеральному закону № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», сроки хранения архивных документов составляют 100 лет со дня составления записи․ По истечении этого срока документы подлежат передаче в государственный архив ХМАО-Югры (в Сургут или Тюмень) для вечного хранения․

Виды выдаваемых документов

На основании архивных записей выдаются следующие виды документов (ст․ 35 Закона № 143-ФЗ):

• Свидетельство (на бланке строгой отчетности) — выдается при первичной регистрации или повторно (в случае утери/порчи) по месту регистрации акта․ Выдается в день обращения или в течение 30 дней (если требуется архивный поиск)․
• Справка формы № 34 (или иная утвержденная форма) — выдается на основании записи акта․ Содержит сведения из записи акта․ Часто требуется для нотариата, суда, консульств, восстановления прав на недвижимость․
• Справка об отсутствии записи акта — выдается, если в архивах ЗАГС Нижневартовска запись не найдена (необходима для восстановления через суд)․
• Дубликат свидетельства — полноценный документ, заменяющий утерянный оригинал․

Порядок получения документов: пошаговая инструкция

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый)

1. Авторизуйтесь на Госуслугах․
2. Найдите услугу: «Получение свидетельства о регистрации акта гражданского состояния (дубликата свидетельства)» или «Получение справки из книги записей акта гражданского состояния»․
3. Заполните заявление: укажите ФИО (текущие и на момент регистрации), дату и место события (Нижневартовск), номер записи (если известен), цель получения․
4. Оплатите госпошлину (скидка 30% при оплате через портал)․
5. Выберите способ получения: в МФЦ «Мои Документы» Нижневартовска, по почте (ЕМС) или лично в Управлении ЗАГС․

Способ 2: Лично в МФЦ «Мои Документы» или Управлении ЗАГС

1. Запишитесь на прием (терминал в МФЦ, телефон —*, Госуслуги)․
2. Приготовьте пакет документов (см․ раздел 5)․
3. Придите в назначенное время, получите талон электронной очереди․
4. Оплатите госпошлину (терминал в холле или заранее через Госуслуги/банк)․
5. Получите готовый документ в установленный срок․

Способ 3: По почте (для нежителей города)

Направьте заказное письмо с вложенным ценностью на адрес архива․ В письме должно быть:

• Заявление в свободной форме (ФИО, адрес для ответа, телефон —*, цель запроса)․
• Нотариально заверенная копия паспорта заявителя․
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не свой документ)․
• Квитанция об оплате госпошлины и почтового отправления (с учетом вложенного ценности)․
• Конверт с маркированными марками для ответа (или оплата ЕМС в квитанции)․

Необходимый пакет документов

Список зависит от того, чей документ вы запрашиваете и какой именно документ нужен․

А․ Запрос собственного документа (свидетельства о рождении, браке, разводе, смене имени):

• Паспорт гражданина РФ (оригинал)․
• Заявление (заполняется на месте или заранее на Госуслугах)․
• Квитанция об оплате госпошлины․

Б․ Запрос документа на родственника (родитель, ребенок, супруг, дедушка/бабушка, брат/сестра):

• Ваш паспорт (оригинал)․
• Документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении запрашиваемого/ваше, свидетельство о браке, решение суда об установлении отцовства и т․д․)․
• Если родственник жив — его письменное согласие (нотариальное или личное приявление) ОБЯЗАТЕЛЬНО (ст․ 35 Закона № 143-ФЗ)․
• Если родственник умер, свидетельство о смерти (оригинал/копия) или справка формы 33․
• Квитанция об оплате госпошлины․

В․ Запрос по доверенности:

• Нотариальная доверенность (с правом получения документов в ЗАГС, представления интересов в госорганах)․
• Паспорт доверенного лица (оригинал)․
• Копия паспорта доверяющего (часто требуется нотариальная);
• Документы, подтверждающие родство доверяющего с лицом по записи (если доверяющий не является субъектом записи)․

Г․ Для юридических лиц / нотариусов / судов:

• Официальный запрос на бланке организации с печатью и подписью руководителя․
• Доверенность на представителя (для нотариусов — служебное удостоверение)․

Госпошлины (актуальные ставки на 2024–2025 гг․)

Стоимость устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст․ 333․26)․ При оплате через Госуслуги предоставляется скидка 30%․

• Выдача дубликата свидетельства (рождение, брак, развод, смерть, смена имени, усыновление): 350 руб; (через Госуслуги — 245 руб․)․
• Выдача справки из книги записей акта (формы № 34 и др․): 200 руб․ (через Госуслуги — 140 руб․)․
• Выдача справки об отсутствии записи акта: 200 руб․ (через Госуслуги — 140 руб․)․
• Поиск записи акта (если неизвестны точные данные — том, номер, год): плата за архивный поиск может взиматься отдельно или включена в стоимость справки, уточняйте на месте․ Обычно поиск по точным данным бесплатен при заказе документа․

Реквизиты для оплаты (примерные, уточняйте в квитанции на месте или в ЛК Госуслуг):

Получатель: Управление казначейства ХМАО-Югры по Нижневартовску
ИНН/КПП: * / *
Счет №: 40101000/
БИК: 0471*
КБК (Код по бюджетной классификации): 1###-###-####11000130 (для дубликатов) / 1###-###-####11000130 (для справок ⎯ коды могут отличаться, смотрите актуальные в квитанции)
ОКТМО: 718000
Назначение платежа: Госпошлина за выдачу дубликата свидетельства о рождении / справки из книги записей ЗАГС г․ Нижневартовск, ФИО *

Сроки исполнения

• При личном обращении с точными данными (год, номер записи, том): чаще всего в день обращения (или в течение 1-3 рабочих дней)․
• При обращении через Госуслуги / МФЦ: стандартный срок — до 10 рабочих дней (плюс срок доставки в МФЦ)․
• При необходимости архивного поиска (неизвестен год/номер): до 30 календарных дней (ст․ 35 Закона № 143-ФЗ)․
• По почте: срок исполнения (до 30 дней) + сроки почтовой доставки (туда и обратно)․

Особенности и частые проблемы

Записи до 1990-х годов (рукописные книги)

Досоветские и ранние советские записи часто выполнены от руки, бумага изношена, текст может быть неразборчивым․ Архивариусы ЗАГС Нижневартовска имеют опыт работы с такими фондами, но поиск может занять больше времени․ Если запись сильно повреждена, может потребоваться восстановление через суд․

Ошибки в записях (опечатки, расхождения)

Если в архивной записи есть ошибка (буква в фамилии, дата, место рождения), выдать документ с ошибкой ЗАГС не имеет права (или выдаст справку с пометкой «с ошибкой»)․

Пути решения:

1. Исправление ошибки в ЗАГС (административный порядок): если ошибка очевидна (опечатка сотрудника ЗАГС) и есть подтверждающие документы (паспорт родителей, старые справки) — пишется заявление руководителю ЗАГС․ Срок: до 1 месяца․
2. Установление факта в судебном порядке: если ошибка существенная или документов нет, подается иск в районный суд по месту жительства заявителя или месту нахождения ЗАГС (Нижневартовск)․

Отсутствие записи в архиве Нижневартовска

Если архив выдает Справку об отсутствии записи, это основание для обращения в суд с заявлением об установлении факта рождения/брака/смерти (ст․ 264 ГПК РФ)․ К иску прикладывается эта справка․

Записи, переданные в Госархив ХМАО-Югры

Если событие произошло более 100 лет назад (например, рождение в 1910–1920 гг․), документы могут находиться в Государственном архиве ХМАО-Югры (г․ Сургут / Тюмень)․ В этом случае ЗАГС Нижневартовска направит вас туда или сделает межведомственный запрос (если у вас есть точные данные)․

Полезные советы

1. Соберите максимум данных до похода: Год регистрации (не события!), номер записи, том (если известен из старых свидетельств), точное ФИО на момент регистрации․ Это сэкономит время и деньги на поиске․
2. Фотографируйте старые документы: Если у родственников сохранились советские свидетельства (зеленые обложки) или справки — сфотографируйте развороты с номерами записей․ Это лучший ключ для архивариуса․
3. Используйте Госуслуги: Это дешевле (скидка 30%), быстрее (нет очереди на оплату) и удобнее (отслеживание статуса)․
4. Проверяйте ФИО в паспорте: Если вы сменили фамилию/имя после события (рождения/брака), в заявлении обязательно укажите ФИО на момент регистрации акта и текущие ФИО․
5. Для гениялогии: Если вы ищете предков (генеалогия), ЗАГС выдает справки только на прямых родственников (родители, дети, братья/сестры, дедушки/бабушки, внуки) или по доверенности/решению суда․ Для глубоких поколений (прадедушки) часто нужен суд․

Альтернативные точки приема в Нижневартовске

Помимо главного Управления ЗАГС, функции приема заявлений и выдачи готовых документов выполняют МФЦ «Мои Документы»․

• МФЦ «Мои Документы» №1: ул․ , д․ (ТЦ «*» / адм․ здание)․
• МФЦ «Мои Документы» №2 (или филиалы в районах): ул․ , д․ ․
• Режим работы МФЦ: Часто без перерыва и в субботу (уточняйте на портале Госуслуг при записи)․

Примечание: Архивный поиск физически производится сотрудниками архива Управления ЗАГС․ МФЦ выступает только посредником (прием/выдача)․

Краткая шпаргалка (Чек-лист перед походом)

• [ ] Узнал(а) точную дату и место регистрации акта (ЗАГС Нижневартовск)․
• [ ] Нашел(а) старые свидетельства/справки с номерами записей (фото на телефоне)․
• [ ] Определил(ся), чей документ нужен (свой / родственника / по доверенности)․
• [ ] Подготовил(а) пакет документов (паспорт, доказательства родства, согласие/свидетельство о смерти, доверенность)․
• [ ] Оплатил(а) госпошлину (лучше через Госуслуги заранее)․
• [ ] Записался(ась) на прием через Госуслуги или по телефону —*․
• [ ] Узнал(а) актуальный адрес и режим работы на сайте nvartovsk․ru․

Данная статья носит информационный характер․ Режим работы, реквизиты и административные процедуры могут меняться․ Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте Администрации Нижневартовска или портале Госуслуг перед посещением․