Государственный нотариальный архив в Волгоде — это ключевое учреждение для хранения и выдачи нотариальных документов, составленных на территории области. Обращение в архив часто становится необходимым при оформлении наследства, подтверждении прав на недвижимость, восстановлении утерянных доверенностей или завещаний. В данной статье подробно описаны порядок работы, состав фондов, порядок получения копий и дубликатов, а также важные нюансы, о которых стоит знать заранее.

Общие сведения и статус учреждения

Архив является структурным подразделением архивного дела области (или ведомственного архива нотариата, в зависимости от актуальной организационной формы). Его главная задача, обеспечение сохранности нотариальных дел, переданных на хранение после прекращения деятельности нотариусов, а также выдача архивных справок и копий документов заинтересованным лицам.

• Тип учреждения: Государственный архив (фонд нотариальных дел).
• Ведомственная подчиненность: Управление архивного дела Вологодской области / Нотариальная палата Вологодской области (в зависимости от текущего распоряжения).
• Основной профиль: Хранение дел нотариусов, частных нотариусов, нотариальных контор, вышедших из состава нотариата.

Адрес и контактная информация

Внимание: Адреса и телефоны могут меняться. Обязательно уточняйте актуальные данные на официальном сайте Управления архивного дела Вологодской области или портале «Госуслуги» перед визитом.

Режим работы и прием посетителей

Работа с нотариальными фондами имеет свою специфику. Часто доступ к делам предоставляется только в читальном зале по предварительной записи.

График работы читального зала (примерный):

• Понедельник – Четверг: : – : (перерыв на санитарную обработку/обед : – *:)
• Пятница: :* – : (сокращенный день)
• Суббота, Воскресенье: Выходные дни.
• Последний день месяца: Санитарный день (читальный зал не работает).

Важно: Прием граждан по вопросам выдачи справок и копий может вестись в отдельное время или через электронную очередь. Рекомендуется записаться заранее по телефону * или через личный кабинет на портале госуслуг.

Состав фондов: что хранится в архиве?

В архиве концентрируются документы с по настоящее время. Основные категории дел:

1. Нотариальные акты (до 1993 г.): Доверенности, завещания, договоры купли-продажи, дарения, обмена, рентные договоры, свидетельства о праве собственности, удостоверения фактов.
2. Деловеренности нотариусов (после 1993 г.): Дела частных нотариусов и нотариусов государственных нотариальных контор, прекративших деятельность. Передаются в архив через лет после прекращения полномочий.
3. Реестры и журналы учета: Журналы регистрации нотариальных действий, реестры завещаний (централизованная база данных завещаний ведется отдельно, но старые реестры здесь).
4. Документы нотариальных контор Вологодской, Череповецкой и районных контор: Фонды ликвидированных государственных нотариальных контор.
5. Документы о наделении правом нотариуса: Личные дела нотариусов, присяги, удостоверения.

Сроки хранения: Нотариальные акты хранятся * лет (вечно), реестры и журналы — * лет. После истечения сроков дела оцениваются на предмет исторической ценности.

Как получить справку или копию документа?

Способ 1: Личное обращение в читальный зал

Надежный способ для сложных поисковых запросов.

1. Записаться на консультацию/работу в зале по телефону * или через сайт.
2. Прийти с паспортом гражданина РФ.
3. Заполнить заявку на выдачу архивной справки/копии (бланк выдается в зале или скачивается с сайта).
4. Указать максимально точные данные: ФИО сторон, дату составления, номер дела (если известен), название нотариальной конторы/ФИО нотариуса.
5. Оплатить госпошлину (оплата производится через терминал в холле или по реквизитам в банке/почте).
6. Получить готовый документ в установленный срок (обычно до рабочих дней).

Способ 2: Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ)

Самый удобный способ для стандартных запросов.

• Услуга: «Выдача архивных справок, копий документов из фондов государственных архивов субъектов РФ».
• Выбираете архив: «Государственный архив Вологодской области» (или отдельное подразделение «Нотариальный архив»).
• Заполняете форму, прикрепляете сканы паспорта и документов, подтверждающих родственные отношения (если запрашиваете не свои документы).
• Оплачиваете госпошлину онлайн (со скидкой %).
• Получаете результат в личном кабинете (электронно) или по почте (на бумажном носителе).

Способ 3: Почтовый запрос

Подходит, если вы находитесь в другом регионе.

• Напишите официальное письмо-запрос на имя директора архива (ФИО директора: * * ).
• Укажите свои полные паспортные данные, адрес для ответа, контактный телефон .
• Подробно опишите искомый документ (кто, когда, где, какой документ).
• Приложите копию паспорта (разворот с фото и пропиской), заверенную нотариусом.
• Приложите квитанцию об оплате госпошлины (реквизиты на сайте архива).
• Отправьте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес: г. Вологда, ул. *, д. .

Необходимые документы для получения копии

Список зависит от того, чей документ запрашивается:

Если запрашиваете свой документ:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Заявление (на бланке архива или в свободной форме).
• Квитанция об оплате госпошлины.

Если запрашиваете документ умершего родственника (наследство, история семьи):

• Ваш паспорт.
• Свидетельство о смерти лица, чей документ ищете (оригинал + копия).
• Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении, браке, изменении имени — цепочка документов от вас до умершего).
• Нотариальную доверенность, если действуете через представителя (оригинал + копия).
• Заявление и квитанцию об оплате.

Если действует представитель (нотариус, адвокат, родственник):

• Паспорт представителя.
• Нотариальная доверенность с правом получения архивных документов (оригинал + копия для остатия в архиве).
• Копия паспорта доверителя (заверенная нотариусом).
• Документы, подтверждающие основание (свидетельство о смерти, родстве и т.д.).

Стоимость услуг (Госпошлины)

Размеры госпошлин устанавливаются законодательством РФ (Налоговый кодекс РФ, ст. 333.26) и региональными законами. Приведены ориентировочные базовые ставки (актуальные суммы уточняйте на сайте или в приемной):

• Выдача архивной справки: от * руб.
• Выдача копии документа (на 1 лист): от * руб.
• Заверение копии документа архивом: от * руб.
• Срочное изготовление (в течение * рабочих дней): тариф увеличен в * раза.
• Поиск информации (если точные данные неизвестны): оплачивается отдельно за час работы архивариуса (от * руб./час).

Льготы: Ветераны ВОВ, участники боевых действий, инвалиды I и II группы, блокадники и др. категории могут быть освобождены от оплаты госпошлины (предъявить удостоверение).

Поиск завещаний: Особенности

Частый запрос — «Было ли завещание?».

• Единый реестр завещаний (ЕРЗ): С г. все нотариусы ведут электронный реестр. Запрос можно сделать к любому нотариусу (не обязательно в архиве) по месту жительства наследодателя или по месту открытия наследства. Нотариус проверит ЕРЗ за минуты;
• Архивный поиск: Обращение в нотариальный архив Вологда актуально, если завещание сделано до г. или если нотариус, у которого было завещание, прекратил деятельность, а дело перешло в архив.
• В архиве проверяются реестры нотариальных контор и журналы учета действий за соответствующие годы.

Типичные проблемы и советы

Альтернативные источники информации

Если в нотариальном архиве Вологда документ не найден, проверьте:

1. Государственный архив Вологодской области (ГАВО): Фонды дореволюционных нотариусов, судов, земских управлений (для документов до 1917 г.). Адрес: г. Вологда, ул. , д. .
2. Архив Череповецкого района/города: Если нотариальные действия совершались в Череповце или районе, дела могут быть там (ул. , д. ).
3. ЗАГСы: Для восстановления свидетельств о рождении/браке/смерти (базы данных с г.).
4. Ростреестр / МФЦ: Для справок о праве на недвижимость (ЕГРН), если нотариальный договор был зарегистрирован.
5. Нотариальная палата Вологодской области: Консультации по поиску нотариуса, у которого могло быть дело (тел. *).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я сфотографировать документ в читальном зале на телефон?

Ответ: Обычно — да, без вспышки и штатива, для личных целей. Но для официальных целей (суд, нотариус) нужна заверенная архивом копия. Уточните правила в конкретном зале у дежурного архивариуса.

Вопрос: Срок готовности справки?

Ответ: Законодательно — до рабочих дней с момента регистрации заявки. На практике стандартные справки готовят за – дней. Срочно, за * день (за доплату).

Вопрос: Нужно ли платить за сам поиск, если документ не найден?

Ответ: Да, услуга «поиск информации» оплачивается отдельно от услуги «выдача копии». Если вы заказали поиск по годам/фондам — платите за труд архивариуса. Если вы принесли точный реквизит (фонд, опись, дело) — платите только за копию.

Вопрос: Может ли нотариус сам заказать копию из архива?

Ответ: Да, нотариус имеет право направлять архивный запрос от своего имени в рамках ведения наследственного дела или совершения иного нотариального действия. Это часто быстрее, так как нотариусы знают точные реквизиты дел;

Нотариальный архив Вологда — это надежный хранитель правовой истории региона. Успешное получение нужного документа во многом зависит от полноты исходных данных, которые вы предоставите. Главное правило: соберите максимум информации (ФИО, примерные даты, названия контор, старые адреса) перед обращением. Используйте электронные сервисы «Госуслуг» для экономии времени, а при сложных случаях — консультируйтесь с архивариусами по телефону * или на консультации в читальном зале.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, график работы и тарифы могут изменяться. Обязательно проверяйте актуальную информацию на официальном ресурсе arhiv.vologda-oblast.ru или по телефону * перед визитом.