Архивный отдел является важнейшим структурным подразделением системы местного самоуправления, обеспечивающим сохранность документального наследия территории. В данной статье собрана актуальная информация о структуре, функциях, контактах и порядке обращения в архив Копейского городского округа Челябинской области на .

Правовой статус и подчиненность

Архивный отдел входит в структуру Администрации Копейского городского округа (ИНН 7411005270). Администрация является органом местного самоуправления, выполняющим исполнительно-распорядительные функции по решению вопросов местного значения. Архивный отдел осуществляет свою деятельность на основе федерального законодательства об архивном деле, законов Челябинской области и нормативных правовых актов Администрации городского округа.

Официальная страница подразделения на сайте Администрации доступна по адресу: https://akgo74.ru/administraciya/struktura/ruk_ap/arhiv/.

Местоположение и контактная информация

Архивный отдел размещается в здании Администрации городского округа. Согласно данным справочных систем (2ГИС, Портал «Архивы России»), адрес и контакты следующие:

• Почтовый адрес: г. Копейск, ул. Л, д. (здание Администрации Копейского ГО).
• Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 () — (точный номер уточняйте на официальном сайте akgo74.ru или через единый справочник Администрации).
• Электронная почта Администрации (для архивных запросов): a@akgo74.ru (общий ящик Администрации, в теме письма указывать «Для Архивного отдела»).
• Официальный сайт Администрации: akgo74.ru.

Важно: Персональные данные руководителя и специалистов (фамилии, служебные телефоны прямых линий) в соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями безопасности частично скрыты (*). Для получения актуальных ФИО ответственных исполнителей рекомендуется обратиться на официальный портал в раздел «Структура» -> «Архивный отдел» или позвонить по единому телефону Администрации.

Руководство и кадровый состав

Начальник Архивного отдела назначается и освобождается от должности руководителем Администрации (Главой города) в установленном порядке. На портале «Архивы России» в разделе сведений об Архивном отделе Администрации Копейского ГО указано должность Начальник архивного отдела.

ФИО руководителя: * * * (данные скрыты).
Для связи с руководителем необходимо направлять официальные обращения через канцелярию Администрации или использовать форму обратной связи на сайте akgo74.ru.

Основные функции и полномочия

Деятельность Архивного отдела регламентируется Положением об Архивном отделе, утвержденным распоряжением Главы города. К ключевым задачам относятся:

1. Управление архивным делом на территории округа: координация работы с документами в структурах Администрации, муниципальных учреждениях и организациях.
2. Формирование и хранение архивных фондов: прием на хранение дел постоянного и длительного хранения от структур Администрации, ликвидированных/реорганизованных муниципальных учреждений.
3. Обеспечение доступа к архивным документам: выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам и организациям (в порядке, установленном законом).
4. Контроль за соблюдением сроков хранения: проведение экспертизы документов на предмет исторической ценности, составление актов отбора и уничтожения документов не имеющих архивной ценности.
5. Методическое обеспечение: консультирование структур Администрации и муниципальных учреждений по вопросам делопроизводства, номенклатур дела, экспертизы документов.
6. Цифровизация и электронное документооборот: участие в переводах фондов в электронный вид, обеспечение информационной безопасности архивных данных.

Порядок обращения граждан и организаций

Личный прием

Прием посетителей осуществляется в рабочие дни в кабинете Архивного отдела (здание Администрации, ул. Л*, д. ). График приема граждан устанавливается руководителем отдела и публикуется на официальном сайте Администрации в разделе «Прием граждан». Обычно прием ведется 2–3 раза в неделю в установленные часы (например, вторник/четверг 10:00–13:00 или 14:00–17:00). Обязательно уточняйте график по телефону или на сайте перед визитом.

Написание обращений

• Почтой: на адрес Администрации Копейского ГО с пометкой «Архивный отдел».
• Электронно: через раздел «Обращения граждан» (ГАС «Активный гражданин» / Форма обратной связи) на сайте akgo74.ru.
• Через портал Госуслуг: в разделе «Обращения в органы власти» выбирая Администрацию Копейского ГО.

Заказ архивных справок

Для получения справки (о стаже, зарплате, награждении и т.д.) необходимо предоставить:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если справка заказывается не лично заинтересованным лицом, но уполномоченным представителем — нужна нотариальная доверенность).

Срок исполнения запроса — до 30 календарных дней (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ»), на практике часто быстрее (3–10 рабочих дней).

Архивные фонды и их состав

В хранилищах Архивного отдела формируются фонды:

• Администрации Копейского городского округа (с момента образования).
• Бывших исполкомов Городского Совета народных депутатов (советского периода).
• Ликвидированных и реорганизованных муниципальных учреждений (школы, больницы, ЖЭКи, ДК, спортивные школы и др.).
• Персональные фонды почетных граждан, ветеранов труда и войны, выдающихся жителей города (по мере поступления).

Справочно-поисковый аппарат (описания, картотеки, электронные базы данных) ведется на постоянной основе. Поиск по электронным описям доступен специалистам отдела в читальном зале (при наличии) или по запросу.

Взаимодействие с вышестоящими архивами

Архивный отдел Копейского ГО взаимодействует с:

• Государственным архивом Челябинской области (ГАЧО) — по вопросам передачи дел постоянного хранения (старше 75–100 лет), методического руководства.
• Главным архивным управлением города Москвы / Росархивом — по методологическим вопросам, обучающим программам, федеральным стандартам.

Документы, срок хранения которых истек и установлена историческая ценность, передаются в ГАЧО в установленном порядке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где найти стаж работы, если предприятие ликвидировано?

Обращайтесь в Архивный отдел Администрации Копейского ГО. Дела ликвидированных муниципальных предприятий и организаций (бюджетных учреждений) обязательно передаются в муниципальный архив.

Можно ли заказать справку онлайн?

Подать заявление можно через портал Госуслуг или сайт Администрации (электронное обращение). Получение готовой справки часто требует личного присутствия или отправки Почтой России (наложенным платежом/заказным письмом).

Каковы сроки хранения личных дел работников?

Личные дела работников (личные карточки, служебные записки, приказы о приеме/увольнении) хранятся 75 лет с момента окончания работы. Затем подлежат экспертизе и передаче в государственный архив области (ГАЧО) как документы постоянного хранения.

Работает ли архив в выходные дни?

Нет, Архивный отдел работает в рабочие дни (понедельник–пятница) в часы приема посетителей. Выходные: суббота, воскресенье.

Архивный отдел Администрации Копейского городского округа играет ключевую роль в сохранении документальной памяти города. Он является основным пунктом доступа для жителей, нуждающихся в подтверждении трудового стажа, льгот, жилищных прав и иных социально-значимых фактов, связанных с деятельностью муниципальных органов и учреждений.

Рекомендация: Перед визитом или направлением запроса обязательно проверяйте актуальные часы приема, контактные телефоны и требования к оформлению заявлений на официальном сайте akgo74.ru в разделе «Структура управления» → «Архивный отдел», так как реквизиты и регламенты могут меняться.

Статья подготовлена на основе открытых данных Портала «Архивы России», официального сайта Администрации Копейского ГО (akgo74.ru), справочников 2ГИС и Rusprofile. Персональные данные и контактные телефоны прямых линий частично замаскированы (*) в целях безопасности. Дата актуализации: .