Архив Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Свердловской области (ГУФСИН России по Свердловской области) является ключевым структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность‚ учет и выдачу архивных документов‚ формируемых в процессе деятельности органов и учреждений уголовно-исполнительной системы региона. В данной статье подробно рассматриваются функции архива‚ порядок обращения‚ состав фондов и контактная информация.

Основные функции и задачи архива

Деятельность архива регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Приказом ФСИН России и локальными нормативными актами управления. К основным задачам относятся:

• Прием и учет документов: Централизованный прием дел из структурных подразделений управления‚ колоний‚ следственных изоляторов и СИЗО по истечении сроков хранения в ведомственных архивах образцований.
• Формирование фондов: Научное описание дел‚ составление описей‚ путеметров и иных справочных приборов для обеспечения поиска информации.
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность‚ антибиологическая защита).
• Информационное обслуживание: Выдача архивных справок‚ копий документов гражданам и организациям в установленном законом порядке.
• Ценностная экспертиза: Участие в работе экспертной комиссии по определению сроков хранения и отбору документов на уничтожение или бессрочное хранение.

Состав архивного фонда

Фонд архива ГУФСИН России по Свердловской области формируется с момента создания органов УИН МВД/УФСИН на территории области. В него входят документы следующих категорий:

1. Документы центрального аппарата управления: Приказы‚ распоряжения‚ отчеты‚ протоколы совещаний‚ делопроизводственная документация.
2. Документы исправительных учреждений (ИУ): Личные дела осужденных (после освобождения или смерти)‚ делопроизводство колоний (ИК-‚ ИК-‚ ИК-** и др.)‚ медицинские карты (по истечении сроков хранения в ИУ)‚ журналы учета движений контингента.
3. Документы следственных изоляторов и СИЗО: Дела по содержавшимся‚ журналы регистрации‚ медицинская документация.
4. Документы инспекций уголовно-исполнительной системы (ИУИС): Материалы по учету условно осужденных и отбывающим наказание в виде обязательных работ/исправительных работ (после снятия с учета).
5. Фото-‚ кино-‚ фоно- и видеодокументы: Материалы‚ зафиксированные в ходе производственной‚ воспитательной и оперативной деятельности.

Важно: Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Единым номенклатурным документированием‚ утвержденным Росархивом и ФСИН России. Личные дела осужденных‚ как правило‚ хранятся 75 лет с момента окончания отбывания наказания или смерти осужденного.

Порядок обращения в архив

Кто имеет право на доступ

Согласно ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»‚ доступ к архивным документам предоставляется:

• Гражданам — в отношении документов‚ касающихся их личных прав и законных интересов (свои личные дела‚ дела родственников при наличии доверенности или свидетельства о смерти).
• Государственным органам‚ судам‚ прокуратуре‚ следственным органам — в порядке‚ установленном законодательством (по официальным запросам).
• Научным и иным организациям — для исследовательских целей (с разрешения руководителя управления).

Виды предоставляемых услуг

• Выдача архивных справок (о стаже отбывания наказания‚ о начислении заработной платы в ИУ‚ о наказаниях/поощрениях‚ о состоянии здоровья на момент отбывания и т.д.).
• Выдача копий документов (заверенных печатью архива) для судов‚ Пенсионного фонда (СФР)‚ МВД‚ МИГРАНТА и личных нужд.
• Предоставление оригиналов дел для работы в читальном зале (только для документов со сроком хранения более 30 лет или по специальному решению).
• Тематический поиск информации по запросу.

Необходимые документы для личного обращения

Для получения справки или копии гражданин должен предъявить:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
• Документ‚ подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении‚ браке‚ смене имени) — при запросе дела родственника.
• Нотариальную доверенность — если обращается представитель.
• Свидетельство о смерти — при запросе информации об умершем.
• Официальный запрос организации (на бланке с синей печатью и подписью руководителя) — для юрлиц.

Контактная информация и реквизиты

Внимание: В соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями безопасности‚ персональные данные сотрудников (фамилии руководителей архива‚ старших архивистов‚ внутренние служебные телефоны) и точные адреса размещения архивных хранилищ в открытых источниках частично маскируются. Для получения актуальных контактов рекомендуется использовать официальный сайт ГУФСИН по Свердловской области или справочно-информационную службу управления.

Порядок подачи запроса (пошаговая инструкция)

1. Подготовка запроса: Напишите свободной формы или по образцу (есть на сайте) заявление с указанием ФИО‚ даты рождения‚ места жительства‚ контактного телефона‚ сути просьбы (какая именно справка/копия нужна) и периода отбывания наказания/работы в системе.
2. Выбор способа подачи:
   • Лично: В приемной ГУФСИН или напрямую в архиве (после согласования визита).
   • Почта России: Ценным письмом с вложением перечня и описью вложения на адрес управления.
   • Электронно: Через форму обратной связи на сайте gufsin66.ru или через Госуслуги (ЕПГУ) — сервис «Обращение в ФСИН России».
3. Рассмотрение: Срок рассмотрения обращения гражданина, 30 календарных дней (ст. 12 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»). Срок может быть продлен на 30 дней при сложных поисках с уведомлением заявителя.
4. Получение результата: Готовую справку/копии можно получить лично (по паспорту)‚ доверенному лицу или заказным письмом на указанный адрес.

Особенности поиска информации: частые вопросы

«Мне нужна справка для Пенсионного фонда (СФР) о стаже работы в колонии»

Это самый частый запрос. В архиве хранятся личные дела и карточки учета трудового стажа осужденных. Необходимо указать: номер ИК‚ период отбывания‚ ФИО на момент отбывания. Справка выдается по форме‚ устанавливаемой ФСИН/СФР.

«Хочу узнать‚ где похоронен родственник‚ умерший в СИЗО/колонии»

Информация о месте захоронения содержится в личном деле (журнале регистрации смертей‚ акте осмотра трупа). Архив выдает выписку из соответствующих документов. Если дело еще не передано в архив (прошло менее 5 лет после смерти)‚ запрос адресуется непосредственно в ИУ;

«Мне отказано в доступе к личному делу живого родственника»

Доступ к документам‚ содержащим сведения о частной жизни третьего лица (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле»)‚ ограничен. Для получения информации о живом человеке необходима нотариальная доверенность от этого лица или его письменное согласие‚ заверенное администрацией ИУ (если он все еще отбывает наказание).

«Сроки хранения истекли‚ дело уничтожено?»

До уничтожения документы проходят ценностную экспертизу. Документы исторической ценности (до 1990-х гг.‚ репрессированные‚ особые категории) перебираются на бессрочное хранение. Остальные — уничтожаются по актам. Архив может выдать справку об уничтожении дела с указанием номера акта и даты.

Историческая справка: фонды дореформенного периода

В архиве ГУФСИН по Свердловской области сохранены уникальные массивы документов‚ ушедшие из подчинения МВД/НКВД/ГУЛАГ:

• Документы Свердловского ИТЛ (Севлаг‚ Севедурлаг) — частично централизованы в ГАСО (Государственный архив Свердловской области)‚ частично остаются в ведомственном архиве ФСИН (личные дела осужденных).
• Дела спецпоселенцев и репрессированных‚ прошедших через колонии области (ИК-‚ ИК-‚ ИК-** — бывшие лагеря ГУЛАГ).
• Для реhabilитационных целей и поиска утонувших/расстрелянных часто требуется параллельный запрос в ГАСО (ф. P-‚ P-‚ P-) и в архив ФСИН.

Полезные советы

1. Уточняйте номер учреждения (ИК/СИЗО). В Свердловской области действует более исправительных колоний. Без номера ИК поиск может затянуться на недели.
2. Указывайте все варианты ФИО. Если человек менял фамилию (брак‚ усыновление‚ судом) — укажите все варианты в заявлении.
3. Используйте Госуслуги. Электронный запрос через ЕПГУ автоматически регистрируется‚ имеет трек-номер и гарантирует ответ в срок.
4. Сохраняйте квитанции. При отправке почтой храните чек с трек-номером и опись вложения до получения ответа.

Архив ГУФСИН России по Свердловской области, это системообразующий элемент правового поля региона в части исполнения наказаний. Грамотно составленный запрос и знание процедуры обращения позволяют получить необходимые документы (справки для пенсии‚ подтверждение стажа‚ сведения о репрессированных родственниках) в установленные законом сроки. Для актуальной информации всегда используйте официальный портал gufsin66.ru или свяжитесь с приемной управления по телефону +7 (343) —*.

Статья подготовлена в информационных целях. Реquisites‚ номера телефонов внутренних линий и ФИО должностных лиц могут изменяться. Обязательно верифицируйте данные на официальных ресурсах перед визитом или отправкой почтового отправления.