Архивный отдел администрации Губкинского городского округа — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность и предоставление архивных документов, составляющих документированную память территории․ Отдел функционирует в подведомственности Управления по делам архивов Белгородской области и играет важнейшую роль в реализации государственной архивной политики на муниципальном уровне․

Общие сведения и подведомственность

Архивный отдел является частью организационной структуры Администрации Губкинского городского округа․ Его деятельность регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством Белгородской области и локальными нормативными актами администрации․

• Полное наименование: Архивный отдел администрации Губкинского городского округа․
• Высший курирующий орган: Управление по делам архивов Белгородской области (Официальный сайт управления содержит методические рекомендации и реестры архивов региона)․
• Юридический адрес администрации: г․ Губкин, ул․ Мира, 1 (здание администрации городского округа)․
• ИНН / ОГРН: 3127050181 / 1023102262622 (реквизиты Администрации Губкинского городского округа)․

Контактная информация и реквизиты

Важно: В целях безопасности персональных данных сотрудников и соблюдения законодательства о персональных данных, контактные телефоны, адреса электронной почты и ФИО руководителей в данной статье частично замаскированы․ Актуальные данные всегда можно уточнить на официальном сайте администрации или через справочную службу 73337 (Губкин)․

Адрес местонахождения (физический адрес архива):

Белгородская область, г․ Губкин, ул․ Мира, д․ 1 (здание Администрации Губкинского городского округа, отдельное помещение/кабинет архивного отдела)․
Примечание: Точный номер кабинета и входную группу уточняйте по телефону предварительной записи․

Телефоны справки и записи на прием:

• Единая справочная администрации: +7 () -*-* (доб․ архивного отдела)․
• Горячая линия / Справочная 2ГИС / 73337: +7 () -*-*․

Электронные контакты:

• Официальный сайт Администрации: gubkinadm․ru (раздел «Структура» → «Архивный отдел» или «Управление по делам архивов»)․
• Сайт Управления по делам архивов Белгородской области: archiv․belregion․ru (версия для слабовидящих доступна)․
• E-mail архивного отдела: a*@gubkinadm․ru (точный адрес публикуется на сайте администрации в разделе «Контакты и реквизиты»)․

Режим работы и прием граждан

График работы архивного отчета может отличаться от общего графика администрации․ Настоятельно рекомендуется звонить заранее для подтверждения часов приема и записи на консультацию․

Санитарный день: Обычно последний четверг/пятница квартала (уточняйте на сайте)․
Прием граждан руководителем/специалистами: Согласно информации на сайте администрации (раздел «Структура»), прием личных обращений может проводиться по четвергам (например, 17:00–18:00), однако для работы в читальне архива действует основной график․

Основные функции и полномочия

Архивный отдел решает следующие ключевые задачи:

1. Формирование архивных фондов: Прием документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, ликвидированных/реорганизованных организаций, действующих на территории округа․
2. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), оформление дел по описям․
3. Информационно-справочное обслуживание: Выдача справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям․
4. Генеалогический и исторический поиск: Помощь в восстановлении родословных, поиске сведений о репрессированных, ветеранах, награждениях․
5. Экспертиза сроков хранения: Проведение экспертизы документооборота муниципальных органов для отбора ценных документов в архив․
6. Цифровизация: Участие в проектах по сканированию фондов и внедрению электронных информационных систем (ЕИС)․

Состав фондов и типы документов

В архивном отделе хранятся документы, отражающие историю города Губкина и Губкинского городского округа с момента его образования (с 1930-х гг; — как поселка, с 1955 г․ — как города)․

Основные группы фондов:

• Фонды органов власти: Документы Исполкома Городского Совета депутатов трудящихся, Администрации главы города/городского округа, районных/городских исполкомов (до 2000-х гг․)․
• Фонды хозяйственных организаций: Документы Губкинского рудника (КМАР), ГОК «Лебединский», «Стойленский ГОК», строительных трастов, коммунальных предприятий (ликвидированных/реорганизованных)․
• Фонды социально-кultureльных учреждений: Архивы школ, больниц, домов культуры, библиотек, ЗАГСов (переданные в архив по истечении сроков хранения в самих ЗАГСах)․
• Личные фонды: Документы выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны, почетных граждан Губкинского городского округа․
• Коллекции: Фотодокументы, фотонегативы, документы личного происхождения (трудовые книжки, военные билеты — поступающие от граждан), карты, схемы, печатная продукция (газета «Губкинский рабочий» и др․)․

Услуги для граждан и организаций

А․ Выдача архивных справок и копий

Наиболее востребованные виды справок:

• Справки о стаже/заработной плате: Для назначения пенсий (ПФР/СФР), расчета пособий․ Требуются: паспорт, СНИЛС, заявление (форма на месте или на сайте)․
• Справки о проживании/регистрации: Из фондов домовых книг, списков избирателей, переписей населения (для судов, нотариусов, МФЦ)․
• Справки о награждении/участии в ВОВ: По фондам военкомата, исполкомов, партийных организаций․
• Заверенные копии документов: Решений исполкома, приказов по предприятиям, личных дел (при наличии оснований)․

Б․ Генеалогические запросы

Архив оказывает платные услуги по поиску сведений о предках (метрические книги, ревизские сказки, confesionalnye rospisi, если фонды переданы в ГАБО или хранятся на месте)․ Важно: Метрические книги до 1917–1920 гг․ как правило, централизованы в Государственном архиве Белгородской области (ГАБО) (г․ Белгород)․ В местном архиве могут храниться дубликаты или более поздние акты ЗАГС (после 1920 г․, переданные по истечении 100-летнего срока)․

В․ Социально-правовые запросы (бесплатно)

Запросы от Пенсионного фонда (СФР), органов опеки, судов, прокуратуры, МВД, МФЦ обрабатываются в приоритетном порядке и бесплатно за счет бюджета․

Г․ Платные услуги (примерный перечень)

• Тематический поиск по фондам (за 1 час работы архивариуса)․
• Изготовление копий (сканирование, фотокопирование, распечатка с микропленки)․
• Выдача заверенных копий со штампом архива․
• Написание официального ответа на запрос юрлица/ИП․

Тарифы утверждаются приказом руководителя администрации и публикуются на сайте․

Взаимосвязь с ЗАГС и МФЦ

Часто граждане путают Архивный отдел и Отдел ЗАГС․ Важно понимать разграничение:

• Отдел ЗАГС администрации Губкинского г․о․ (Адрес: г․ Губкин, ул․ Чайковского, 3) — выдает актуальные свидетельства о рождении, браке, смерти, изменении имени (срок хранения в ЗАГС: 100 лет для рождений, 75 лет для браков/смертей)․ Режим работы: Вт–Пт 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб 09:00–17:00․
• Архивный отдел — хранит документы по истечении сроков хранения в ЗАГС (переносит в архивные фонды), а также документы ликвидированных предприятий, органов власти, личные фонды․
• МФЦ «Мои Документы» в Губкине — принимает заявления на получение услуг ЗАГС, ПФР, архивных справок (передает запрос в архив, выдает готовый результат)․ Адреса и телефоны МФЦ в Губкине актуальны на сайте mfc31․ru или портале госуслуг․

Электронные сервисы и удаленное взаимодействие

На 2026 год реализованы следующие каналы удаленного доступа:

1. Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): Услуга «Получение архивной справки» (федеральная и региональная формы)․ Позволяет подать запрос, оплатить госпошлину/услугу (если платная) и получить результат по почте или в МФЦ․
2. Сайт Управления по делам архивов Белгородской области: Наличие открытых описей (путеводителей) по фондам Губкинского архива в разделе «Информационные ресурсы» / «Архивы области»․
3. Электронная почта: Прием сканов заявлений и запросов на e-mail отдела (см․ раздел 3)․
4. Федеральная информационная система «Архивы России» (fias․ru / archives․gov․ru): Поиск по единому реестру архивных фондов․

Порядок обращения: пошаговая инструкция

1. Определите цель: Вам нужна справка о стаже (в ПФР/СФР), восстановление свидетельства ЗАГС (в ЗАГС или МФЦ), или историческая справка/генеалогия (в Архивный отдел)․
2. Соберите документы: Паспорт РФ, СНИЛС, документы, подтверждающие родственные связи (если запрос не о себе), доверенность (если через представителя)․
3. Выберите способ подачи:
   • Через Госуслуги (самый быстрый для типовых справок)․
   • Через МФЦ «Мои Документы» в Губкине․
   • Лично в Архивный отдел (предварительная запись по телефону *)․
   • Почта России (ценное письмо с вложением копий документов и конвертом с обратным адресом)․
   • E-mail (скан заявления + сканы документов)․
4. Оплатите услугу (если платная): Реквизиты для оплаты уточняйте у специалиста или на сайте администрации (раздел «Платные услуги»)․
5. Получите результат: В установленный законом срок (обычно до 30 дней для сложных поисков, до 10 дней для типовых справок из описанных фондов)․

Особенности работы с документами ограниченного доступа

Часть фондов архива (личные дела, документы с гостайной, персональные данные за последние 75 лет) подлежит защите в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» и законодательством об архивах․

• Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, регулируется специальным порядком․
• Доступ к документам, содержащим персональные данные, предоставляется только субъекту персональных данных (владельцу) или его уполномоченному представителю (нотариальная доверенность), либо по решению суда․
• Исключение: сведения о награждении орденами и медалями СССР/РФ (общедоступны), сведения о погибших/пропавших без вести (доступны родственникам)․

Историческая справка: Губкинский архив в контексте региона

Губкинский городской округ — моногород, история неразрывно связана с Курской магнитной аномалией (КМА) и Губкинским рудником․ Архивный отдел является хранителем уникальных фондов, документирующих:

• Строительство рудника и города (1930-е гг․)․
• Трудовой подвиг губкинцев в годы ВОВ (эвакуация, работа в тылу)․
• Развитие открытого способа добычи руд (ГОК «Лебединский», «Стойленский»)․
• Социально-экономическое развитие территории в советский и постсоветский периоды․

Сотрудники отдела активно участвуют в региональных конференциях Управления по делам архивов Белгородской области, публикуют сборники документов к юбилеям города, ведут работу по описанию и вводу в научный оборот новых поступивших фондов․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Где найти трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Ответ: Трудовые книжки ликвидированных предприятий Губкинского района/города передаются в Архивный отдел администрации; Обращайтесь туда со справкой о ликвидации юрлица (если есть) и паспортом․ Если предприятие реорганизовано — ищите правопреемника․

Вопрос: Можно ли сфотографировать документы в читальне на телефон?

Ответ: Обычно разрешено безспыниковое фотографирование для личных нужд (без штатива/вспышки), но обязательно согласуйте с архивариусом читальны — некоторые документы (плохое состояние, секретность) могут быть закрыты для съемки․

Вопрос: Как заказать справку, если я живу в другом регионе?

Ответ: Через Госуслуги (выбор способа получения — почта РФ), по электронной почте архива (с нотариально заверенной доверенностью/подписью ЭЦП), или почтой России (ценное письмо с заявлением и копией паспорта)․

Вопрос: Хранят ли в архиве метрические книги XIX века?

Ответ: Основной массив метрических книг до 1917–1920 гг․ по Губкинскому уезду/округу хранится в Государственном архиве Белгородской области (ГАБО) в г․ Белгород․ В местном архиве могут быть только поздние акты ЗАГС (после 1920 г․) или дубликаты, переданные по срокам․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Администрации Губкинского г․о․: gubkinadm․ru (Разделы: «Структура», «Контакты и реквизиты», «Платные услуги», «Обращения граждан»)․
• Управление по делам архивов Белгородской области: archiv․belregion․ru (Реестр архивов, Путеводители, Нормативная база)․
• Государственный архив Белгородской области (ГАБО): г․ Белгород, ул․ Попова, д․ (для дореволюционных и раннесоветских фондов)․
• Портал «Архивы России»: archives․gov․ru (Федеральный реестр архивных фондов)․
• МФЦ Губкинского г․о․: Сайт mfc31․ru (адреса отделений, запись в очередь, отслеживание статуса заявления)․
• Отдел ЗАГС Губкинского г․о․: ул․ Чайковского, 3 (для актуальных актов гражданского состояния)․