Списание материальных ценностей — важная процедура в деятельности любого бюджетного учреждения: школы‚ больницы‚ администрации‚ учреждения культуры. Она позволяет официально вывести из учета использованные‚ испорченные или пришедшие в негодность товарно-материальные ценности (ТМЦ). Основным документом при этом является акт о списании материальных запасов.

Нормативная база

Порядок списания материальных запасов в государственных (муниципальных) учреждениях регулируется следующими документами:

• Приказ Минфина России от № 52н — утверждает формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для органов государственной власти‚ органов местного самоуправления‚ органов управления государственными внебюджетными фондами‚ государственных (муниципальных) учреждений;
• Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», определяет правила учета и выбытия материальных запасов;
• Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета (Приказ Минфина России № 157н).

Какие формы актов применяются

В бюджетных учреждениях в зависимости от ситуации используются разные формы:

1. Форма по ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов» — основная форма‚ применяемая при списании использованных материалов‚ а также ценностей‚ пришедших в негодность. Утверждена Приказом Минфина России от № 52н‚ действующая редакция — с изменениями от .
2. Форма по ОКУД 0504143 «Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря» — применяется для списания белья‚ одежды‚ обуви‚ посуды и иного инвентаря.
3. Форма по ОКУД 0504104 «Акт о списании исключенных из библиотеки литературы‚ материалов с библиотечных фондов» — для библиотечных фондов.

Когда составляется акт списания

Акт о списании материальных запасов составляется в следующих случаях:

• материалы полностью израсходованы на нужды учреждения (канцелярия‚ медикаменты‚ продукты питания‚ ГСМ);
• истек срок годности или срок хранения ценностей;
• выявлена порча‚ бой‚ лом материальных ценностей;
• обнаружена недостача в результате инвентаризации;
• ценности морально устарели и не подлежат дальнейшему использованию.

Порядок списания: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание комиссии

Руководитель учреждения издает приказ о создании постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов. В состав комиссии‚ как правило‚ входят:

• председатель комиссии — заместитель руководителя‚ например Иванов И. И. (данные условные: Иван* И. И.);
• главный бухгалтер — Петрова А. С; (Петр* А. С.);
• материально ответственное лицо — Сидорова Е. В. (Сидо* Е. В.);
• при необходимости — независимые специалисты.

Шаг 2. Проверка ценностей

Комиссия осматривает подлежащие списанию ценности‚ устанавливает причины непригодности‚ проверяет документы (инвентарные карточки‚ накладные‚ отчеты материально ответственных лиц).

Шаг 3. Оформление акта

Составляется акт по форме 0504230 в двух экземплярах (или в количестве‚ предусмотренном учетной политикой учреждения).

Шаг 4. Утверждение и отражение в учете

Акт утверждается руководителем учреждения‚ после чего бухгалтерия отражает списание на счетах бухгалтерского учета (дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов» или соответствующих счетов‚ кредит счета 0 105 хх 440).

Структура акта по форме 0504230

Бланк акта содержит следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа: наименование учреждения‚ структурного подразделения‚ код формы по ОКУД (0504230)‚ дата составления‚ номер документа‚ ИНН‚ ОКПО‚ код вида деятельности по ОКВЭД.
2. Основание составления акта: реквизиты приказа о создании комиссии (номер и дата).
3. Табличная часть: наименование материальных запасов‚ номенклатурный номер‚ единица измерения (код по ОКЕИ)‚ количество‚ цена‚ общая стоимость‚ причина списания.
4. Подписи: подписи председателя и членов комиссии с расшифровкой‚ отметка материально ответственного лица.
5. Утверждение: подпись руководителя учреждения с датой.

Пример заполнения (условный образец)

Учреждение: МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 12» г. N-ска
Акт о списании материальных запасов № 15 от
Основание: приказ от № 5-ОД «О создании комиссии по поступлению и выбытию активов»

Председатель комиссии: _________ /Иван* И. И./
Члены комиссии: _________ /Петр* А. С./‚ _________ /Сидо* Е. В./
Утверждаю: Директор _________ /Кузнец* В. П./

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие приказа о создании комиссии или списание лицами‚ не входящими в ее состав;
• неуказание причины списания по каждой позиции;
• расхождение данных акта с данными инвентарных карточек и оборотных ведомостей;
• отсутствие подписи материально ответственного лица;
• списание ценностей без фактической проверки их наличия и состояния.

Где скачать бланк и образец

Актуальные бланки формы 0504230 в форматах Word и Excel‚ а также заполненные образцы доступны в справочно-правовых системах:

• КонсультантПлюс — раздел «Образцы заполнения форм первичных учетных документов для государственных (муниципальных) учреждений»;
• Контур.Норматив — актуальная редакция формы с последними изменениями;
• Система «Госфинансы» — образцы с подсказками по заполнению.

Правильно оформленный акт о списании материальных запасов по форме 0504230 — это гарантия законного выбытия имущества с баланса бюджетного учреждения и защита от претензий контролирующих органов. Соблюдайте установленную процедуру: создавайте комиссию‚ фиксируйте причины списания‚ утверждайте акт у руководителя и своевременно отражайте операции в бухгалтерском учете.

Обратите внимание: приведенные в статье фамилии‚ наименования и суммы являются условными и использованы исключительно в качестве примера заполнения.