Акт списания личных дел — это документ, который фиксирует факт уничтожения (утилизации) личных дел работников, срок хранения которых истёк. Такой документ необходим для подтверждения законности уничтожения документов, содержащих персональные данные сотрудников, и защищает организацию от возможных претензий со стороны контролирующих органов.
Когда составляется акт списания личных дел
Личные дела работников подлежат хранению в течение установленных сроков:
- 75 лет — для личных дел работников, созданных до 2003 года;
- 50 лет — для личных дел, созданных после 2003 года (согласно Приказу Росархива № 236 от );
- по истечении срока хранения документы подлежат экспертизе ценности, после чего либо передаются в архив, либо уничтожаются.
Уничтожение личных дел без составления акта недопустимо, так как это может быть расценено как нарушение законодательства об архивном деле и о персональных данных (ФЗ № 152-ФЗ, ФЗ № 125-ФЗ).
Кто участвует в составлении акта
Для списания личных дел приказом руководителя создаётся комиссия, в которую обычно входят:
- председатель комиссии — заместитель руководителя или руководитель структурного подразделения;
- начальник отдела кадров (специалист по кадрам);
- ответственный за архив организации;
- представитель юридической службы (при наличии);
- ответственный за защиту персональных данных.
Структура и содержание акта
Унифицированной обязательной формы акта списания личных дел не существует, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- название документа («Акт списания (уничтожения) личных дел»);
- дата и место составления;
- основание составления (приказ руководителя, номер и дата);
- состав комиссии (должности, Ф.И.О.);
- перечень уничтожаемых личных дел (Ф.И.О. работников, номера дел, периоды);
- причина списания (истечение срока хранения);
- способ уничтожения (шредирование, сжигание, сдача в макулатуру);
- подписи членов комиссии;
- отметка об утверждении руководителем.
Образец акта списания личных дел
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: 123, г. Москва, ул. Центральная, д. 1
Тел.: +7 (495) —
АКТ №
списания (уничтожения) личных дел работников
г. Москва «___» ________ 20__ г.
Основание: приказ генерального директора ООО «Пример» от «___» ________ 20__ г. № **-к.
Комиссия в составе:
- Председатель комиссии — заместитель генерального директора Иванов И. И.;
- Члены комиссии: начальник отдела кадров Петрова А. С.; специалист по архивному делу Сидорова М. В.; ответственный за защиту персональных данных Козлов Д. П.
составила настоящий акт о нижеследующем:
В связи с истечением установленного срока хранения уничтожены личные дела следующих работников:
- Личное дело № * — Смирнов В. Н., период работы: 19–19;
- Личное дело № * — Кузнецова Е. А., период работы: 19–19;
- Личное дело № * — Морозов С. Л., период работы: 19–19.
Всего уничтожено: 3 (три) личных дела общим весом * кг.
Способ уничтожения: шредирование с последующей сдачей в макулатуру.
Уничтожение произведено в присутствии всех членов комиссии. Претензий не имеется.
Председатель комиссии: __________ /Иванов И. И./
Члены комиссии: __________ /Петрова А. С;/
__________ /Сидорова М. В./
__________ /Козлов Д. П./
УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор ООО «Пример» __________ /Орлов П. В./
Порядок уничтожения личных дел
- Проведение экспертизы ценности — определение дел, срок хранения которых истёк и которые не представляют исторической ценности.
- Издание приказа руководителя о создании комиссии и уничтожении документов.
- Составление описи уничтожаемых личных дел.
- Уничтожение документов в присутствии комиссии (шредирование, сжигание, сдача специализированной организации).
- Составление и подписание акта всеми членами комиссии.
- Утверждение акта руководителем организации.
Срок хранения акта списания
Сам акт списания личных дел подлежит хранению в архиве организации в течение 10 лет (по некоторым номенклатурам — до 75 лет, если акт относится к делам по личному составу). Рекомендуется хранить акт вместе с номенклатурой дел и описями.
Типичные ошибки при составлении
- отсутствие приказа-основания о создании комиссии;
- неполный перечень уничтожаемых дел (без номеров и периодов);
- отсутствие подписей хотя бы одного члена комиссии;
- уничтожение дел до истечения установленного срока хранения;
- отсутствие отметки об утверждении акта руководителем.
Правильно составленный акт списания личных дел — это гарантия соблюдения архивного законодательства и законодательства о персональных данных. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под особенности вашей организации, и обязательно закрепите форму акта в учётной политике или локальном нормативном акте.