Грамотное оформление акта списания медикаментов — обязательное условие для легального вывода из оборота непригодных, просроченных или поврежденных лекарственных средств; Документ подтверждает факт списания, обосновывает причины и служит основанием для бухгалтерской и налоговой отчетности. В статье подробно разбираем структуру акта, актуальные образцы для 2026 года, особенности для бюджетных и коммерческих организаций, а также распространенные ошибки.

Правовая база и нормативные акты

Порядок списания лекарственных препаратов регулируется комплексом нормативных правовых актов. Главные из них на :

• ФЗ от № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» (ст. 38, 40) — требования к хранению и утилизации ЛП.
• Постановление Правительства РФ от № 973 «Об утверждении Правил обращения лекарственных средств для медицинского применения» (п. 106-110) — порядок выявления непригодных ЛП и их утилизации.
• Приказ Минздравсоцразвития РФ от № 647н «Об утверждении Инструкции по порядку списания и уничтожения лекарственных средств…» — базовый документ, регламентирующий состав комиссии и процедуру.
• ФСБУ 5/2019 «Запасы» (для коммерческих организаций) и Инструкция по применению Плана счетов бюджетных учреждений (для бюджетников) — бухгалтерское отражение.
• НК РФ (ст. 254, 270) — признание убытков от списания при налоге на прибыль.
• ФЗ от № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» — контроль за наркотическими, психотропными и сильными действующими средствами.

Основные основания для списания

Комиссия по списанию принимает решение на основании акта осмотра (инспекции) запасов. Основные основания:

1. Истечение срока годности (самое частое основание).
2. Нарушение условий хранения (температурный режим, влажность, освещение), подтверждается актами контроля температуры/влажности.
3. Повреждение тары/упаковки (разгерметизация, трещины, отсутствие этикетки).
4. Обнаружение поддельной/некачественной продукции (по результатам экспертизы или рассылке Росздравнадзора).
5. Изъятие из гражданского оборота (решение Росздравнадзора/Минздрава).
6. Несоответствие документации (отсутствие регистрационного удостоверения, расхождение партии с накладной).
7. Списание остатков при ликвидации/реорганизации или смене вида деятельности.

Состав комиссии по списанию

Согласно п. 5 Приказа № 647н, комиссия создается приказом руководителя организации. Обязательный состав:

• Председатель — руководитель организации или зам. по медицинской/хозяйственной части (ФИО: * * *).
• Члены:
  • Главный врач / Зав. аптекой / Старшая медсестра (ответственное лицо за МЦ).
  • Бухгалтер (ответственный за материальные ценности).
  • Фармацевт/Провизор (лицо, непосредственно хранящее ЛП).
  • Представитель контролирующего органа (при списании Н/П/СДС — обязательно).
• Секретарь — оформляет протокол/акт (ФИО: * * *).

Важно: При списании наркотических, психотропных средств и прекурсоров (Н/П/СДС) в комиссии обязательно должен участвовать уполномоченный сотрудник органа внутренних дел (ОВД) или представитель Росздравнадзора. Акт подписывается всеми членами комиссии;

Структура и реквизиты Акта списания (Единая форма № МБ-8 или самостоятельная)

Единой обязательной формы для всех организаций (кроме бюджетных, где может применяться типовая форма ведомства) не существует. Организация утверждает свой бланкет в Учетной политике. Однако обязательны реквизиты per ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»:

1. Наименование документа: «Акт списания лекарственных средств».
2. Дата составления (число, месяц, год — 09 апреля 2026 г.).
3. Наименование организации (Полное/Сокращенное: ООО «» / ГБУЗ «»).
4. Основание: Номер и дата приказа о создании комиссии (Приказ № от ).
5. Состав комиссии (ФИО, должности, подписи, расшифровка).
6. Табличная часть с перечнем ЛП (см. ниже).
7. Решение о способе утилизации (передача на утилизацию лицензиату, самостоятельная утилизация по технологии).
8. Подписи всех членов комиссии с датой.
9. Печать организации (при наличии).

Табличная часть акта: обязательные колонки

Примечание: Номера серий, регистрационные номера и суммы в примере замаскированы (*) в соответствии с правилами безопасности. В реальном акте указываются точные данные.

Особенности оформления для разных категорий ЛП

Лекарственные средства (общие)

Списание производится по акту комиссии. Утилизация — по договору с лицензированной организацией. Акт утилизации (от лицензиата) прикрепляется к акту списания.

Наркотические, психотропные средства, прекурсоры (Н/П/СДС) — Списки I, II, III, IV

Строгая процедура (ст. 19 ФЗ-61, Постановление № 973, Приказ Минздрава № 647н):

• Акт составляется в 3 экземплярах: 1, в организации, 2 — в территориальный орган МВД, 3, в территориальное управление Росздравнадзора.
• Обязательное участие представителя ОВД (участкового/оперативника) в комиссии. Его подпись и печать ОВД обязательны.
• Уничтожение производится только в присутствии комиссии и представителя ОВД.
• В акте указывается: «Уничтожено путем сдавливания/растворения/сжигания в печи № *…».
• Срок направления копии в МВД/Росздравнадзор — в течение 3 рабочих дней после уничтожения.

Иммунобиологические препараты (ИБП) и препараты крови

• Требуется строгий контроль «холодовой цепи». Акт списания оформляется при любом отклонении от температурного режима (даже кратковременном).
• Обязательно приложение: графиков температуры (термографов/логгеров), акта проверки холодильника.
• Утилизация — только спец. организациями (риск заражения).

Бюджетные учреждения (ГБУЗ, ГАУЗ и др.)

• Применяется Федеральный стандарт ФСБУ 5/2019 (с 2021 г.) и ведомственные методички Минфина/Минздрава.
• Списание оформляется Актом инвентаризации (ф. № ИНВ-26 или ведомственная) + Актом комиссии по списанию.
• Сумма списания списывается на дебит счета 1 01 01 000 (или 1 01 02) — кредит счета 1 05 01 (Расходы на утилизацию) или 1 05 02 (Убытки от списания).
• Требуется согласование с учредителем (Минздравом региона/Депздравом) при крупных суммах (порог устанавливается учредителем).

Пошаговая процедура списания (Чек-лист)

1. Выявление: Ответственное лицо (провизор/медсестра) выявляет ЛП с истекшим сроком/повреждением. Выносит служебную записку руководителю.
2. Приказ о комиссии: Руководитель издает приказ о создании комиссии (если нет постоянной) или созыве заседания постоянной комиссии. Номер приказа: *.
3. Осмотр (Инспекция): Комиссия осматривает ЛП, сверяет с учетными данными (журналы учета, карточки МЦ-4, 1С). Составляет Акт осмотра (инспекции) запасов.
4. Заседание комиссии: Рассмотрение акта осмотра. Принятие решения о списании. Подписание Акта списания.
5. Бухгалтерская проводка: Отражение в учете (см. раздел ниже).
6. Утилизация: Передача ЛП лицензиату (договор № от ) или самостоятельное уничтожение (есть лицензия). Получение Акта утилизации/уничтожения от подрядчика.
7. Архивирование: Сшивка: Приказ -> Акт осмотра -> Акт списания -> Акт утилизации -> Накладная на передачу (ТОРГ-12/УПД). Хранение — в пределах сроков хранения первички (минимум 5 лет, для Н/П, 50 лет / до 2025 г. — 5 лет, уточняйте актуальные сроки в Росархиве).

Бухгалтерские проводки (Справочник)

Коммерческие организации (ФСБУ 5/2019, ПБУ 10/99)

Бюджетные учреждения (Инструкция № 157н / 183н)

Налоговые риски (Налог на прибыль, НДС, Страховые взносы)

• Налог на прибыль (ст. 254, 270 НК РФ): Убытки от списания ЛП признаются расходами (п. 20 ст. 265 НК РФ — убытки от списания запасов), если они документарно подтверждены (Акт комиссии, Акт утилизации, Приказ о комиссии). Важно: Если ЛП списываются как «рекламные образцы» или «безвозмездно переданные» — риск отказа в расходах (п. 1 ст. 270 НК РФ, не связаны с получением дохода).
• НДС: Списание/уничтожение ЛП НЕ ЯВЛЯЕТСЯ реализацией (п. 3 ст. 39, п. 3 ст. 170 НК РФ). НДС «наверх» не исчисляется. Восстановление вычета по НДС при закупке не требуется (это не неоплаченная реализация, а убыток).
• Страховые взносы: Если убыток взыскивается с зарплаты виновного — база по взносам не уменьшается (взыскание — доход работника). Если убыток списывается на издержки организации — взносы не начисляются.

Электронный документооборот (ЭДО) и «Честный ЗНАК»

На 2026 год обязательная маркировка лекарственных средств (Система МДЛП / «Честный ЗНАК») накладывает отпечаток на процесс списания:

1. Перед физическим уничтожением/утилизацией ЛП обязательно провести операцию «Списание» в ЛК МДЛП (Код операции: «Списание» — 4, или «Уничтожение» — 5 в зависимости от основания).
2. В акте списания (в табличной части или приложении) рекомендуется указывать GTIN и Серийный номер (Sgtin) каждой упаковки для прослеживаемости.
3. Если ЛП списываются как «некачественные» или «поддельные» — используется код списания «Обнаружение подделки» (требует акта экспертизы).
4. Отсутствие списания в МДЛП ведет к блокировке кодов в системе, штрафам (КоАП ст. 14.43, 14.44) и проблемам при проверках Росздравнадзора.

Типовые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Акт подписан неполным составом комиссии. Отсутствует подпись бухгалтера или представителя ОВД (для Н/П). Решение: Жестко фиксировать состав в Приказе, контролировать явку.
• Ошибка 2: Нет Акта осмотра (Инспекции). Акт списания ссылается на «устный осмотр». Решение: Обязательно отдельный документ «Акт осмотра запасов» с описанием дефектов (потрескалась этикетка, осадок, разгерметизация).
• Ошибка 3: Списание «профилактический» без основания. Списание ЛП за 1-2 месяца до срока годности «чтобы не просрочились». Риск: Признание убытков недокументированными, налоговые начисления, уголовная ответственность за злоупотребление (ст. 160 УК РФ).
• Ошибка 4: Утилизация без договора/лицензии. Выброс в мусоропровод или сжигание во дворе. Последствия: Штрафы по Кодексу об отходах (ст. 8.2 КоАП), экологический ущерб, уголовная ответственность (ст. 247 УК РФ).
• Ошибка 5: Несвоевременное списание в МДЛП. Физически уничтожено, в системе «В обороте». Решение: Списание в МДЛП в день принятия решения комиссией (до передачи утилизатору).

Пример оформления «Шапки» и «Заключения» акта (Текстовый шаблон)

АКТ СПИСАНИЯ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ № * от 09 апреля 2026 г.

г. *, ООО «» / ГБУЗ «»
(Наименование организации)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИССИИ
по списанию лекарственных средств

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель: * *  (Должность: Директор / Главный врач)
Члены:  *  (Должность: Главный бухгалтер)
  *  (Должность: Провизор / Зав. аптекой)
  *  (Должность: Уполномоченный ОВД — для Н/П)
Секретарь:  * *

присутствовав при инспекции запасов лекарственных средств на складе/в аптеке по адресу: г. , ул. , д. *, пом. *
(Адрес замаскирован)

УСТАНОВИЛИ:
Выявлены лекарственные средства, непригодные к применению в медицинских целях по основаниям: истечение срока годности / нарушение условий хранения / повреждение тары.
Перечень ЛП, подлежащих списанию, приведен в табличной части настоящего Акта (Приложение № 1,  листов).
Общая стоимость списываемых ЛП по закупочным ценам составляет: * * руб.  коп. (Сумма прописью: * рублей  копеек).
Виновных лиц, допустивших порчу/просрочку, не выявлено / Выявлено виновное лицо: * * * (Должность), сумма к взысканию: * руб.

ПОСТАНОВИЛИ:
Признать лекарственные средства, указанные в Приложении № 1, непригодными к применению и подлежащими списанию с баланса организации.
Направить списанные ЛП на утилизацию ООО «Утилизатор» (ИНН , Лицензия №  от ) на основании Договора №  от *.
Бухгалтерии произвести списание стоимости ЛП в учетном порядке.
Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 1 — в бухгалтерию, 2 — в архив организации, 3, в территориальный орган МВД / Росздравнадзор (при наличии Н/П).

ПОДПИСИ:
Председатель: _____________ / * *  /
Члены: _____________ /  *  /
 _____________ /  *  /
 _____________ /  *  / (Представитель ОВД)
Секретарь: _____________ /  * * /

М.П. (Печать организации)

Хранение документов и сроки

• Акт списания, Акт осмотра, Приказ о комиссии, Акт утилизации: Хранятся в составе дела «Учет МЦ / Списание запасов». Срок хранения, не менее 5 лет после окончания отчетного года (для коммерческих) / согласно перечню типовых управленческой документации (для бюджетных, часто 5-10 лет).
• Документы по Н/П/СДС (Журналы учета, Акты списания, Акты уничтожения): Срок хранения 50 лет (ранее 5 лет, изменения в ФЗ-61 и архивном деле требуют уточнения у Росархива, но безопаснее — 50 лет / бессрочно).
• Электронные журналы МДЛП: Данные хранятся в системе бессрочно. Выгрузки отчетов рекомендуется сохранять локально.

Акт списания медикаментов — это не просто формальность, а ключевой документ, защищающий организацию от финансовых санкций, налоговых рисков и уголовной ответственности. В 2026 году критически важны три компонента: полнота оснований (Акт осмотра + Приказ), соответствие состава комиссии (особенно для Н/П) и синхронность с МДЛП («Честный ЗНАК»). Используйте приведенные выше образцы и чек-листы для настройки внутреннего регламента вашей организации.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться. Перед применением рекомендуется сверить актуальность положений с официальными источниками (КонсультантПлюс, Гарант, сайты Минздрава, ФНС, Росздравнадзора) или обратиться к профильному юристу/бухгалтеру.