Акт приема-передачи основных средств — это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи объекта основных средств (ОС) от одной организации (сдатчика) другой (получателю). На основании этого документа бухгалтер принимающей стороны ставит объект на учет, а передающей — списывает его с баланса.

Какие формы акта существуют

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от № 7. В зависимости от ситуации применяются следующие формы:

• Форма № ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений);
• Форма № ОС-1а — акт о приеме-передаче здания (сооружения);
• Форма № ОС-1б, акт о приеме-передаче группы объектов основных средств (кроме зданий и сооружений).

С 2013 года использование унифицированных форм не является обязательным: организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учетной политике. Однако на практике формы ОС-1, ОС-1а и ОС-1б по-прежнему применяются чаще всего, так как они удобны и привычны проверяющим.

Когда составляется акт

Акт оформляется в следующих случаях:

• покупка основного средства у поставщика;
• безвозмездная передача объекта;
• внесение ОС в уставный капитал;
• передача объекта в аренду или лизинг;
• передача основного средства на реконструкцию или модернизацию подрядчику;
• внутреннее перемещение между подразделениями (в этом случае используется накладная по форме ОС-2);
• продажа или иное выбытие объекта.

Общие правила заполнения

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Документ оформляет комиссия, назначаемая руководителем организации. Создание комиссии обязательно, если объект технически сложный; в простых случаях достаточно подписей ответственных лиц.

Основные требования:

1. Акт заполняется на дату фактической передачи объекта.
2. Организация-сдатчик заполняет титульную часть и разделы, касающиеся сведений об объекте на дату выбытия.
3. Организация-получатель заполняет сведения о принятии объекта к бухгалтерскому учету.
4. Документ подписывают члены комиссии и руководители обеих организаций (или уполномоченные лица).
5. На акте проставляются печати сторон (при их наличии).
6. Данные из акта вносятся в инвентарную карточку учета объекта (формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Образец заполнения формы ОС-1: пошаговая инструкция

Титульная часть

В верхней части бланка указываются:

• наименование организации-сдатчика: ООО «Вектор» (ИНН 7745, ОГРН 1157712);
• наименование организации-получателя: АО «ТехноСервис» (ИНН 5078);
• номер документа и дата составления: № 14 от ;
• место приемки-передачи: г. Москва, ул. Промышленная, д. 1, стр. *.

Также заполняется основание для составления акта — например, договор купли-продажи № 45/26 от .

Раздел 1. Сведения о состоянии объекта на дату передачи

Этот раздел заполняет сдатчик. Указываются:

• наименование объекта: «Станок токарно-винторезный 16К20»;
• инвентарный номер: 00045;
• заводской (серийный) номер: 7812;
• дата изготовления и дата ввода в эксплуатацию;
• фактический срок эксплуатации;
• первоначальная стоимость: 480 000,00 руб.;
• сумма начисленной амортизации: 215 000,00 руб.;
• остаточная стоимость: 265 000,00 руб.;
• договорная (продажная) стоимость: 300 000,00 руб., в т.ч. НДС 50 000,00 руб.

Раздел 2. Сведения об объекте на дату принятия к учету

Заполняется получателем. Указываются:

• счет учета: 01 «Основные средства»;
• срок полезного использования, установленный получателем: например, 60 месяцев;
• способ начисления амортизации: линейный;
• первоначальная стоимость по данным получателя.

Раздел 3. Краткая характеристика объекта

Приводится описание технического состояния объекта, его комплектность, наличие дефектов. Если объект содержит драгоценные металлы, указывается их наименование, масса и количество — это обязательное требование для учета драгметаллов.

Комиссия фиксирует вывод о соответствии объекта техническим условиям и возможности его эксплуатации. Далее акт подписывают:

• председатель комиссии — Иванов П. С. (Иван* П. С.), директор;
• члены комиссии — главный инженер Петрова А. В. (Петр А. В.), главный бухгалтер Сидорова Е. Н. (Сидо* Е. Н.);
• материально ответственные лица обеих сторон.

Указываются контактные данные ответственных лиц в сокращенном виде: тел. +7 (495) —, e-mail: buh*@vektor.ru.

Бухгалтерские проводки

У сдатчика:

• Дт 01/выбытие Кт 01 — списана первоначальная стоимость;
• Дт 02 Кт 01/выбытие, списана амортизация;
• Дт 91.2 Кт 01/выбытие — списана остаточная стоимость;
• Дт 62 Кт 91.1 — отражена выручка от продажи.

У получателя:

• Дт 08 Кт 60 — отражены вложения в приобретение объекта;
• Дт 19 Кт 60 — выделен НДС;
• Дт 01 Кт 08 — объект принят к учету в составе основных средств.

Типичные ошибки при заполнении

• несовпадение даты акта с датой фактической передачи;
• отсутствие подписей членов комиссии или печатей;
• неполное описание объекта (без инвентарного и заводского номеров);
• неуказание сведений о драгоценных металлах, если они содержатся в объекте;
• расхождения между данными акта и инвентарной карточкой ОС-6.

Правильно оформленный акт приема-передачи основных средств по форме ОС-1 (ОС-1а, ОС-1б) — это гарантия корректного бухгалтерского и налогового учета у обеих сторон сделки. Перед подписанием документа внимательно проверьте все реквизиты, стоимостные показатели и подписи. Бланки и образцы заполнения актов можно скачать в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на профильных бухгалтерских порталах.