Передача документов на хранение в архив — важный этап документооборота любой организации․ Чтобы процедура была юридически корректной, стороны оформляют акт приёма-передачи документов․ В этой статье разберём, зачем нужен документ, как его правильно составить и приведём образец․
Зачем нужен акт приёма-передачи документов в архив
Акт фиксирует факт передачи документов от одной стороны (передающей) другой (принимающей) и подтверждает:
- дату и место передачи документов;
- состав и количество передаваемых дел (папок, томов);
- состояние документов на момент передачи;
- ответственность архива за сохранность принятых материалов;
- отсутствие претензий сторон друг к другу․
Документ защищает обе стороны: передающая сторона подтверждает, что сдала документы, а архив — что принял их в определённом состоянии и количестве․
Когда составляется акт
- при передаче документов из структурного подразделения в ведомственный архив организации;
- при передаче документов ликвидируемой организации в государственный или муниципальный архив;
- при передаче документов по личному составу на централизованное хранение;
- при передаче архивных фондов между архивами;
- при смене руководителя или архивариуса (передача дел по акту)․
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта не существует, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно․ Однако документ должен содержать:
- Наименование документа — «Акт приёма-передачи документов на хранение»․
- Дату и место составления․
- Реквизиты сторон — наименования организаций, ФИО и должности представителей, документы, подтверждающие полномочия (доверенность, приказ)․
- Основание передачи — приказ руководителя, договор, распоряжение архивного органа․
- Перечень документов — номера дел по описи, заголовки дел, количество дел, сроки хранения, количество листов․
- Сведения о состоянии документов — наличие повреждений, неполнота комплекта․
- Подписи сторон с расшифровкой и печатями (при наличии)․
Образец акта приёма-передачи документов
АКТ № *
приёма-передачи документов на хранение в архив
г․ Москва