Оформление акта выполненных работ в дошкольном образовательном учреждении (ДОУ) — обязательная процедура при сдаче-приемке результатов труда подрядчиков, подрядных организаций или самозанятых специалистов․ Документ подтверждает факт выполнения работ в полном объеме, надлежащем качестве и в установленные договором сроки․ Единой утвержденной государством формы (как это было раньше с формой КС-11 или КС-14) на 2026 год не существует, поэтому ДОУ имеет право разработать собственный бланк, закрепив его в учетной политике или приложив к договору․

Правовая основа и назначение акта

Согласно ст․ 708, 753 ГК РФ, заказчик (ДОУ) обязан принять выполненную работу, а подрядчик — передать ее․ Акт сдачи-приемки является первичным учетным документом (ст․ 9 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)․ Без подписанного акта:

• Бухгалтерия ДОУ не имеет права списать затраты на оплату услуг (для налогоплательщиков НДС — не вычесть «входной» НДС)․
• Подрядчик не может подтвердить доход для налогообложения․
• В случае спора суд будет опираться именно на этот документ․

Важно: С года для участников ЭДО (электронного документооборота) актуально использование Универсального передаточного документа (УПД), который может заменять одновременно счет-фактуру, накладную и акт․ Однако для бюджетных учреждений (большинство ДОУ) и работы с физлицами/самозанятыми бумажный акт или ЭДО в виде XML-файла акта остаются основным инструментом․

Обязательные реквизиты акта (по ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ)

Любой образец акта, используемый в ДОУ, должен содержать:

1. Наименование документа: «Акт выполненных работ» или «Акт сдачи-приемки выполненных работ»․
2. Дата составления и место составления (наименование ДОУ, город)․
3. Номер документа (сквозная нумерация за год)․
4. Наименование сторон: Полное наименование ДОУ (Заказчик) и Подрядчика (ИП, ООО, самозанятого)․ Указать ИНН/КПП, основание действия (Устав, Доверенность № * от )․
5. Ссылку на основу: Номер и дату Договора/Контракта № от *․
6. Перечень выполненных работ: Наименование, единицы измерения, объем, цена за единицу, сумма․ Желательно в табличной форме․
7. Сроки и качество: Фразу: «Работы выполнены в срок, в полном объеме, качественно, претензий по качеству и комплекту нет»․
8. Гарантийные обязательства: Срок гарантии (обычно 12–24 месяца для строительно-монтажных работ)․
9. Подписи уполномоченных лиц: Директор ДОУ (Заказчик) и Генеральный директор/ИП (Подрядчик) с расшифровкой․ Печати (если есть)․

Особенности оформления в ДОУ (бюджетная сфера)

Поскольку большинство детских садов — бюджетные учреждения (КБС 2), оформление имеет нюансы:

• Комиссия по приемке: Приказом директора ДОУ создается приемо-сдаточная комиссия (не менее 3 человек: председатель — зам․ директора по АХР/главный бухгалтер, члены — инженер/техник, ответственный за БМР)․ Акт подписывается всеми членами комиссии от лица Заказчика․
• Смета/План-график: В акте обязательно ссылаются на локальную смету (КС-2, КС-3) или приложение к договору с планом-графиком․
• Справка о скрытых работах (КС-11): Если были скрытые работы (прокладка коммуникаций, утепление), перед подписанием итогового акта подписываеться Акт осмотра скрытых работ․
• ЭДО в бюджете: ДОУ, подключенные к СБИС/Диадок/Контур/Такском, передают акты в ФНС и казначейство в электронном виде (формат ФНС № *)․ Оригиналы на бумаге при этом могут не храниться, если настроен обмен подтверждениями оператора ЭДО․

Типовая структура бланка акта (Образец заполнения)

Ниже приведена рекомендуемая структура таблицы для приложения к акту․ Вы можете скопировать её в Word/Excel․

Примечание: Цены и объемы приведены для примера․ Реальные данные берутся из договора и сметы․

Образец текста акта (Шапка и Заключительная часть)

Шапка документа

АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ № 15
г․ * «___» _________ 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Представитель Заказчика — МБДОУ «Детский сад № », именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Директора Иванова Ивана Ивановича (ФИО замаскировано), действующего на основании Устава,
и
Представитель Подрядчика, ООО «СтройМонтажСервис» (ИНН  КПП *), именуемое в дальнейшем «Подрядчик», в лице Генерального директора Петрова Петра Петровича (ФИО замаскировано), действующего на основании Устава,
составили настоящий Акт о том, что:

Суть акта

Подрядчик выполнил, а Заказчик принял работы по Договору № 45/КР-2026 от  на выполнение капитального ремонта помещений МБДОУ «Детский сад № » (адрес: г․ , ул․ , д․ )․
Перечень и объем выполненных работ приведены в Приложении № 1 к настоящему Акту (ведомость выполненных работ), являющемся неотъемлемой частью данного Акта․
Общая стоимость выполненных работ составляет 276 000 (Двести семьдесят шесть тысяч) рублей 00 копеек, в т․ч․ НДС 20%, 46 000 (Сорок шесть тысяч) рублей 00 копеек․
Работы выполнены в срок (с по ), в полном объеме, в соответствии с проектной документацией, сметной документацией и техническими регламентами․ Качество работ соответствует требованиям договора․ Претензий по объему, качеству и срокам выполнения работ Заказчик не имеет․
Гарантийный срок на выполненные работы составляет 24 месяца со дня подписания настоящего Акта (п․ 7․2 Договора)․
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: по одному для Заказчика, Подрядчика и бухгалтерии ДОУ, имеющих равную юридическую силу․

Подписи

ОТ ЗАКАЗЧИКА:
Председатель комиссии _____________ / Иванов И․И․ / (подпись)
Член комиссии _____________ / Сидоров С․С․ / (подпись)
Член комиссии _____________ / Петрова М․В․ / (подпись)
М․П․ (Печать МБДОУ «Детский сад № *»)

ОТ ПОДРЯДЧИКА:
Генеральный директор _____________ / Петров П․П․ / (подпись)
М․П․ (Печать ООО «СтройМонтажСервис»)

Работа с разными типами подрядчиков в 2026 году

Юридические лица (ООО, АО) — плательщики НДС

• Акт является основанием для выставления Счета-фактуры (если не используется УПД)․
• В акте обязательно выделяется сумма НДС․
• Для оплаты из бюджета требуется пакет: Договор -> Акт -> Счет-фактура -> Реестр платежей в казначейство․

ИП на УСН «Доходы минус расходы» / ОСНО

• Если ИП на ОСНО, выделяет НДС в акте/счете-фактуре․
• Если ИП на УСН «Доходы-Расходы» — в акте пишут: «НДС не облагается» или «Без НДС»․ Счет-фактура не выдается (кроме случаев ст․ 174․1 НК РФ)․

ИП на УСН «Доходы» / Патент / Самозанятые (НПД)

• В акте строго указывается: «Без НДС»․
• Самозанятые выдают чек в приложении «Мой налог» сразу после получения денег․ Акт для них — подтверждение факта работы для ДОУ, для налоговой, чек․
• ДОУ не является налоговым агентом по НПД (платит самозанятый сам), но обязан проверить статус самозанятого на сайте ФНС на день оплаты․

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для бухгалтера ДОУ)

1. Нет ссылки на договор/смету․ Акт «висит в воздухе» — казначейство не примет к оплате․
2. Несоответствие наименований работ смете․ В смете «Покраска стен», в акте «Отделочные работы» — возврат на доработку․
3. Отсутствие подписи председателя комиссии․ Подписал только зам․ директора, недействительно для казначейства․
4. Нет фразы «Претензий нет»․ Риск постфактум претензий по качеству․
5. Не указан гарантийный срок․ Сложно требовать устранения дефектов зимой․
6. Ошибки в ИНН/КПП подрядчика․ Автоматический отказ в вычете НДС или оплате из бюджета․

Где скачать актуальный бланк (Word / Excel / PDF) на 2026 год

Готовые шаблоны, адаптированные под требования ФЗ-402 и специфику ДОУ (с полями для комиссии, ссылками на КБС/КОСГУ), можно найти в правовых системах и сервисах ЭДО:

• КонсультантПлюс / Гарант: Раздел «Формы документов» -> «Строительство/Ремонт» -> «Акт выполненных работ (общая форма)»․ Есть пробный доступ на 2 дня․
• Контур․Диадок / Контур․Норматив: Генератор документов «Акт за 2 минуты» (ИИ заполняет по договору)․ Есть бесплатные шаблоны ․docx․
• СБИС / Такском / Ассистентус: Библиотека бланков в личном кабинете (форматы ․doc, ․xls, ․pdf)․
• Банк Точка / Альфа-Курс / КУБ24: Открытые разделы «Образцы документов» -> «Акт выполненных работ 2025-2026»․

Рекомендация: Не скачивайте первый попавшийся бланк с бесплатных файловых помойок․ Возьмите шаблон из проверенной системы (Контур, СБИС, Консультант), доработайте его под свой ДОУ (добавьте реквизиты комиссии, КОСГУ, поля для ЭДО) и утвердите Приказом директора» как локальную форму (Приложение к Учетной политике или Отдельный приказ «Об утверждении форм первичной учетной документации»)․

Хранение и сроки

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), акты выполненных работ (капитальный ремонт, строительство) хранят 50 лет (как техническая документация по объекту)․ Акты по текущему ремонту и бытовым услугам — 5 лет после окончания года составления․ В ЭДО хранение обеспечивает оператор (не менее сроков хранения по закону)․

Резюме

Для корректного оформления акта выполненных работ в ДОУ в 2026 году необходимо: использовать собственную утвержденную форму, ссылаться на договор и смету, создавать комиссию приказом, заполнять табличную часть в точном соответствии с КС-2/КС-3, обязательно указывать статус НДС и гарантийный срок, собирать подписи всех членов комиссии и представителя подрядчика․ Использование сервисов ЭДО (Диадок, СБИС, Контур) значительно ускоряет процесс и исключает ошибки при передаче в казначейство и ФНС․

Статья подготовлена на основе актуальной на года информации из открытых источников (Контур, Гарант, КонсультантПлюс, ФНС, Минфин)․ Данные о конкретных лицах, адресах и номерах договоров в примерах замаскированы (*)․