Оформление акта выполненных работ в образовательных учреждениях — это обязательная процедура при сдаче-приемке любых выполненных услуг: от капитального ремонта и поставки оборудования до бытовых мелких ремонтов и уборки территории. Грамотно составленный документ защищает интересы школы (заказчика) и подрядчика, служа основанием для оплаты и списания средств из бюджета.
Правовая база и нормативные акты
В 2026 году ключевыми документами, регулирующими оформление акта в школах, остаются:
- ГК РФ (ст. 753, 754) — подрядный договор, порядок приемки результатов работ.
- ФЗ-44 / ФЗ-223 — закупки государственными/муниципальными учреждениями (школами). Требования к документам, подтверждающим исполнение обязательств.
- Приказ Минфина РФ от № 107н, единые формы первичной учетной документации (в т.ч. форма КС-11 для строительных работ и КС-14 для выполненных работ по договорам подряда).
- Постановление Гостата от № 88 — утверждение форм КС-2, КС-3, КС-11, КС-14 (допускается разработка собственных форм с обязательными реквизитами).
- ФЗ-273 «Об образовании в РФ» (ст. 38, 95), особенности хозяйственной деятельности учебных заведений.
Важно: Для школ, работающих по ФЗ-44, акт является обязательным приложением к контракту. Без подписанного акта казначейство не проведет оплату.
Какие формы используются в школе?
Выбор формы зависит от вида работ и способа закупки:
| Вид работ / Закупка | Рекомендуемая форма | Комментарий |
|---|---|---|
| Строительство, капитальный/текущий ремонт | КС-11 (Акт приемки выполненных работ) + КС-14 (Справка о стоимости) | Обязательны для строительных контрактов. КС-11 подписывается комиссией, КС-14 — основание для оплаты. |
| Поставка оборудования, мебели, ПО | ТОРГ-12 (Товарная накладная) + Акт приема-передачи (св. форма) | Акт оформляется по факту передачи имущества. Часто используется единая форма «Акт приема-передачи имущества». |
| Бытовые услуги (уборка, охрана, мелкий ремонт хозяйственным способом) | КС-14 или Собственная форма Акта выполненных работ | Для мелких сумм и услуг часто достаточно акта свободной формы с реквизитами ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете». |
| Ремонт хозяйственным способом (школа покупает материалы, нанимает рабочих) | ОС-3 (Акт приема-передачи объекта после ремонта) + ведомости затрат | Применяеться, если нет внешнего подрядчика. Приемку осуществляет внутренняя комиссия школы. |
Обязательные реквизиты акта (для собственной формы)
Если школа разрабатывает свою форму (утвержденную приказом директора), в ней обязательно должны быть (ст. 9 ФЗ-402):
- Наименование документа («Акт выполненных работ»).
- Дата составления и место (город/населенный пункт).
- Наименование заказчика (Полное наименование школы, ИНН, КПП).
- Наименование подрядчика (ФИО ИП или наименование ООО, ИНН, КПП).
- Ссылка на договор/контракт (№, дата).
- Перечень выполненных работ/услуг с указанием единиц измерения, объемов и стоимости.
- Подписи уполномоченных лиц заказчика (директор школы * или лицо по доверенности № * от * ) и подрядчика с расшифровкой и печатями (при наличии).
Пошаговый алгоритм заполнения (на примере формы КС-11 / универсальной)
Шаг 1. Подготовка комиссии
Приказом директора школы (образец приказа ниже) создается приемо-сдаточная комиссия. Состав: председатель (заместитель директора по ХОЗ * или директор ), члены (бухгалтер , инженер по ТБ *, представитель родительского комитета * — при необходимости).
Шаг 2. Осмотр и проверка
Комиссия сверяет выполненные работы с:
- Сметой / Перечнем работ из контракта.
- Проектной документацией (если есть).
- Требованиями СанПиН, СП, ГОСТ (особенно для ремонта классов, столовой, спортзала).
Шаг 3. Заполнение табличной части
Пример заполнения строки акта:
- Наименование работы: Покраска стен в классе № * (водоэмульсионные краски, 2 слоя).
- Ед. изм.: кв.м.
- Объем по договору: 150,00.
- Объем фактически выполненный: 150,00.
- Цена за ед. (руб.): 350,00.
- Стоимость (руб.): 52 500,00.
Сумма прописью: Пятьдесят две тысячи пятьсот рублей 00 копеек.
Шаг 4. Фиксация замечаний (если есть)
Если обнаружены дефекты (сколы, недопокраска, несоответствие сметы), в акте (или в приложении — «Ведомость замечаний») фиксируются:
- Суть замечания.
- Срок устранения.
- Ответственное лицо подрядчика.
Акт подписывается с пометкой «С замечаниями». Оплата производится за фактически принятые объемы.
Шаг 5. Подписание и нумерация
Акт составляется минимум в 2 экземплярах (школа, подрядчик). При ФЗ-44 часто требуется 3-й экземпляр для казначейства/органа контроля. Нумерация сквозная за год.
Образец заполнения Акта выполненных работ (универсальная форма для школы)
г. , «___» _________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Представитель Заказчика: МБОУ «СОШ № г. », действующий на основании Устава / Доверенности № от , директор ______________ / ______________ (подпись, ФИО),
и
Представитель Подрядчика: ООО «СтройМонтажСервис» / ИП * *, действующий на основании Устава / Доверенности № * от , директор ______________ / ______________ (подпись, ФИО),
СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О ТОМ, ЧТО ПОД КОНТРАКТОМ № * ОТ ___.___.202_ Г.
(Наименование контракта: «Текущий ремонт помещений МБОУ СОШ № *»)
Подрядчик выполнил, а Заказчик принял следующие работы:
┌────┬────────────────────────────────────┬───────┬──────────┬──────────┬───────────┬────────────┐
│ № │ Наименование работ / услуг │ Ед.изм│ Объем по │ Факт.объем│ Цена, руб.│ Сумма, руб.│
│ │ │ │ договору │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────┼───────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────────┤
│ 1 │ Демонтаж старых напольных покрытий │ кв.м. │ 120,00 │ 120,00 │ 150,00 │ 18 000,00│
│ 2 │ Укладка линолеума гомогенного │ кв.м. │ 120,00 │ 120,00 │ 450,00 │ 54 000,00│
│ 3 │ Покраска оконных рам (2 слоя) │ пог.м.│ 80,00 │ 80,00 │ 200,00 │ 16 000,00│
├────┼────────────────────────────────────┼───────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────────┤
│ │ ИТОГО: │ │ │ │ │ 88 000,00│
└────┴────────────────────────────────────┴───────┴──────────┴──────────┴───────────┴────────────┘
Сумма прописью: Восемьдесят восемь тысяч рублей 00 копеек. (НДС не облагается / в т.ч. НДС 20%, * руб.)
Работы выполнены в срок / с опозданием на ___ дней (причина: *).
Качество работ соответствует условиям контракта / не соответствует (см. Ведомость замечаний № ___ от ___.___.202_ г.).
ЗАКАЗЧИК: МБОУ «СОШ № »
Директор ______________ / * * /
М.П. (подпись) (расшифровка)
ПОДРЯДЧИК: ООО «»
Директор ______________ / * * /
М.П. (подпись) (расшифровка)
Особенности для школьных закупок (ФЗ-44 / ФЗ-223)
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2024-2025 гг. большинство школ переведено на обязательный ЭДО при работе с бюджетными средствами. Акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) директора школы и директора подрядчика в системе (СБИС, Диадок, Контур, ГИС «Закупки» и др.). Бумажный оригинал при этом может не требоваться казначейством, но школа хранит его в архиве.
Реестр принятых работ
В личном кабинете заказчика на портале ГИС «Закупки» (ФЗ-44) или в системе закупки (ФЗ-223) необходимо загрузить скан/файл акта и заполнить реестр исполнения обязательств. Без этого статус контракта не перейдет в «Исполнен».
Типичные ошибки, за которые школа не заплатят (проверки СЧ, Прокуратуры)
- Отсутствие ссылки на номер и дату контракта/договора.
- Расхождение наименований работ в акте и в контракте/смете (например, в смете «Шпаклевка стен», в акте «Подготовка основания»).
- Подпись лица без полномочий (нет доверенности или приказа о назначении в комиссию).
- Отсутствие печати (если у сторон есть печати и они не отменены уставом/решением учредителей).
- Неверный расчет НДС (подрядчик на УСН «Доходы» не выделяет НДС, школа не должна его платить/учитывать).
- Подписание акта до фактического выполнения работ (фактура выставлена, акт подписан, а ремонт не начат — коррупционная составляющая).
Хранение документов
Срок хранения актов выполненных работ в школе — не менее 5 лет после окончания срока действия контракта (внутренний нормативный акт школы / Перечень типовых управленческой документации). Акты по капитальному ремонту и строительству — 75 лет (как техническая документация на объект недвижимости).
Приказ директора о создании комиссии (образец фрагмента)
Директора МБОУ «СОШ № * г. *»
___.___.202_ № ___-о
О СОЗДАНИИ ПРИЕМО-СДАТОЧНОЙ КОМИССИИ
ПО КОНТРАКТУ № ___ ОТ ___.___.202_ Г.
Во исполнение контракта № ___ от ___.___.202_ г. «На выполнение текущего ремонта…»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Создать приемо-сдаточную комиссию в следующем составе:
Председатель: Зам. директора по ХОЗ * * * (тел. —)
Члены:
— Главный бухгалтер * *
— Инженер по охране труда *
— Классный руководитель 5 «А» класса * * (представитель общественности)
Комиссии произвести приемку выполненных работ в срок до ___.___.202_ г. и составить Акт по форме КС-11 / КС-14.
Контроль за исполнением приказа возлагаю на себя.
Директор МБОУ «СОШ № » ______________ / * * /
Чек-лист перед подписанием акта (для директора/зам. директора)
- [ ] Соответствует ли перечень работ в акте перечню в контракте/смете?
- [ ] Совпадают ли объемы (количество) с выполненными на самом деле? (Замерьте площадь класса, посчитайте окна).
- [ ] Верны ли цены за единицу (согласно контракту)?
- [ ] Правильно ли рассчитана сумма и НДС?
- [ ] Есть ли подписи всех членов комиссии (или протокол совещания комиссии, если форма КС-11)?
- [ ] Составлена ли «Ведомость замечаний» при наличии дефектов?
- [ ] Переданы ли все гарантийные талоны, паспорта на материалы, акты скрытых работ (КС-2, КС-3)?
- [ ] Загружен ли акт в ГИС «Закупки» / ЭДО?
Акт выполненных работ в школе — это не просто формальность, а ключевой финансово-правовой документ. Ошибки в его оформлении ведут к задержкам оплаты подрядчику, замечаниям Счетной палаты и рискам для директора как главного распорядителя бюджетных средств. Использование единых форм (КС-11, КС-14) или утвержденной собственной формы, работа через ЭДО и строгая приемка качества комиссией — залог безопасности школы.
Примечание: В статье используются маскированные данные (*) вместо реальных ФИО, адресов, номеров телефонов и номеров документов в соответствии с правилами конфиденциальности. При реальном оформлении подставляйте актуальные данные вашей организации и контрагента.