Мебель, приобретаемая организацией для офиса, производственных помещений или иных целей, относится к основным средствам предприятия. Прежде чем начать её использовать, необходимо документально зафиксировать факт ввода в эксплуатацию. Для этого составляется специальный документ — акт ввода в эксплуатацию. В данной статье мы подробно рассмотрим, что это за документ, зачем он нужен, как его правильно оформить, а также приведём образец заполнения.
Что такое акт ввода в эксплуатацию мебели
Акт ввода в эксплуатацию — это первичный учётный документ, который удостоверяет, что мебель, числящаяся на балансе предприятия или только принимаемая к учёту:
- соответствует всем установленным нормативам и требованиям;
- находится в исправном состоянии;
- не имеет поломок, дефектов, механических повреждений и изъянов;
- с определённой даты может использоваться по прямому назначению в деятельности компании.
Под эксплуатацией понимается применение мебели по прямому назначению для реализации задач и целей предприятия, а также её обслуживание и поддержание в рабочем состоянии.
Когда составляется акт
Документ оформляется в следующих ситуациях:
- При покупке новой мебели (офисные столы, кресла, шкафы, стеллажи и т.д.).
- При изготовлении мебели на заказ и передаче её заказчику.
- После ремонта, реставрации или модернизации мебели.
- При передаче мебели между структурными подразделениями организации.
- При безвозмездном получении мебели.
В отличие от ввода в эксплуатацию зданий и сооружений, процедура для мебели значительно проще: не требуется взаимодействие с муниципальными органами и сложный технологический контроль. Как правило, достаточно визуального осмотра и проверки прилагаемых документов (накладных, паспортов изделий, гарантийных талонов).
Кто участвует в составлении акта
Обычно акт составляется между двумя сторонами:
- передающей — поставщик, изготовитель или подрядчик;
- принимающей — организация, вводящая мебель в эксплуатацию.
Представителями сторон чаще всего выступают директора фирм, их заместители или руководители структурных подразделений. Руководство принимающей стороны может назначить специальную комиссию в составе не менее трёх человек, в которую включаются сотрудники, способные оценить качество, исправность и соответствие мебели заявленным характеристикам.
Форма документа
Акт относится к первичной документации. С 2013 года требование оформлять его по строгому унифицированному образцу отменено. Организации вправе:
- составлять акт в произвольной форме;
- использовать шаблон, разработанный и утверждённый внутри компании.
Важное условие: по структуре и содержанию документ должен соответствовать нормам делопроизводства и правилам деловой документации.
Обязательные сведения в акте
В документе необходимо указать:
- Наименование документа («Акт ввода в эксплуатацию мебели»).
- Номер, дату и место составления акта.
- Ссылку на договор, приложением к которому является акт (номер и дата договора).
- Информацию о сторонах: наименования организаций, реквизиты, ФИО и должности представителей.
- Состав комиссии (если она создавалась).
- Перечень вводимой в эксплуатацию мебели: наименование, количество, инвентарные номера, стоимость.
- Дату ввода в эксплуатацию.
- Подписи всех участников с расшифровкой.
Образец акта ввода в эксплуатации мебели
Ниже приведён примерный образец заполнения документа:
АКТ № *
ввода в эксплуатацию мебели
г. Москва