Списание материальных ценностей (МЦ) в образовательных учреждениях — это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения бюджетного законодательства, Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказов Минфина России. В отличие от коммерческих организаций, школы (как казенные или бюджетные учреждения) обязаны использовать утвержденные федеральными стандартами формы первичной учетной документации или самостоятельно разработанные формы, закрепленные в учетной политике.

В данной статье подробно разберем, какие формы актуальны на 2026 год, как правильно составить комиссию, заполнить бланк и избежать типичных ошибок при списании обучающего оборудования, мебели, канцелярии и пищевых продуктов (для столовых).

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

С 27 сентября 2020 года (Приказ Минфина России от № 52н) для казенных и бюджетных учреждений введена обязательная форма:

• Форма 0504230 (ОКУД) — «Акт о списании материальных запасов». Это основной унифицированный документ для списания МЗ в бюджетной сфере. Применяется для списания из-за износа, порчи, утери, истечения сроков годности и т.д.

Помимо основной формы, в школьной практике часто используются (как вложения или для специфических случаев):

1. Форма ТОРГ-15 (ОКУД 0317015), «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей». Используется, если списание связано с механическим повреждением, боем посуды, приборов (актуально для лабораторий, столовой, мастерских).
2. Форма ТОРГ-16 (ОКУД 0317016) — «Акт о списании материалов, пришедших в негодность». Применяется для продуктов питания (столовая), медпрепаратов, расходников, потерявших потребительские свойства.
3. Форма ОП-8 — «Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов». Специфическая форма для общепита (столовые школы).
4. Форма 0510460 (ОКУД) — Универсальный акт списания материальных запасов, применяемый для учета выбытия МЗ, в т.ч. с забалансовых счетов.
5. Форма 0504143 (ОКУД) — Акт о списании ТМЦ (менее распространена, но допустима при закреплении в учетной политике).

Подготовительный этап: Приказ и Комиссия

Ни один акт списания не имеет юридической силы без предварительного приказа директора школы.

Этап 1: Приказ о создании комиссии

Директор издает приказ (образец приказа обычно хранится в документообороте школы) со следующими реквизитами:

• Номер и дата приказа.
• Основание (плановые проверки, авария, пожар, истечение сроков годности, инвентаризация).
• Состав комиссии: Председатель (обычно зам. директора по УХР или АХР), Члены (бухгалтер, кладовщик, МОЛ — материально ответственное лицо, представитель родительского комитета/совет школы для прозрачности).
• Сроки работы комиссии.

Этап 2: Инвентаризация и проверка состояния

Комиссия в присутствии материально ответственного лица (МОЛ) (заведующей столовой, лаборанта, кладовщика) проводит осмотр ценностей. Составляется опись или ведомость выявленных несоответствий.

Пошаговое заполнение Акта списания (Форма 0504230 — основной образец)

Рассмотрим заполнение основной формы 0504230 на примере списания списанных учебных столов и стульев (износ) и просроченных продуктов (столовая).

Шапка документа (Реквизиты обязательные по 402-ФЗ)

Табличная часть: Перечень списываемых ценностей

Заполняется по каждой номенклатурной позиции отдельной строкой.

Подписи и итоги

• Подписи членов комиссии: Расшифровка фамилий, инициалов, личных подписей. Фамилии замаскированы ().
• Подпись МОЛ: Заведующая столовой / Кладовщик / Лаборант (согласен/не согласен). Фамилия: .
• Подпись директора (утверждающего): Директор МБОУ СОШ № *. Фамилия: *.

Особенности списания в школьной столовой (ТОРГ-16, ОП-8)

Списание продуктов питания и посуды требует дополнительных документов, которые являются основанием для сводного акта 0504230.

Акт ТОРГ-16 (Материалы, пришедшие в негодность)

Когда применяется: Просрочка, закисание, замерзание/разморозка с нарушением качества, порча насекомыми/грызунами.

Ключевые поля для заполнения:

1. Комиссия в присутствии заведующей столовой (ФИО: *) проверяет состояние, весит, фотофиксирует.

Акт ОП-8 (Бой, лом посуды/приборов)

Заполняеться при механическом повреждении: разбитые тарелки, треснувшие стаканы, сломанные ложки, вышедшие из строя термопоты, мультиварки (если не ОС).

• Указывается инвентарный номер (если на балансе) или «б/н» (без номера) для посуды.
• Причина: «Бой при мойке», «Лом при эксплуатации», «Естественный износ».
• Решение комиссии: «Списать за счет средств школы / взыскать с виновного (если установлена вина)».

Списание основных средств (ОС) и ценных документов (БСО)

Если школа списывает компьютеры, интерактивные доски, станки (ОС), процедура сложнее:

1. Акт инвентаризации / осмотра (форма 0504230 или самописный).
2. Акт о выбытии основных средств (форма 0504231 или самописный по приказу Минфина).
3. Расчет остаточной стоимости на дату списания.
4. Приказ директора о выбытии ОС.
5. Списание с баланса (Дт 0102/0103/0104 — Кт 0105/0207/0208 и т.д.).

Для БСО (строгих отчетности, талоны питания, билеты) используется форма 0510461 «Акт о списании БСО».

Бухгалтерские проводки (Справочно для бухгалтерии школы)

После подписания акта директором бухгалтер делает проводки. Источник финансирования определяет корреспондирующий счет:

• Дт 260 (Затраты на основную деятельность) — Кт 101 (105, 109) — списание за счет бюджетных ассигнований (средства ФОТ, ТМР, капитальный ремонт).
• Дт 260, Кт 101 / 105 — списание за счет внебюджетных средств (родительские взносы на питание, аренда кабинетов, гранты).
• Дт 260, Кт 101 — списание БСО (талоны питания).
• Дт 260 — Кт 101 — списание ОС (если остаточная стоимость 0) или через 0105/0207 (если есть остаточная стоимость).
• Дт 301 (Расчеты с МОЛ) — Кт 101 — если установлена вина сотрудника и сумма взыскивается в доход школы (редко, по суду).

Сроки хранения документов

Согласно перечню типовых документов управления архивами (Приказ Минобрнауки/Росархива), акты списания хранятся:

• 5 лет, акты списания ТМЦ, посуды, инвентаря (формы 0504230, ТОРГ-15, ТОРГ-16, ОП-8).
• 5 лет, приказы о создании комиссий и о списании.
• 75 лет — акты списания ОС (если они содержат сведения о лице, ответственном за сохранность) — уточнять в номенклатуре делаов школы.
• До окончания проверки СЧ/Прокуратуры, если есть претензии.

Типичные ошибки и риски при проверках (Счетная палата, Областное управление образования)

1. Отсутствие приказа о комиссии или приказ выпущен после даты акта.
2. Нет подписи МОЛ (заведующей столовой/кладовщика) или подпись стоит с оговоркой «не согласен», а директор все равно утвердил.
3. Несоответствие формы Учетной политике (используют ТОРГ-15, а в политике только 0504230).
4. Списание ОС без акта выбытия (0504231) и расчета амортизации на дату списания.
5. Списание продуктов без заключения специалиста (врача/ветеринара/лаборанта) — только «комиссия решила».
6. Незаполненные коды КЭК (Классификация экономического содержания расходов) — критично для казначейского сопровождения.
7. Списание «в ноль» ОС, которые числятся на балансе с остаточной стоимостью — нужно сначала списать амортизацию или оформить выбытие с признанием убытка.

Образец структуры папки документов для списания (Чек-лист для директора/бухгалтера)

При подготовке к списанию соберите пакет в папку:

1. Приказ директора о создании комиссии (оригинал/копия).
2. Акт инвентаризации / Акт осмотра состояния имущества (если проводилось отдельно).
3. Специализированные акты: ТОРГ-16 (продукты), ТОРГ-15/ОП-8 (посуда/оборудование), 0510461 (БСО).
4. Сводный Акт списания МЗ (Форма 0504230) — основной документ для бухгалтерии.
5. Приказ директора ОБ УТВЕРЖДЕНИИ акта списания (отдельный приказ или резолюция на акте).
6. Расчет остаточной стоимости (для ОС/НМА) — рабочий лист бухгалтера.
7. Справка о движении по счетам 101/105/01/02 (выписка из 1С) на дату акта.

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С:Учреждение 8

В 2026 году большинство школ ведет учет в программе 1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8 (редакция 1.3 / 2.0 / 3.0).

• Документ: «Списание товаров» / «Списание ОС» / «Акт списания МЗ (0504230)».
• Программа автоматически подтягивает остатки, цены, КЭК.
• Печатная форма генерируется по бланку 0504230 (или ТОРГ-16).
• ЭЦП (Электронная цифровая подпись): Приказ и Акт могут подписываться ЭЦП директора и главного бухгалтера в системе ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, ГИС «Школа» / Региональные АИС). Бумажный оригинал с «живыми» подписями все равно рекомендуется хранить в архиве школы до полного перехода на безбумажку в регионе.

Грамотное оформление акта списания в школе, это не просто бюрократия, а защита директора и бухгалтера от обвинений в нецелевом расходовании бюджетных средств или хищении. Главные правила 2026 года:

1. Используйте Форму 0504230 как основную (закреплена в Учетной политике).
2. Для столовой обязательно приложите ТОРГ-16 (продукты) и ОП-8 (посуда).
3. Всегда начинайте с Приказа о комиссии.
4. Обязательно получите подпись МОЛ (материально ответственного лица).
5. Правильно укажите КЭК (КБК) и источник финансирования для проводок.
6. Храните пакет документов не менее 5 лет.

Используйте приведенные выше таблицы и структуру как чек-лист при подготовке к очередной инвентаризации или плановому списанию изношенного имущества. При сложных случаях (списание дорогого ОС, споры с МОЛ, проверки СЧ) проконсультируйтесь с методологом Управления образования или аудитором бюджетной сферы.

---

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-402, Приказ Минфина № 52н, ФЗ-223/44-ФЗ закупки) и практики ведения учета в бюджетных учреждениях на 2026 год. Персональные данные (ФИО, ИНН, адреса, инвентарные номера) в примерах заменены на маску * в целях информационной безопасности.