Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт проверки личного состава — это первичный учетный документ, фиксирующий результаты сверки фактического наличия сотрудников (военнослужащих) с данными учетных документов. В 2026 году актуальность данного документа сохраняется как в военной сфере (по Уставу внутренней службы ВС РФ), так и в гражданских организациях при проведении инвентаризаций, служебных проверок или контроля за соблюдением трудовой дисциплины.

В статье мы подробно разберем правовые основы, виды актов, пошаговый алгоритм составления, типичные ошибки и предоставим универсальный образец акта с возможностью адаптации под нужды вашего подразделения или организации.

Нормативная правовая база актуальная на 2026 год

Форма и порядок проведения проверки личного состава регламентируются разными актами в зависимости от ведомственной принадлежности:

Военная сфера (ВС РФ, Росгвардия, МЧС и др.): Основным документом является Устав внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от № 518). Статья 144 и раздел XII устанавливают порядок учета личного состава, проведения вечерних и утренних поверок, а также оформления актов при выявлении расхождений.
Органы принудительного исполнения (ФССП России): Федеральный закон от № 328-ФЗ «О службе в органах принудительного исполнения РФ» (ред. на 2024–2025 гг.) и приказами Директора ФССП. Сотрудники имеют право ознакомиться с заключением служебной проверки (ч. 3 ст. 18 Закона), что накладывает отпечаток на прозрачность оформления актов.
Гражданские организации (ТК РФ): Статьи 81, 192, 193 ТК РФ (увольнение, дисциплинарные взыскания). Проверка личного состава здесь часто связана с фиксацией прогулов (акт осмотра рабочего места, акт комиссии).
Архивное дело и делопроизводство: Приказ Росархива от № 236 (ред. от 2023 г.) «Об утверждении типовых форм основных учетных документов архивных учреждений», для акта проверки наличия и состояния дел по личному составу (Форма № 1-кн, Форма № 2-кн и др.).

Важно: Единой обязательной для всех формы акта проверки личного состава (как бланка строгой отчетности) на федеральном уровне не существует. Организации и воинские части разрабатывают свои бланки самостоятельно, утверждая их локальными нормативными актами (приказами руководителя/командира), опираясь на требования Устава или ТК РФ.

Основные виды актов проверки личного состава

В практике выделяют несколько типовых ситуаций, требующих оформления акта:

Акт ежедневной проверки (поверки) личного состава. Проводится ежевечерне (в 21:00 или 22:00) и утром в воинских частях. Цель — установление фактического наличия военнослужащих. Оформляется по форме, утвержденной командиром части (часто на основе Книги учета личного состава (форма 1) и именных списков).
Акт внеплановой/незапланированной проверки. Назначается приказом командира/руководителя в случаях: ЧП, тревога, подозрение на несанкционированное отсутствие, служебное расследование.
Акт проверки состояния дел по личному составу (архивный/кадровый). Проводится комиссией для проверки полноты, правильности оформления и сохранности личных дел, личных карточек, приказов по личному составу. Регламентируется архивными правилами (Приказ Росархива № 236).
Акт служебного расследования / служебной проверки. Более сложный документ, результатом которого может стать заключение о виновности должностных лиц. Образцы таких актов широко представлены в системах КонсультантПлюс и ГАРАНТ (разделы «Акты, образцы, формы, договоры»).
Акт проверки воинского учета. Проводится военными комиссариатами совместно с организациями/подразделениями (пример: Акт проверки от состояния воинского учета и бронирования).

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт. Документация. Документы организаций. Общие требования к составу и оформлению реквизитов», в акт должен входить следующий набор реквизитов:

Реквизит	Описание и правила заполнения
Наименование документа	АКТ ПРОВЕРКИ ЛИЧНОГО СОСТАВА (или АКТ ПОВЕРКИ ЛИЧНОГО СОСТАВА, АКТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ЛИЧНОГО СОСТАВА)
Дата составления	День, месяц, год (например, 09 мая 2026 г.). В военной сфере часто указывают время начала и окончания проверки.
Место составления	Наименование воинской части/организации, дислокация (город, ). Адрес части маскируется: в/ч г. .
Основание для проведения	Номер и дата приказа (директивы, распоряжения) о назначении проверки/комиссии. Пример: «По приказу командира в/ч от № »
Состав комиссии	Должность, воинское звание/классный чин, ФИО председателя и членов комиссии. Подписи с расшифровкой. Фамилии в примерах заменяются на .
Объект проверки	Какое подразделение проверяется (рота, батарея, отдел, цех). Номер роты/взвода.
Методика проверки	Как проводилась: поименный опрос по списку, сверка с Книгой учета (форма 1), с ведомостью отпусков/больничных/командировок, осмотр казарм/блоков.
Результаты (Табличная часть)	Сводные данные: Всего по штату/списку — * чел.; Фактически присутствует — * чел.; Отсутствуют по уважительным причинам (больничный, отпуск, командировка) — * чел.; Несанкционированно отсутствуют — * чел. (с указанием ФИО *).
Выявленные нарушения/Несоответствия	Детальное описание каждого случая отсутствия или расхождения в документах.
Меры, принятые по результатам	Сообщение командиру, составление рапортов, внесение в журнал учета, направление материалов на служебное расследование.
Подписи	Председатель комиссии, члены комиссии, лицо, проверившее (комендант, старшина роты), лицо, ответственное за учет (клерк, секретарь комиссии).

Пошаговая инструкция по заполнению акта

Шаг 1: Подготовка и назначение комиссии

Руководитель (командир) издает приказ/распоряжение о проведении проверки. В приказе указываются: цели, сроки, состав комиссии (председатель — обычно замполитик или начальник штаба, члены — комендант, старшины рот, врач/фельдшер для проверки больничных).

Шаг 2: Сбор исходных документов

Комиссия перед выходом на проверку должна иметь на руках:

Книгу учета личного состава (Форма № 1), основной документ ежедневного учета.
Именной список для проведения вечерней поверки.
Ведомость военнослужащих/сотрудников, находящихся в отпуске, на лечении (больничные), в командировках, на учебе.
Строевой журнал (для сверки с утренним построением).
Журнал регистрации приказов по личному составу.

Шаг 3: Проведение прямой проверки (поверки)

В военной части: комиссия обходит казармы, блоки, поименно опрашивает личный состав по списку. В гражданской организации: комиссия обходит рабочие места, сверяет с табелем учета рабочего времени (Т-12, Т-13).

Ключевой момент: Фиксируется фактическое наличие. Если военнослужащего/сотрудника нет на месте, но он числится в части, устанавливается причина.

Шаг 4: Заполнение табличной части акта

Рекомендуемая структура таблицы:

| № п/п | Подразделение | Всего по списку | Присутствует | Отсутствуют (причина) | Примечание |
|-------|---------------|-----------------|--------------|-----------------------|------------|| 1 | 1-я рота | 120 | 115 | 3 (больничный), 2 (отпуск) | Н/с отсутствует: Иванов И.И. (*) |
| 2 | 2-я рота | 118 | 118 | ― | ౼ |
| ИТОГО | | 238 | 233 | 5 | 1 н/с |

Шаг 5: Описание выявленных нарушений

Если выявлены лица, несанкционированно отсутствующие (Н/С), для каждого составляется отдельная строка или приложение с указанием: ФИО (), воинское звание/должность, время и обстоятельства обнаружения отсутствия, принятые меры (опрос соседей, проверка телефонов , сообщение в полицию/комендатуру).

Шаг 6: Подписание и утверждение

Акт подписывается всеми членами комиссии. В военной части, утверждается командиром части (подпись с печатью части, если предусмотрено). В гражданской организации — утверждается генеральным директором/руководителем.

Образец акта проверки личного состава (Универсальный бланк)

Ниже приведен образец бланка, который можно скопировать в Word, заполнить данными и распечатать. Поля, требующие заполнения конкретными данными, выделены квадратными скобками. Персональные данные в примерах замаскированы (*).

УТВЕРЖДАЮ

Командир в/ч

_____________ / /

«___» _____________ 2026 г.

АКТ ПРОВЕРКИ ЛИЧНОГО СОСТАВА

г. * «___» _____________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Председатель комиссии: Замкомандира части по воспитательной работе, гвардии подполковник * * *

Члены комиссии:

Комендант гарнизина (в/ч ), гвардии майор *

Старшина 1-й роты, гвардии старшина *

Врач части — гвардии капитан медслужбы *

Клерк штаба — рядовой *

составили настоящий Акт о результатах проверки личного состава [Наименование подразделения, напр. 1-й роты 2-го батальона в/ч ].

Основание: Приказ командира в/ч * от «___» _____________ 2026 г. № * «О проведении внеплановой проверки личного состава».

Цель проверки: Установление фактического наличия личного состава, сверка с учетными документами, выявление причин отсутствия военнослужащих.

Ход проверки: В * часов * минут комиссия приступила к поименной проверке личного состава путем опроса каждого военнослужащего по именному списку (вечерней поверке) с сверкой данных Книги учета личного состава (Форма № 1), ведомости больничных, отпускников и командированных.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ

№	Показатель	Количество (чел.)
1	Всего по штату/списку в подразделении
2	Фактически присутствует на месте дислокации
3	В том числе: на дежурстве (вахте) в части
4	Отсутствуют по уважительным причинам (ИТОГО)
4.1	На стационарном лечении (больничный)	* * ; * *
4.2	На амбулаторном лечении / в поликлинике	* *
4.3	В очередном ежегодном отпуске	* *
4.4	В командировке / на учебе	* (приказ № от *)
5	Несанкционированно отсутствуют (Н/С)	* (гр. года р., зв. ). Отсутствует с ч. * мин. Телефон: . Меры: опрошены соседи по блоку, сообщено в комендатуру в ч.

Выявленные нарушения и несоответствия:

Военнослужащий * * (Н/С) не явился на вечернюю проверку. Военная билет № , удостоверение личности № * с собой не имел (по данным соседей).
В Книге учета личного состава (Форма № 1) на мая 2026 г. отсутствует отметка об уходе в отпуск с/с * (приказ № от *).

Принятые меры:

Командир части доложен по телефону в ч. * мин.
Материалы проверки переданы дежурному офицеру для внесения в Журнал учета личного состава.
По факту Н/С * * * начато служебное расследование (рапорты приложены).
Клерк штаба поручено внести исправления в Книгу учета (Форма № 1) по п. 2 нарушений.

Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 1 — в штаб части (к приказу), 1 — в ротный журнал учета, 1, в архив комиссии.

Председатель комиссии: _____________ / * * /

Члены комиссии:

_____________ / * /

_____________ / * * /

УТВЕРЖДЕНО

Командир в/ч * _____________ / * * * /

«___» _____________ 2026 г.

М.П. (При наличии печати подразделения)

Особенности оформления в разных ведомствах (Нюансы 2026 года)

Военная сфера (Минобороны, Росгвардия, ФСИН, МЧС)

Ежедневность: Акт вечерней поверки (часто называемый «Ведомость вечерней поверки») заполняется ежедневно. Ежедневный акт может не требовать подписи командира, достаточно подписей комиссии и внесения в Журнал учета. Еженедельный/месячный сводный акт подписывается командиром.
Форма 1: Книга учета личного состава (Форма № 1) — главный документ. Акт проверки — это фиксация результатов сверки с Формой № 1.
Цифровизация: В 2024–2026 гг. активно внедряются АСУ «Личный состав» / «Воинский учет». Распечатка из АСУ с ЭЦП ответственного лица может заменять бумажный акт, но для служебных расследований часто требуют «бумагу» с живыми подписями.

ФССП России (Приставы)

Проверки личного состава часто связаны со служебными проверками (ст. 18 ФЗ-328). Акт служебной проверки — более объемный документ, включающий анализ исполнения служебных обязанностей, соблюдения запретов и ограничений.
Сотрудник имеет право ознакомиться с заключением по результатам служебной проверки (если это не гостайна). Подпись сотрудника на акте ознакомления обязательна.

Гражданские организации (ООО, ИП, госучреждения)

Проверка личного состава = Инвентаризация кадров / Проверка соблюдения трудовой дисциплины.
Основа: Приказ руководителя о создании комиссии по инвентаризации/проверке.
Результат: Акт инвентаризации (форма ИНВ-18 или собственная), Акт комиссии по проверке явки на рабочие места.
Связь с приказами по личному составу: На основании акта изготавливаются приказы о применении мер дисциплинарной ответственности (замечание, выговор) или об увольнении за прогулы (ст. 81 ТК РФ). Образцы приказов по личному составу 2025-2026 гг. доступны в КонсультантПлюс/ГАРАНТ.

Типичные ошибки при составлении акта

Отсутствие основания (приказа о проверке). Акт без приказа — просто бумага, не имеющая юридической силы.
Неполный состав комиссии. Проверка проведена одним человеком (например, только старшиной роты) без председателя и врача (для проверки больничных).
Расхождения с Книгой учета (Форма 1). В акте одно число, в Книге — другое. Всегда сверяйте итоги.
Неуказание конкретных мер по Н/С. Фраза «приняты меры» без деталей (кто, когда, кому доложил, какой рапорт написан) делает акт бесполезным для следствия/суда.
Отсутствие подписей всех членов комиссии. Если член комиссии отказался подписать — составляется отдельное мнение (приложение к акту).
Использование устаревших форм. Проверяйте актуальность форм на сайтах ведомств или в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ).

Сроки хранения и учет актов

Сроки хранения определяются Номенклатурой дел конкретной организации/части, утвержденной в соответствии с типовыми номенклатурами (Росархив).

Акты ежедневных поверок (вечерние/утренние): Обычно хранятся в течение 1 года (до следующей годовой проверки/архивирования) или до окончания года, затем уничтожаются по акту после проверки комиссией. Часто не оформляются в отдельные дела, а сшиваются в журнал учета.
Акты внеплановых проверок, служебных расследований, инвентаризаций: Хранятся в делах постоянного или длительного хранения (10–50 лет или 75/100 лет для личных дел), в зависимости от категории дела (личное дело, дело служебного расследования, дело по учету личного состава).
Приказы по личному составу: На основании которых вносились данные в акты, хранятся 75 лет (приказы о приеме на службу, увольнении, присвоении званий) или 10–50 лет (о поощрениях, наказаниях, отпусках).

Цифровые инструменты и программы (2026 год)

Для автоматизации процесса используются:

АСУ «Личный состав» (Минобороны) / АСУ ФССП / АСУ МВД: Ведомственные автоматизированные системы. Позволяют формировать акты на основе данных базы, ставить ЭЦП.
1С:ЗУП / 1С:Кадры / 1С:Управление нашей фирмой: Для гражданских организаций. Есть встроенные отчеты «Акт инвентаризации личного состава», «Ведомость отсутствующих».
Электронный документооборот (ЭДО): СБИС, Диадок, Контур.Экстерн — для согласования и подписания актов ЭЦП между подразделениями и штабом/центром.
Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, ГАРАНТ — для поиска актуальных образцов актов, приказов по личному составу, комментариев к Уставу ВС РФ и ФЗ-328. В них регулярно обновляются формы на 2025–2026 годы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязательно ли ставить печать на акте проверки личного состава в воинской части?

В соответствии с Уставом ВС РФ и приказами Минобороны, воинские части не являются юридическими лицами и, как правило, не имеют печатей (кроме печатей для банковских документов или специальных случаев). Акт удостоверяется подписями командира и членов комиссии с расшифровкой. Печать ставится только если это прямо прописано во внутреннем распорядке части или ведомственном приказе.

Вопрос: Что делать, если военнослужащий/сотрудник отказываеться подписывать акт?

В акте делается отметка: «Военнослужащий * * * отказ(а)сь от подписания акта / от ознакомления с актом». Подписываются председатель и члены комиссии. Составляется отдельная служебная записка/рапорт о отказе.

Вопрос: Можно ли использовать акт проверки личного состава как основание для увольнения (статья 81 ТК РФ) в гражданской организации?

Сам по себе акт проверки (фиксация отсутствия) — это основание для составления акта о прогуле (в форме Т-8 или свободной). Уже на основании акта о прогуле и объяснительной записки (или акта об отказе от ее написания) издается приказ об увольнении. Акт проверки личного состава, первичный фиксирующий документ.

Вопрос: Где скачать актуальный бланк акта проверки личного состава в Word/PDF?

Единого федерального бланка нет. Рекомендуется:

Скачать типовой образец из КонсультантПлюс или ГАРАНТ (разделы «Акты, образцы, формы» -> «Учет личного состава» / «Служебные проверки»).
Взять бланк у старшего клерка/секретаря штаба (в части) или у кадрового офицера/HR-менеджера (в гражданской орге).
Сформировать свой на основе нашего образца выше, утвердив его приказом руководителя.

Вопрос: Как оформить акт, если проверка проводится ночью (вне графика)?

В акте указывается точное время начала и окончания проверки (например, «Начало в 02:00, окончание в 03:30 »). В основании ссылаются на приказ/директиву о внеплановой проверке (тревога, ЧП, оперативная информация). Состав комиссии может отличаться от дневного (дежурные офицеры, комендантская команда).

Акт проверки личного состава — это не просто формальность, а ключевой документ, обеспечивающий безопасность, дисциплину и правовую защиту интересов как организации/части, так и самого личного состава. Грамотное оформление акта в 2026 году требует:

Строгого следования ведомственным нормам (Устав ВС РФ, ФЗ-328, ТК РФ).
Наличия актуального приказа-основания и уполномоченной комиссии.
Точной сверки с первичными учетными документами (Книга учета Ф.1, Табель, Ведомости).
Детальной фиксации каждого случая отсутствия с указанием причин и принятых мер.
Полного набора подписей и своевременного внесения в учет/архив.

Используйте приведенный выше универсальный образец как основу, адаптируйте его под специфику вашего ведомства (ВС РФ, ФССП, МВД, гражданский сектор) и утвердите локальным нормативным актом. Для поиска судебной практики и уточненных форм на текущую дату обращайтесь к КонсультантПлюс или ГАРАНТ.

Статья подготовлена на основе актуальной на г. нормативной базы (Устав ВС РФ, ФЗ-328, ТК РФ, Приказ Росархива № 236) и информацией из справочно-правовых систем КонсультантПлюс и ГАРАНТ. Персональные данные, номера телефонов, адреса дислокации и номера документов в примерах замаскированы (*) в соответствии с требованиями безопасности.