Акт приема-передачи товара — это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи продавцом (поставщиком) и принятия покупателем (заказчиком) товарно-материальных ценностей. Без правильно оформленного акта сделка считается незавершенной с юридической и бухгалтерской точек зрения. В данной статье мы подробно разберем, как составить документ, какие реквизиты обязательны, и предоставим актуальный образец на .

Зачем нужен акт приема-передачи?

Основные функции документа:

• Юридическое закрепление перехода права собственности. Согласно ГК РФ (ст. 458, 491), право собственности переходит в момент передачи товара, если договором не предусмотрено иное. Акт — главное доказательство этого момента.
• Основание для бухгалтерии. Продавец списывает товар и признает выручку, покупатель учитывает поступление материалов и ВАТС (если применимо). Без акта налоговая инспекция может отказать в вычете НДС и признании расходов по налогу на прибыль.
• Фиксация качества и комплектации. В акте отмечается отсутствие претензий или фиксируются выявленные дефекты, некомплект, расхождения с накладной.
• Расчеты с контрагентом. Часто оплата по счету производится только после подписания акта.

Законодательная база и форма документа

С года (ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ст. 9) организации и ИП имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, включая акт приема-передачи, и утверждать их учетной политикой. Единой государственной формы (как старый ТОРГ-12 или М-15) для обязательного использования не существует.

Однако документ должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 ФЗ-402):

1. Наименование документа («Акт приема-передачи товара»).
2. Дата составления.
3. Наименование организации/ИП (участников хозяйственной операции).
4. Содержание хозяйственной операции (передача товара).
5. Естественные измерения операции (количество, вес, метраж и т.д.).
6. Должности лиц, совершивших операцию и отвечающих за ее оформление.
7. Подписи этих лиц с расшифровкой (ФИО).

Важно: Печать ставить не обязательно (кроме случаев, когда уставом организации или договором это предусмотрено), но подписи уполномоченных лиц — обязательны.

Структура акта: пошаговое заполнение

Шапка документа

• Название: АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА № от «» * 2026 г.
• Место составления: г. * (или населенный пункт).
• Основание: Договор поставки № от «» * 2026 г., Счет на оплату № *.

Стороны (Реквизиты)

Указываются полные данные передающей и принимающей сторон:

Табличная часть (Товары)

Самая важная секция. Рекомендуемые колонки:

1. № п/п
2. Наименование товара (полное, по договору/спецификации)
3. Единица измерения (шт., кг, м, упаковка)
4. Количество по накладной/договору
5. Фактически принято (количество)
6. Цена за единицу (без НДС / с НДС — уточнить в договоре)
7. Сумма (без НДС)
8. Ставка НДС (20%, 10%, 0%, без НДС)
9. Сумма НДС
10. Сумма всего (с НДС)
11. Примечание (маркировка, срок годности, серия, номер партии, выявленные дефекты)

Заключительная часть

• Прописью: рублей копеек.
• Упаковка/Тара: Принята / Не принята / Возвращена. Состояние: .
• Претензии: «Принимающая сторона претензий по качеству, комплектации и внешнему виду товара не имеет» ИЛИ «Выявлены следующие расхождения: . Составлен отдельный Акт расхождений / Претензия № *».
• Количество экземпляров: Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: по одному для каждой стороны.

Подписи

Нюансы оформления в специальных случаях

Товары с обязательной маркировкой («Честный знак»)

При передаче обуви, одежды, парфюмерии, шин, фотоаппаратов и др. в акте обязательно указывать коды маркировки (КИЗ) для каждой единицы. Допускается приложение отдельного реестра кодов (в XML/CSV или табличной форме) как неотъемлемой части акта. Без кодов маркировки покупатель не сможет ввести товар в оборот и получить вычет НДС.

Передача товара на ответственное хранение или комиссию

Название меняется: «Акт приема-передачи товара на ответственное хранение» или «Акт приема товара на комиссию». В тексте указывается: «Товар передается не в собственность, а на хранение/реализацию от имени комитента». Срок хранения/реализации фиксируется в акте.

Межфилиальная перемещение (внутри одной организации)

Оформляется «Акт приема-передачи товаров (материалов) между структурными подразделениями». Стороны: «Отправитель» (Филиал №1) и «Получатель» (Филиал №2). Для налогового учета это реализация/поступление, для бухгалтерии — перемещение внутри юрлица.

Электронный документооборот (ЭДО)

В 2026 году большинство B2B-сделок проходит через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.). Акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченных сотрудников. Бумажный оригинал не требуется, если стороны не договорились иначе. Формат файла — XML (УПД/УКД по приказу ФНС ММВ-7-15/820@) или PDF с ЭП.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие ссылки на договор/счет. Невозможно привязать акт к конкретной сделке.
• Расхождения с УПД/Накладной. Если в УПД (Универсальный передаточный документ) одно количество, а в Акте — другое, налоговая задаст вопросы.
• Подпись не уполномоченного лица. Кладовщик без доверенности не может подписать акт от имени организации. Нужен приказ/доверенность на представителя.
• Игнорирование дефектов. Подписав акт без претензий, вернуть брак или потребовать скидку будет крайне сложно (придется доказывать скрытые дефекты в суде).
• Несвоевременное оформление. Акт должен быть подписан в момент фактической передачи товара, а не через месяц для «закрытия» квартала.

Образец заполнения (Текстовый шаблон для копирования)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА № 123 от «10» марта 2026 г.
г. Москва

Мы, нижеподписавшиеся:
От имени ООО «Поставщик» (ИНН 77, КПП 77), в лице Генерального директора Иванова Ивана Иванова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Передающая сторона»,
и
От имени ИП Петрова Петра Петровича (ИНН 77), действующего лично, именуемое в дальнейшем «Принимающая сторона»,
составили настоящий Акт о следующем:

Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла товар по Договору поставки № 456 от «01» марта 2026 г. в следующем количестве и ассортименте:

№ | Наименование | Ед.изм. | Кол-во по дог. | Факт. принято | Цена (без НДС) | Сумма (без НДС) | НДС % | Сумма НДС | Всего с НДС
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---
1 | Ноутбук игровой Model X (SN: *) | шт. | 5 | 5 | 85 000,00 | 425 000,00 | 20% | 85 000,00 | 510 000,00
2 | Сумка для ноутбука 15.6" черная | шт. | 5 | 5 | 2 000,00 | 10 000,00 | 20% | 2 000,00 | 12 000,00
ИТОГО: | | | 10 | 10 | | 435 000,00 | | 87 000,00 | 522 000,00

Товар принят в надлежащем качестве, комплекте, без видимых повреждений упаковки. Претензий по внешнему виду, количеству и комплектации нет.
Коды маркировки (КИЗ) переданы в электронном виде через ЭДО / приложены в Приложении № 1;
Тара (коробки производителя) передана вместе с товаром, не подлежит возврату.
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: по одному для каждой стороны.

ПЕРЕДАВШИЙ ПРИНЯВШИЙ
_____________ /Иванов И.И./ _____________ /Петров П.П./
М.П. ООО «Поставщик» М.П. (при наличии у ИП)

Хранение документов

Срок хранения актов приема-передачи — не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором они составлены (Росархив, типовые перечни). В случае споров или налоговых проверок срок может продлеваться до окончания проверки/судебного процесса. При ЭДО хранение обеспечивает оператор (минимум 6 лет по закону об ЭДО).

Грамотно оформленный акт приема-передачи товара — это гарантия финансовой безопасности бизнеса. Он защищает продавца от необоснованных претензий покупателя и покупателя — от получения некачественного или неполного товара. Используйте единый шаблон, утвержденный учетной политикой, заполняйте все реквизиты в момент реальной передачи и обязательно проверяйте соответствие данным накладной (УПД) и договора. В 2026 году приоритет отдается электронному документообороту с КЭП, что исключает ошибки ручного заполнения и ускоряет документооборот.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении сделок крупных сумм или сложных схем рекомендуется привлечь юриста или бухгалтера.