Оформление акта приема-передачи — обязательная процедура при увольнении сотрудников, закрепленных за которыми находятся материальные ценности, документы, печати или доступы к информационным системам. В Республике Казахстан единой утвержденной государством формы для данного документа не существует, однако Трудовой кодекс РК и нормативные акты по бухгалтерскому учету накладывают обязательства на работодателя зафиксировать факт передачи дел и имущества.
Правовая база в РК
Основными документами, регулирующими процедуру, являются:
- Трудовой кодекс Республики Казахстан (статьи 49, 56) — регулируют порядок расторжения трудового договора и обязанности сторон при передаче дела.
- Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» — требует документального подтверждения факта передачи активов и документов.
- Типовые формы первичной учетной документации (утвержденные приказами Министра финансов РК), используются как база для разработки собственных форм.
Важно: Согласно п. 5 ст. 49 и п. 1 ст. 56 ТК РК, при расторжении трудового договора работодатель обязан обеспечить передачу дела. Отказ работника подписывать акт не освобождает работодателя от обязанности его составить (составляется комиссией).
Когда требуется составление акта
Акт составляется не при каждом увольнении, а только если у работника на балансе (ответственности) есть:
- Основные средства (техника, мебель, транспорт).
- Товарно-материальные ценности (ТМЦ), расходники, канцелярия.
- Документы строгой отчетности (БСО), ценные бумаги.
- Печати, штампы, ключи от помещений/сейфов.
- Доступы к информационным системам (1С, банк-клиент, CRM, почта).
- Делопроизводство (дела, картотеки, архивы) — особенно актуально для кадровцев, бухгалтерей, секретарей, начальников отделов.
Структура и обязательные реквизиты акта
Хотя форма свободная, документ должен содержать реквизиты, установленные ст. 9 Закона РК «О бухгалтерском учете;..»:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи дел / имущества / документов».
- Дата составления (день, месяц, год) и место (город/населенный пункт).
- Наименование организации (ТОО «», ИП и т.д.).
- Основание для составления (Приказ о увольнении № * от .. г.).
- Состав комиссии (Председатель, Члены — ФИО, должности).
- Сведения о передающем лице (Увольняемый: Должность, ФИО ).
- Сведения о принимающем лице (Новый МОЛ / Заместитель директора / Новый начальник отдела: Должность, ФИО ).
- Перечень передаваемых ценностей (табличная часть: Наименование, Инв. номер, Кол-во, Состояние, Примечание).
- Результаты инвентаризации (если проводилась).
- Подписи передавшего, принявшего и членов комиссии с расшифровкой.
- Печать организации (при наличии).
Образец заполнения акта (Пример структуры)
Ниже приведен универсальный образец, адаптированный под реалии казахстанского делопроизводства. Конфиденциальные данные замаскированы.
г. «» 202 г.
ТОО «» (БИН ), именуемое в дальнейшем «Организация», в лице Генерального директора , действующего на основании Устава, с одной стороны, и уволняемый сотрудник (ИИН ), занимавший должность , с другой стороны, а также вновь назначенное материально ответственное лицо (ИИН ), должность , составили настоящий Акт о нижеследующем:
ОСНОВАНИЕ: Приказ № от г. «О расторжении трудового договора с » и Приказ № от г; «О назначении МОЛ».
СОСТАВ КОМИССИИ:
Председатель: — (подпись ____________)
Члены: , (подпись ____________)
— * (подпись ____________)
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ЦЕННОСТЕЙ:
| № | Наименование | Инв. № / Серия | Кол-во | Состояние (новое/б/у/дефект) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ноутбук HP ProBook | INV-* | 1 шт. | Рабочее, царапины на корпусе | Закреплен за МОЛ |
| 2 | Печать организации (основная) | — | 1 шт. | Исправная | Передана новому директору |
| 3 | Ключи от каб. , серверной | — | 2 компл. | Исправные | — |
| 4 | Документы строгой отчетности (БСО) | Серия № — № | шт. | Целые | Список прил. (Приложение 1) |
| 5 | Дела кадрового учета за 202-202* гг. | — | т. | Полные, пронумерованы | Инвентаризационная опись № |
| 6 | Доступы к 1С:ЗУП, ЕСФ, Банк-клиент | Логины: * | — | Актуальные | Пароли изменены в присутствии комиссии |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОМИССИИ:
Комиссия установила, что фактическое наличие перечисленных ценностей соответствует учетным данным. Недостач, излишков и порчи не выявлено. Претензий по передаваемым ценностям у сторон нет.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ:
— Пароли от информационных систем изменены / переданы в запечатанном конверте № .
— Увольняемый сотрудник ознакомлен с актом, претензий не имеет.
ПЕРЕДАЛ: _______________ / / (Подпись)
ПРИНЯЛ: _______________ / / (Подпись)
Члены комиссии:
_______________ / /
_______________ / /
М.П. (Печать ТОО «*»)
Особенности для ключевых должностей
Увольнение главного бухгалтера
Это самый рискованный момент. Акт должен включать:
- Перечень всех первичных документов по счетам бухгалтерского учета (п. 10 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету).
- Наличие/отсутствие неподписанных отчетов, необеспеченных операций.
- Статус сдачи отчетности в госорганы (КГД МФ РК, Статкомитет, Фонд соцстрахования).
- Доступы к ЭЦП (ключи НУЦ, токены) — передача токена оформляется отдельным актом или пунктом данного акта.
- Результаты инвентаризации кассы и банковских счетов (сверка остатков).
Увольнение кадровика / секретаря / начальника отдела кадров
Предмет передачи — дела и архивы. Обязательно:
- Инвентаризационная опись дел (Форма № 14-АРХ или собственная).
- Сроки хранения дел.
- Состояние дел (прошиты, пронумерованы, наличие обложек).
- Передача ключей от архива/металлических шкафов.
Увольнение кладовщика / МОЛ склада / продавца
Обязательна полная инвентаризация ТМЦ (п. 1 ст. 56 ТК РК, стандарты учета). Акт приема-передачи подписывается на основании инвентаризационной описи. Если выявлены недостачи — составляется отдельный акт о недостаче, вопрос о возмещении урегулируется до подписания итогового акта.
Процедура проведения передачи (Пошагово)
- Издание приказа о создании комиссии по приему-передаче дел (за 3-5 дней до увольнения).
- Проведение инвентаризации (обязательно для МОЛ, кассиров, бухгалтеров). Составляется опись.
- Подготовка акта заполняется заранее (перечень известен из карточки МОЛ / инвентарной книги).
- Совещание комиссии в день увольнения (последний рабочий день). Проверка фактического наличия, состояния, доступов.
- Подписание акта в 3 экземплярах: уволенному, новому МОЛ/руководителю, в бухгалтерию/архив организации.
- Блокировка доступов ИТ-отделом сразу после подписания (или в присутствии комиссии).
- Выдача трудовой книжки и расчета — только после подписания акта (п. 1 ст. 56 ТК РК: «работодатель обязан выдать… при условии передачи дела»).
Частые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие акта (устная передача) | Невозможность списать МЦ с баланса у уволенного, налогие риски, уголовная ответственность за хищение | Обязательное письменное оформление комиссией |
| Общие фразы: «Передал все дела» без перечня | Споры о недостачах документов в будущем, проблемы при проверках КГД/Прокуратуры | Детальная таблица с номерами, датами, количеством |
| Неподписание акта уволенным | Документ недействителен для списания | Комиссия составляет акт в присутствии 2-х свидетелей, делает отметку «Отказался подписывать», передает копию уволенному под роспись/почте |
| Игнорирование передачи ЭЦП и доступов | Риск несанкционированных действий от имени компании, штрафы за утечку данных | Пункт в акте: «Токен ЭЦП № * возвращен / уничтожен / передан новому руководителю» |
| Передача без инвентаризации (для МОЛ) | Нарушение ст. 56 ТК РК, невозможность взыскать ущерб | Проводить инвентаризацию заранее (за 10-15 дней) |
Электронный документооборот (ЭДО) и 1С
В современных условиях (актуально на ) многие компании в РК переводят процесс в ЭДО (GosPortal, 1С:Документооборот, Казтелеком и др.).
- Акт формируется в системе на базе справочника «Материально ответственные лица».
- Подписание происходит усиленной/неусиленной ЭЦП сторон.
- Автоматически блокируются доступы у уволенного в 1С, AD, VPN.
- Печатная форма генерируется для архива (при необходимости нотариального заверения).
Что делать, если уволенный отказался подписывать?
Согласно судебной практике РК и ТК РК:
- Комиссия составляет акт в присутствии двух свидетелей (не заинтересованных лиц).
- В акте делается отметка: «Увольняемый * отказ(а/лся) от подписания акта, ознакомлен с текстом под росписью свидетелей».
- Свидетели подписывают акт.
- Копия акта направляется уволенному заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на адрес регистрации (или лично под роспись, если придет за ТК).
- На основании такого акта бухгалтерия имеет право списать имущество с баланса уволенного и принять на баланс нового МОЛ.
Хранение акта
- Срок хранения: в соответствии с Перечнем типовых сроков хранения документов (утв. Приказом МК РК), акты приема-передачи дел при смене руководителей/МОЛ хранятся не менее 50 лет (как дела управления персоналом/бухгалтерии) или до окончания срока хранения последнего дела, описанного в акте.
- Хранятся в архиве организации или в деле «Прием-передача дел при смене должностных лиц».
Краткий чек-лист для HR/Руководителя перед увольнением:
- [ ] Приказ о комиссии подписан и ознакомлен членам.
- [ ] Инвентаризация проведена (если МОЛ/бухгалтер/кассир), опись подписана.
- [ ] Проект акта подготовлен бухгалтерией/кадровиком/ИТ.
- [ ] Подготовлены: печати, ключи, токены ЭЦП, списки паролей (в конверте).
- [ ] Комиссия собрана в последний рабочий день.
- [ ] Акт подписан 3-мя экземплярами (или ЭЦП в ЭДО).
- [ ] Доступы заблокированы ИТ-отделом.
- [ ] ТК выдана, расчет произведен.
- [ ] Экземпляр акта сдан в архив/бухгалтерию.
Резюме: Грамотно составленный акт приема-передачи — это главная защита организации от финансовых потерь, налоговых начислений и трудовых споров при увольнении ключевых сотрудников. Не пренебрегайте детализацией перечня и процедурой инвентаризации.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудового юриста или аудитором, знакомым с актуальными изменениями в законодательстве РК на момент составления документа.