Передача дела — это ответственный процесс, обеспечивающий непрерывность работы организации и сохранность документации. В данной статье подробно разберем, как правильно составить акт приема-передачи отдела делопроизводства, какие нормативные акты регулируют эту процедуру, и предоставим актуальные образцы на 2026 год.
Нормативная база и правовое значение акта
Законодательно жесткая форма акта приема-передачи дел для кадровой службы или отдела делопроизводства не утверждена (ст. 22 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ст. 10 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», Постановление Госархива РФ от № 1). Однако на практике сложился устойчивый алгоритм, игнорирование которого несет риски для обеих сторон.
- ФЗ-125 «Об архивном деле» — обязывает передавать дела в установленном порядке с составлением описей/актов.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 — правила составления описей дел.
- Приказ Росархива от № 236 — критерии отнесения документов к срокам хранения (важно для проверки перед передачей).
- ТК РФ (ст. 68, 84.1), обязанности работодателя по ведению трудовых книжек и хранению кадровых документов.
Важно: Акт является основным документом, фиксирующим момент перехода ответственности за сохранность документов от уволенного (переведенного) сотрудника к новому. Без подписанного акта сложно доказать вину конкретного лица в случае утери или порчи дел.
Когда требуется составление акта
- Увольнение руководителя отдела делопроизводства / кадровика / секретаря.
- Перевод на другую должность (в т.ч. внутри организации).
- Отпуск длительностью более 2 недель (часто оформляется временная передача).
- Реорганизация отдела (слияние, разделение, изменение структуры).
- Передача дел в архив организации по истечении сроков хранения в рабочем отделе.
Подготовительный этап: что сделать до подписания акта
Качественная передача начинается за несколько дней до даты увольнения/передачи. Рекомендуемый алгоритм:
Приказ о создании комиссии
Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по приему-передаче дел.
- Состав комиссии: председатель (обычно заместитель директора или начальник вышестоящего подразделения), члены (бухгалтер, юрист, представитель профсоюза, по желанию), новый сотрудник (принимающая сторона), уволенный сотрудник (передающая сторона).
- Задачи комиссии: сверка наличия дел по номенклатуре, проверка оформления (нумерация, прошивка, заполнение форм), проверка сроков хранения, наличия электронных копий/баз данных.
Инвентаризация и сверка с номенклатурой дел
Комиссия сверяет физическое наличие дел (томов) с Номенклатурой дел (утвержденной на текущий год) и Описями дел за прошлые годы.
На что обратить внимание:
- Соответствие названий дел номенклатуре.
- Полнота годов (нет ли «пробелов» по годам).
- Наличие листов учета выдачи дел (форма № 10 или своя).
- Состояние дел: прошивка, нумерация листов, заполнение обложек (форма инв. № 26), наличие подписей ответственных.
- Наличие дел, подлежащих передаче в архив (срок хранения истек).
Проверка электронного документооборота (ЭДО) и баз данных
В 2026 году отдел делопроизводства немыслим без ЭДО (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, «Мой Офис» и др.). В акт обязательно нужно включить пункт о передаче:
- Доступов (логинов/паролей от ИС ЭДО, почты отдела, порталов Госуслуг, ЭДО операторов). В акте пароли пишутся как: «Логин: * / Пароль: * (передан в закрытом конверте/лично)».
- Ключей электронной подписи (ЭЦП) — если они на балансе отдела. ФИО владельца ключа: ; Серийный номер сертификата: ; Срок действия: *.
- Резервных копий баз данных (где хранятся, актуальность бэкапа).
- Реестров учетных единиц хранения (если ведутся в Excel/Access/1С).
Структура и обязательные реквизиты акта
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Наборы обменных данными…» и деловой практике, акт должен содержать:
| Реквизит | Описание / Требования |
|---|---|
| Наименование документа | АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА |
| Дата и место составления | Дата (число, месяц прописью, год), Населенный пункт (г. ) |
| Основание | Приказ № от ..2026 г. «О создании комиссии…», Приказ об увольнении № * |
| Состав комиссии | Должность, Ф.И.О. (председатель, члены). Подписи с расшифровкой. |
| Стороны передачи | Передает: Должность, Ф.И.О. (уволенный), Принимает: Должность, Ф.И.О. (новый), |
| Табличная часть (Перечень дел) | См. раздел 5 ниже. |
| Дополнительные условия | Передача ключей от кабинета/сейфа (*), паролей, печатей, штампов, оргтехники (по инв. номерам). |
| Выявленные недостатки/замечания | Обязательный пункт! Если замечаний нет — пишут: «Замечаний и претензий нет». Если есть — детально описать (например: «Дело № 15 за 2023 г. не прошито, листы не пронумерованы»; «Отсутствует опись дел за 2022 г.»). |
| Подписи сторон | Председатель комиссии, Члены комиссии, Передавший, Принявший. Дата подписания. |
Заполнение табличной части (Перечень передаваемых дел)
Это самая объемная часть. Рекомендуется оформить ее в виде таблицы. Данные берутся из Номенклатуры дел на 2026 год и Описей дел за прошлые годы.
Пример структуры таблицы:
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | Наименование дела (точно по обложке) | Года (период) | Срок хранения (год.) | Кол-во томов/ед. хр; | Примечание (состояние, место хранения) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ИУ-1 | Приказы по основной деятельности | 2024-2026 | 50 / 10 (в зав. ч. 50, в упр. ч. 10) | 3 т. | Том 3 (2026) открыт, ведется |
| 2 | К-3 | Личные карточки сотрудников (ф. Т-2) | 2010-2026 | 75 | 15 т. | Передано в сейф № , ключ у |
| 3 | Д-5 | Договоры гражданско-правовые | 2023-2025 | 10 | 2 т. | Дело за 2023 г. подлежит архивированию |
| … | ИТОГО передается: * томов (объемов), * единиц хранения | |||||
Совет: Если дел много (сотни томов), в теле акта пишут: «К передаче отобрано * дел (томов) по перечню, составляющему Приложение № 1 к настоящему Акту», а детальную таблицу выносят в приложение.
Особенности передачи специфических категорий документов
Кадровые документы (Личные дела, Трудовые книжки, СВЕД-1)
Это зона повышенного риска. В акте обязательно фиксируют:
- Количество личных дел (ф. Т-2) — всего * шт., из них уволенных * шт., действующих * шт.
- Наличие/отсутствие трудовых книжек и вкладышей, не выданных уволенным (должны храниться в сейфе). Количество: * шт.
- Журналы учета трудовых книжек (ф. Т-3) — за * – * гг., заполненность до стр. *.
- Журналы регистрации СТД-Р / СВЕД-1 (если велись на бумаге).
- Копии приказов о приеме/увольнении за текущий год (проверка полноты серии «К»).
Секретная документация / Гос. тайна / Коммерческая тайна
Если отдел работает с грифом «Секретно» или «Коммерческая тайна», передача оформляется отдельным актом с участием уполномоченного по защите гостайны/коммерческой тайны. В общий акт вносится лишь ссылка: «Документы с грифом секретности переданы по отдельному Акту № * от ..2026 г.».
Материальные ценности и оргтехника
Часто отдел делопроизводства закреплен за оргтехникой (сканеры, принтеры, шредера, сейфы). Их передача оформляется либо в этом акте (отдельный блок), либо отдельным Актом приема-передачи имущества (ф. М-15 / М-15а). В акте дел фиксируют: «Оргтехника передана по Акту № *».
Типовые ошибки и риски при оформлении
- Отсутствие акта. Передача «на слова» или просто по приказу об увольнении. Риск: невозможность привлечь к ответственности за утерю дел.
- Формализм в табличной части. Запись «Кадровые дела — 50 томов» без индексов, лет и номеров томов. Риск: невозможно установить, чего именно не хватает при проверке.
- Игнорирование ЭДО. Не зафиксирована передача админских прав в 1С/ЭДО. Риск: новый сотрудник не может работать, старый сохраняет доступ.
- Отсутствие пункта о замечаниях. Если через месяц найдут брак в оформлении 2023 года, новый сотрудник скажет «я так принял», старый — «я так сдал». Комиссия должна зафиксировать состояние на момент передачи.
- Передача дел с просроченными сроками хранения в рабочем отделе. Их нужно выделить в архив до акта или зафиксировать обязательство нового сотрудника сдать их в архив в срок до ..2026.
Образец заполнения акта (Текстовый шаблон для Word)
Ниже приведен универсальный шаблон. Скопируйте в Word, замените данные в полях * на реальные.
г. «___» ____________ 2026 г.
Основание: Приказ Генерального директора ООО «» от «___» ____________ 2026 г. № «О создании комиссии по приему-передаче дел отдела делопроизводства в связи с увольнением ».
Комиссия в составе:
- Председатель — (должность, Ф.И.О.) _____________________ / /
- Член — (должность, Ф.И.О.) _____________________ / /
- Член — (должность, Ф.И.О.) _____________________ / /
Передает: Начальник отдела делопроизводства (Ф.И.О.) _____________________ / /
Принимает: Начальник отдела делопроизводства (Ф.И.О.) _____________________ / /
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДЕЛ
(в соответствии с Номенклатурой дел ООО «» на 2026 г., утр. Приказом № от * и Описями дел за 2020–2025 гг.)
| № | Индекс | Наименование дела | Года | Срок хр. | Томов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| ИТОГО: ___ томов (объемов), ___ единиц хранения. | ||||||
ДОПОЛНИТЕЛЬНО ПЕРЕДАНО:
- Ключи от кабинета № / сейфа № — ___ компл. (под роспись в журнале № ).
- Доступы к ИС ЭДО «»: Логин админа, , пароль передан в запечатанном конверте № .
- Ключи ЭЦП (флешки Rutoken/JaCarta): Серийные номера, , . Сертификаты действительны до *.
- Печать отдела делопроизводства (оттиск в приложении).
- Оргтехника по инв. номерам: , (по Акту приема-передачи имущества № ).
- Реестр учетных единиц хранения (файл Excel/1С) на флешке / в общей папке .
ЗАМЕЧАНИЯ И ПРЕТЕНЗИИ КОМИССИИ:
Дело индекс * за 2024 г. (Том *): листы не пронумерованы, обложка не заполнена полностью (нет даты окончания). Требуется устранить до «___» _____________ 2026 г.
Отсутствует опись дел за 2023 г. (утрачена/не составлена). Необходимо восстановить по журналу регистрации до «___» _____________ 2026 г.
В ИС ЭДО не заархивированы дела за 2022 г. (статус «В работе»). Необходимо сменить статус на «В архиве» до «___» _____________ 2026 г.
Иные замечаний и претензий по составу, оформлению и сохранности дел НЕТ.
Ответственность за сохранность и надлежащее оформление переданных дел с «___» ____________ 2026 г. несет принимающая сторона, .
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 1 — передающему, 1, принимающему, 1 — в архив организации / к приказу о комиссии.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ _____________________ / /
ЧЛЕНЫ КОМИССИИ _____________________ / /
_____________________ / /
ПЕРЕДАЛ _____________________ / /
ПРИНЯЛ _____________________ / / *
Электронное оформление и хранение акта
В 2026 году рекомендуется:
- Сформировать акт в системе ЭДО (1С, Диадок, СБИС) с использованием квалифицированной ЭЦП всех членов комиссии и сторон. Это исключает споры о подлинности подписей;
- Если ЭДО нет — распечатать в 3-х экземплярах (передающему, принимающему, в архив/к приказу). Пронумеровать и прошить листы акта (если более 1 стр.), пронумеровать приложения.
- Один экземпляр акта (с приложениями) обязательно сшивается в дело «Акты приема-передачи дел» (индекс по номенклатуре, напр. А-12) и хранится в отделе делопроизводства/архиве организации.
Чек-лист для контроля перед подписанием (Скачайте и используйте)
- [ ] Приказ о комиссии подписан руководителем и ознакомлен под роспись всеми членами.
- [ ] Номенклатура дел на текущий год утверждена и актуальна.
- [ ] Все дела за прошлые годы описаны (Описи подписаны руководителем и архивариусом).
- [ ] Физический пересчет томов совпал с описями/номенклатурой.
- [ ] Проверено оформление обложек дел (форма инв. № 26): индекс, название, даты, срок хранения, подпись ответственного.
- [ ] Проверена нумерация листов внутри дел (сквозная по томам).
- [ ] Выделены дела с истекшим сроком хранения в рабочем отделе (подлежат передаче в архив).
- [ ] Составлен перечень передаваемых паролей, ключей ЭЦП, доступов к ИС (в запечатанном конверте или через менеджер паролей).
- [ ] Оформлена передача печатей, штампов, ключей от помещений/сейфов.
- [ ] Все замечания по оформлению зафиксированы в акте с дедлайнами устранения и ответственными.
- [ ] Акт подписан всеми членами комиссии, передающим и принимающим.
- [ ] Экземпляр акта сдан в архив/делопроизводство для хранения.
Грамотно составленный акт приема-передачи отдела делопроизводства — это не просто формальность для исполнения приказа об увольнении. Это юридический щит для организации, гарантирующий сохранность корпоративной памяти, соблюдение сроков хранения и бесперебойную работу нового сотрудника. Используйте приведенные выше рекомендации и шаблон, адаптируя их под структуру вашей организации (ООО «», ИП , ФГУП * и т.д.).
Статья подготовлена на основе актуальной на г. судебной практики, рекомендаций Росархива и стандартов ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016.