Акт приёма-передачи дел, это документ, который фиксирует факт передачи дел (папок, документов) от одного сотрудника или структурного подразделения другому. Чаще всего он составляется при увольнении работника, переводе на другую должность, реорганизации компании или сдаче дел в архив. В основе такой передачи лежит номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заведённых в организации или подразделении.
Когда составляеться акт приёма-передачи дел
- при увольнении или переводе сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства;
- при смене главного бухгалтера, кадровика, секретаря, архивариуса;
- при передаче дел из структурного подразделения в центральный архив организации;
- при реорганизации, ликвидации или слиянии компаний;
- при передаче дел по номенклатуре на хранение в ведомственный или государственный архив.
Нормативная база
Порядок передачи дел регулируется рядом документов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236 (Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов);
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) — для судов;
- внутренние инструкции по делопроизводству организации (например, Приложение № 24 к Инструкции Федеральной службы по аккредитации содержит образец акта приёма-передачи документов и дел).
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной обязательной формы акта нет, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в инструкции по делопроизводству. В документе должны быть:
- наименование организации и структурного подразделения;
- название документа, «Акт приёма-передачи дел»;
- дата и место составления;
- основание передачи (приказ, распоряжение, увольнение сотрудника);
- ФИО и должности передающей и принимающей сторон;
- перечень передаваемых дел с указанием индексов по номенклатуре, заголовков дел, количества томов и сроков хранения;
- отметка о состоянии дел (комплектность, физическое состояние);
- подписи сторон с расшифровкой;
- при необходимости — виза руководителя и отметка об утверждении.
Образец акта приёма-передачи дел по номенклатуре
ООО «Пример»
Отдел кадров
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_____________ /Иванов И.И.*/
«___» __________ 20__ г.
АКТ № ___ приёма-передачи дел
г. Москва