Передача личных дел сотрудников в архив организации — это обязательная процедура, регулируемая законодательством РФ в области архивного дела и делопроизводства. Ключевым документом, фиксирующим факт передачи и приема дел на хранение, является Акт приема-передачи личного дела в архив. В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, алгоритм подготовки дел, правила заполнения акта, сроки хранения и частые ошибки.

Нормативная правовая основа (актуально на 2026 год)

Оформление акта и сама процедура архивирования строятся на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий обязанности организаций по формированию и сдаче архивных документов.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций… (Перечень № 2019)», согласно ст. 44 данного Перечня, срок хранения акта приема-передачи составляет 15 лет. Личные дела работников подлежат постоянному хранению (в течение 75 лет со дня окончания работы с документом, а для уволенных до 1917 г. — 100 лет и более).
• Приказ Росархива от № 75 — утверждает форму акта приема-передачи документов и дел в Федеральном архивном агентстве (используется как эталон для внутренних актов).
• Приказ Росархива от № 24 (п. 37.8) — регламентирует прием архивных документов на хранение в государственный архив актом в двух экземплярах.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Документы архивные. Требования к комплектованию, описанию, оформлению и передаче на хранение», технические требования к подготовке дел.
• Примерная инструкция по делопроизводству (утверждается руководителем организации) — содержит внутренние регламенты и формы (часто Приложение № 19 или аналогичное).

Подготовка личного дела к сдаче в архив (предварительный этап)

До составления акта дело должно быть идеально скомплектовано. Недопустима сдача неописанных или небрежно подшитых документов;

Комплектация дела

1. Удаление скрепок и металлических предметов. Все скобы, кнопки, бумажные клипсы подлежат удалению (они порчают бумагу при длительном хранении).
2. Хронологический порядок. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке: от ранних к поздним (или наоборот, в зависимости от утвержденной Инструкции по делопроизводству, но чаще — ранние в начале).
3. Внутренняя опись (Приложение к делу). Составляется в начале дела. Содержит нумерованный перечень всех документов с указанием даты, номера, названия и количества листов. Пример колонок: № п/п, Дата документа, Номер документа, Наименование документа, Кол-во листов, Примечание.
4. Лист-заверитель (в конце дела). Подтверждает полноту дела и количество листов. Подписывает ответственное лицо (кадровик/делопроизводитель) и заведующий архивом при приемке.
5. Нумерация листов. Все листы дела (включая обложку, опись, лист-заверитель) пронумерованы сквозно арабскими цифрами.
6. Обложка дела. Заполняется по форме (обычно типовая форма или форма по ГОСТ Р 7.0.97), указываются: индекс дела, шифр дела, название организации, фамилия/инициалы сотрудника, даты приема/увольнения, срок хранения, номер дела по описи.

Проверка полноты

Перед сдачей кадровик и архивист проводят совместную проверку: соответствие внутренней описи фактическому содержимому, наличие всех подписей на приказах, заверенность копий, целостность бумаги.

Форма и реквизиты Акта приема-передачи

Единой обязательной формы для внутреннего архива организации не существует (в отличие от передачи в госархив). Организация утверждает свою форму Приказом руководителя (обычно как Приложение к Инструкции по делопроизводству). Однако обязательны следующие реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97 и общеделовым правилам):

• Наименование документа: «Акт приема-передачи личных дел в архив [Наименование организации]».
• Дата составления (день, месяц, год словами и цифрами).
• Место составления (город/населенный пункт).
• Основание: Приказ о сдаче дел в архив № * от .. г., Инструкция по делопроизводству.
• Состав комиссии (лиц, передающих и принимающих):
  • Председатель/Ответственный за передачу: Должность, ФИО (маска: * * .), Подпись.
  • Члены комиссии / Архивист-приемщик: Должность, ФИО (маска: * *.), Подпись.
• Табличная часть (Опись сдаваемых дел):

• Подписи: Передал (ФИО, подпись, расшифровка), Принял (ФИО, подпись, расшифровка).
• Печать организации (при наличии) / МП.

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

1. Издается Приказ (Распоряжение) руководителя о сдаче личных дел уволенных сотрудников в архив на хранение. В приказе указывается состав комиссии по приемке.
2. Кадровик/Делопроизводитель готовит дела (п. 2 данной статьи).
3. Заполняется Акт приема-передачи в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у кадровика/в отделе кадров/у передающей стороны).
4. Проведение приемки: Архивист сверяет каждое дело с актом и внутренней описью, проверяет нумерацию листов, состояние обложек.
5. Подписание акта обеими сторонами. Дата подписания = дата передачи.
6. Размещение дел в архиве: Дела ставятся на стеллажи по системному месту (по номеру дела по описи архива).
7. Внесение данных в учетные документы архива: Общая опись дел на хранении (Форма № 19 или аналогичная), Реестр личных дел, Карточка учета дела.
8. Карта-заместитель (Приложение 22 к типовой инструкции): Если дело временно выдается (например, в суд или к пенсионному фонду), на его месте в архиве оставляется карта-заместитель. Срок выдачи — не более 1 месяца (продлевается руководителем).

Особенности передачи в Государственный архив

Если организация ликвидируется или передает дела в государственный/муниципальный архив (по договору), применяются более строгие правила:

• Используется установленная Росархивом форма акта (Приказ № 24, Приказ № 75).
• Акт составляется в 2 экземплярах: один в госархиве, второй у передающей организации (ОИК — органайзатора-источника документов).
• Предварительно составляется Сдаточная опись (Форма № 20 или по ГОСТ Р 7.0.97), которая является приложением к акту.
• Необходимо заключение Договора на хранение (если передача не по ликвидации).
• Экспертиза ценности и сроков хранения проводится экспертной комиссией госархива.

Сроки передачи личных дел в архив

Закон не устанавливает жесткий календарный срок (например, «в течение 3 дней после увольнения»), однако:

• Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать формирование архивов и сдачу документов в архив по окончании дела (для личного дела — после увольнения сотрудника и завершения всех кадровых процедур).
• На практике это делается раз в год (по итогам года) или по мере накопления партии дел (обычно не реже 1 раза в квартал/год).
• Важно: До сдачи в архив дело хранится в отделе кадров (текущий архив/делопроизводитель) в порядке оперативного доступа.

Срок хранения самого Акта приема-передачи

Согласно ст. 44 Перечня № 2019 (Приказ Росархива № 236):

Срок хранения акта приема-передачи, 15 лет.

Акт храниться в архиве организации (или в отделе делопроизводства) вместе с описями дел. По истечении 15 лет акт подлежит экспертизе и уничтожению (если не установлен более длительный срок внутренними документами организации).

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие внутренней описи в деле. Акт подписан, а внутри дела нет перечня документов — грубое нарушение ГОСТ Р 7.0.97.
• Несовпадение данных обложки, описи и акта. Разные ФИО, номера дел, количество листов.
• Сдача дел без приказа о сдаче. Нет основания для передачи.
• Подписание акта одним лицом. Передал и принял одно и то же лицо (конфликт интересов). Необходимы минимум два лица: от отдела кадров и от архива.
• Использование старых форм. Необходимо использовать формы, утвержденные текущим Приказом руководителя организации.
• Потеря второго экземпляра акта. У передающей стороны нет подтверждения факта сдачи.

Электронные личные дела и Акт в ЭДО

При ведении личных дел в электронном виде (СЭД/ЭДО) акт приема-передачи также оформляется, но в электронном виде:

• Формируется пакет документов (XML/PDF) с электронными подписями (ЭП/КЭП) ответственных лиц.
• Акт фиксирует передачу электронных копий (или оригиналов ЭД) в электронный архив организации (хранилище).
• В акте указываются хэш-суммы файлов, форматы, объемы, атрибуты подлинности ЭП.
• Сдаточная опись формируется автоматически системой или вручную как приложение.

Резюме: чек-лист для архивиста и кадровика

1. [ ] Есть Приказ о сдаче дел в архив.
2. [ ] Дела подшиты, пронумерованы, без скрепок.
3. [ ] Внутри каждого дела: Обложка -> Внутренняя опись -> Документы -> Лист-заверитель.
4. [ ] Составлен Акт приема-передачи в 2 экз. (с табличной частью).
5. [ ] Данные акта совпадают с обложками и внутренними описями.
6. [ ] Акт подписан комиссией (передал/принял — разные люди).
7. [ ] Один экземпляр акта в архиве, второй у кадровика.
8. [ ] Дела размещены на стеллажах, внесены в Общую опись архива.
9. [ ] Срок хранения акта (15 лет) учтен в описи архива.

Важно: Данная статья носит информационный характер. При оформлении документов необходимо руководствоваться действующими на момент сдачи нормативными актами, внутренними локальными нормативными актами вашей организации и консультироваться со специалистами по архивному делу. Данные о конкретных сотрудниках (ФИО, табельные номера, адреса, телефоны) в рабочих документах подлежат защите в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» и в данной статье заменены маской *.