Акт приёма-передачи контрактов — это документ, фиксирующий факт передачи договорной документации от одного лица (подразделения, организации) другому. Он необходим при смене ответственного сотрудника, реорганизации компании, передаче дел новому юристу или бухгалтеру, а также при передаче документов в архив или контрагенту.
Когда составляется акт
- увольнение или перевод сотрудника, ответственного за договорную работу;
- реорганизация, слияние или разделение юридического лица;
- передача документов между структурными подразделениями;
- передача контрактов в архив на хранение;
- смена обслуживающей организации (аутсорсинг бухгалтерии, юридического сопровождения);
- передача документов контрагенту по его запросу.
Обязательные реквизиты акта
Законодательно унифицированная форма акта не утверждена, поэтому документ составляется в свободной форме. Однако для юридической значимости он должен содержать:
- Наименование документа, «Акт приёма-передачи контрактов (договоров)».
- Дату и место составления.
- Реквизиты сторон — наименования организаций или Ф.И.О. должностных лиц, передающих и принимающих документы, с указанием основания их полномочий (приказ, доверенность).
- Основание передачи — приказ руководителя, служебная записка, договор.
- Перечень передаваемых контрактов — с указанием номера, даты, наименования контрагента, предмета договора, количества экземпляров и листов.
- Отметка о состоянии документов — оригинал/копия, наличие приложений, комплектность.
- Подписи сторон с расшифровкой и печатями (при наличии).
Образец заполнения акта
АКТ № * приёма-передачи контрактов
г. Москва