Увольнение материально ответственного лица (МОЛ) — это процесс, требующий строгого соблюдения процедуры передачи имущества. Ключевым документом, фиксирующим этот момент, является Акт приема-передачи материальных ценностей. От правильности его составления зависит, не возникнут ли споры о нехватке, порче имущества или необоснованном взыскании ущерба с бывшего сотрудника. В статье разберем актуальные требования 2026 года, образец заполнения и судебную практику.

Правовое основание и необходимость акта

Согласно ст. 273 ТК РФ и ст. 238 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить передачу дел, документации и материальных ценностей при увольнении работника. Нормами Трудового кодекса не установлена строгая единая форма акта (в отличие от первичных учетных документов по бухгалтерии), поэтому организации вправе разработать и утвердить свой бланк локальным нормативным актом (ЛНА) (на основании ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Важно: Приказ о передаче дел и ценностей также составляется в произвольной форме, так как нормативно утвержденного образца не существует. Его издают заранее — до даты увольнения, чтобы сотрудник успел выполнить обязанности по передаче. С приказом должны быть под роспись ознакомлены все упомянутые в нем лица.

Когда и как проводится передача

• Сроки: Передача должна быть завершена не позднее последнего рабочего дня сотрудника (даты увольнения).
• Инвентаризация: Передача ТМЦ при смене МОЛ обязательно сопровождается проведением инвентаризации (определением реального состояния и количества ценностей). Это относится и к увольнению, и к уходу в длительный отпуск.
• Комиссия: Если перечень имущества обширный, желательно создать комиссию, которая будет участвовать в передаче и подтвердит достоверность данных в акте.
• Отсутствие преемника: Если на момент увольнения новый МОЛ не назначен, передачу оформляют на руководителя организации как единоличного исполнительного органа (ст. 273 ТК РФ) или на иное лицо, определенное локальным актом. Допускается схема через работодателя: старый МОЛ → Организация (прием) → Новый МОЛ (передача). В этом случае акты составляются минимум в двух экземплярах.

Структура и обязательные реквизиты акта

Хотя единой формы нет, согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9), первичный учетный документ (акт относится к ним) должен содержать:

1. Наименование документа («Акт приема-передачи материальных ценностей»).
2. Дата составления.
3. Наименование организации (юридического лица).
4. Содержание хозяйственной операции (перечень ценностей).
5. Единицы измерения и количества (бухгалтерские и натуральные).
6. Должности лиц, совершивших операцию, и ответственных за ее оформление.
7. Подписи этих лиц с расшифровкой (ФИО).

Рекомендуемые дополнительные колонки в табличной части:

• Номер п/п.
• Наименование ТМЦ / Описание (марка, модель, серийный номер, инвентарный номер).
• Единица измерения.
• Количество по учетам / по данным инвентаризации (фактическое).
• Состояние (новое, удовлетворительное, требует ремонта, брак).
• Цена (балансовая/остаточная) — для расчета возможного ущерба.
• Примечания (комплектация, наличие повреждений, комплектующих).

Образец заполнения Акта (Пример бланка)

Особенности оформления в сложных ситуациях

Обнаружение нехватки или порчи

Если при инвентаризации/передаче выявлены недостачи или порча имущества:

• В акте в колонке «Примечание» или в отдельном приложении фиксируются расхождения.
• Составляется Акт инвентаризации (ф. ИНВ-18, ИНВ-19 или свой бланк).
• Работодатель вправе требовать возмещения ущерба в пределах среднемесячного заработка работника (ст. 238 ТК РФ) без суда, если сумма невелика, или в судебном порядке — за полную сумму (ст. 238 ТК РФ, ст. 1064 ГК РФ).
• Важно: Отсутствие подписанного обходного листа не свидетельствует об отсутствии намерения уволиться, если фактически передача произведена и подтверждена актом (судебная практика).

Отзыв заявления об увольнении

Если сотрудник отозвал заявление до даты увольнения и приказ об увольнении отменен, работодатель вправе отменить и акт о передаче ТМЦ, так как трудовые отношения не прекратились. Передача считается несостоявшейся.

Передача документов и электронных ключей

Помимо ТМЦ, в акте (или отдельным актом) фиксируется передача:

• Документов, дел, реестров (бумажных и электронных).
• Электронных ключей (eToken, Rutoken), паролей от систем (1С, Контур, банк-клиенты, почта).
• Служебного удостоверения, пропусков, печатей (если были).

Хранение и количество экземпляров

Как правило, форму приема-передачи составляют минимум в двух экземплярах (один — в организации, второй, у передающей стороны). При участии комиссии и бухгалтерии целесообразно сделать 3–4 экземпляра. Срок хранения — в соответствии с перечнем стандартных управленческой документации организации (обычно не менее 5 лет для первички, 50/75 лет — для документов по кадрам, если акт прикреплен к личному делу).

Чек-лист HR и бухгалтерии перед увольнением МОЛ

1. Издать приказ о создании комиссии / назначении ответственных за прием-передачу (за 3–5 дней до увольнения).
2. Провести инвентаризацию наличия ТМЦ на сдающем лице (приказ о проведении инвентаризации).
3. Подготовить бланк Акта (согласно утвержденному в ЛНА образцу).
4. Осуществить фактический осмотр, пересчет, проверку состояния и комплектации.
5. Заполнить Акт, зафиксировать расхождения (если есть).
6. Получить подписи всех членов комиссии, сдающего и принимающего лиц.
7. Выдать экземпляр акта уволенному сотруднику под роспись (или отправить заказным письмом с вложением, если сотрудник не явился).
8. На основании акта списать ТМЦ со счета МОЛ в бухгалтерии (Дт 91.2 / 76 — Кт 001/10/41 и др.) и поставить на учет у нового МОЛ или на склад.
9. При наличии ущерба — оформить документы для удержания из зарплаты или предъявления иска.

Грамотно оформленный Акт приема-передачи, это главная защита организации от финансовых потерь и судебных споров с бывшими сотрудниками. Не пренебрегайте созданием комиссии, проведением инвентаризации и детальным описанием состояния каждого предмета в акте. Используйте приведенный выше образец как базу для разработки собственного бланка, закрепленного в локальном акте вашей компании.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией; Актуальность нормативной базы проверена на . Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.