Передача ключей от помещения или объекта охранной организации (либо штатному охраннику) — ответственная процедура, которая должна быть зафиксирована документально․ Для этого составляется акт приёма-передачи ключей․ Этот документ подтверждает факт передачи, фиксирует количество ключей, их назначение и состояние, а также распределяет ответственность между сторонами;
Зачем нужен акт передачи ключей охране
Акт выполняет несколько важных функций:
- Фиксация факта передачи — документ подтверждает, что ключи переданы конкретному лицу или организации в определённую дату;
- Распределение ответственности, с момента подписания акта за сохранность ключей и объекта отвечает принимающая сторона;
- Защита от споров — при пропаже имущества или несанкционированном проникновении акт поможет установить, кто имел доступ к помещению;
- Контроль количества ключей, в акте указывается точное число комплектов и их назначение, что исключает изготовление дубликатов без ведома собственника․
Когда составляется документ
Акт передачи ключей оформляется в следующих ситуациях:
- При заключении договора с частным охранным предприятием (ЧОП) на охрану объекта;
- При сдаче помещения под ответственное хранение;
- При передаче офиса, склада или магазина под охрану на ночное время;
- При смене охранной организации или увольнении ответственного сотрудника;
- При возврате ключей после окончания действия договора охраны․
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме․ Однако он должен содержать следующие сведения:
- наименование документа — «Акт приёма-передачи ключей»;
- дата и место составления;
- реквизиты сторон (наименование организаций, ФИО представителей, основания полномочий);
- ссылка на договор охраны (номер и дата);
- адрес объекта, ключи от которого передаются;
- перечень ключей с указанием количества и назначения (входная дверь, склад, сейф и т․д․);
- сведения о состоянии замков и пломб (при необходимости);
- подписи сторон с расшифровкой и печати организаций․
Образец акта передачи ключей охране
АКТ № ___
приёма-передачи ключей
г․ Москва