Правильное оформление акта об уничтожении документов — обязательная процедура для любой организации, ведущей делопроизводство. Несоблюдение установленных правил может привести к штрафам со стороны контролирующих органов (Росархива, налоговой инспекции, прокуратуры) и проблемам при проверках. В данной статье подробно разбираем актуальные требования на 2026 год, нормативную базу, пошаговый порядок действий и даем рекомендации по заполнению.

Нормативная правовая база: на что ссылаться в 2026 году

Основным документом, регламентирующим порядок уничтожения архивных документов, являются Методические рекомендации к Правилам организации хранения архивных документов, разработанные ВНИИДАД (в частности, пункт 35). Также необходимо учитывать:

• ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 22), определяет права и обязанности владельцев архивов.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения архивных документов…».
• Типовые номенклатуры дел (утвержденные Росархивом для конкретных отраслей) — в них зафиксированы сроки хранения.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации, Положение об архиве, Номенклатура дел организации, Инструкция по делопроизводству.

Важно: По словам экспертов КонсультантПлюс, подробный порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, описан именно в п. 35 Методических рекомендаций ВНИИДАД.

Два этапа процедуры: Выделение к уничтожению и Само уничтожение

Многие путают два разных документа. Процесс состоит из двух последовательных этапов:

1. Акт о выделении документов к уничтожению (Акт отбора). Составляется экспертной комиссией после проверки сроков хранения по номенклатуре. Фиксирует решение: «уничтожить».
2. Акт об уничтожении документов (Акт ликвидации). Составляется после фактического физического уничтожения (шредер, сжигание, макулатура). Подтверждает, что документы перестали существовать.

Согласно разъяснениям специалистов, вы можете не составлять отдельный акт отбора, а включить перечень документов непосредственно в Акт об уничтожении, если такой порядок закреплен в вашем ЛНА (например, в Положении об архиве или Инструкции по делопроизводству).

Состав экспертной комиссии

Для подписания акта (любого из двух) необходимо создать комиссию. В ее состав обязательно входят:

• Председатель, руководитель организации или уполномоченное лицо (заместитель директора).
• Секретарь, архивист / делопроизводитель / ответственный за архив.
• Члены комиссии — представители структурных подразделений, сформировавших дела (бухгалтерия, кадры, юристы, секретариат).

Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. ФИО членов комиссии в публичных образцах рекомендуется маскировать: Иванов И.И. → * * .

Обязательные реквизиты Акта об уничтожении (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Документ должен содержать следующие элементы:

Структура табличной части (Перечень уничтожаемых дел)

Это самая важная часть. Каждая строка — одно дело (или том). Колонки:

1. № п/п
2. Индекс дела (по номенклатуре, например: 01-05/2020)
3. Заголовок дела (точно по обложке: «Договоры с поставщиками за 2020 г.»)
4. Даты начала и окончания дела ( – )
5. Срок хранения (например: 5 лет, до )
6. Количество листов (пересчитанных при отборе)
7. Примечание (например: «Срок хранения истек», «Дубликат»)

Пошаговый алгоритм действий

1. Инвентаризация и проверка сроков. Архивист сверяет дела с номенклатурой. Выявляет дела с истекшим сроком хранения.
2. Формирование комиссии. Издается приказ на создание экспертной комиссии.
3. Заседание комиссии (Экспертиза). Члены комиссии осматривают дела, проверяют листы, подтверждают отсутствие необходимости продления сроков (суды, проверки, аудиты).
4. Составление Акта отбора (или единого Акта). Заполняется таблица. Все члены комиссии подписывают.
5. Физическое уничтожение. Проведение процедуры выбранным способом в присутствии не менее двух членов комиссии (обычно секретаря и представителя подразделения).
6. Составление Акта об уничтожении (если был отдельный Акт отбора). Фиксируется факт, дата, способ, лица, проводившие уничтожение.
7. Учет в журнале. Запись в «Журнал учета актов об уничтожении документов» (форма по ГОСТ или своя).
8. Хранение акта. Акт об уничтожении хранится постоянно (срок хранения, «Постоянно» по номенклатуре дела управления архивом).

Особенности уничтожения разных категорий документов

Кадровые документы (личные дела, заказные списки)

Требуют особого внимания. Сроки хранения: 75 лет (личные дела), 50/75 лет (документы по пенсии). До 2003 года и после 2003 года правила разные. Уничтожение кадровых документов без проверки в архиве (Государственный архив субъекта РФ) недопустимо для периодов до 2003 г. Адреса архивов: г. , ул. , д. *.

Бухгалтерские и налоговые документы

Сроки: первичка, 5 лет, налоговые регистры — 5 лет после срока подачи декларации, годовая отчетность — постоянно/50 лет. Важно: если по организации идет налоговая проверка или судебный спор, сроки продлеваются до момента принятия решения. Не забудьте оформить документы по списанию задолженности (акт инвентаризации, приказ руководителя) перед уничтожением финансовых документов.

Документы, созданные в электронном виде

Акт составляется на уничтожение носителей (диски, флешки, жесткие диски) или удаление файлов из ИС; В акте указывается: наименование ИС, реквизиты файлов, хеш-суммы (желательно), способ удаления (программное затирание по ГОСТ Р 50739-95, физическое уничтожение носителя).

Типичные ошибки и риски (разбор практики)

• Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписан лицами, не уполномоченными приказом. Риск: акт признается недействительным.
• Уничтожение до истечения срока. Даже на 1 день. Риск: ст. 13.20 КоАП РФ (штраф на юрлицо до 50 000 руб., на должностное лицо до 5 000 руб.).
• Уничтожение документов, подлежащих передаче в государственный архив. (Дела постоянного хранения, личные дела до 2003 г.). Риск: уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ — уничтожение документов, подлежащих хранению в архивах).
• Несверка листов. В акте написано 50 листов, в деле 52. Риск: вопросы у проверяющих, подозрение на выем документов.
• Отсутствие акта при передаче на макулатуру. Передали бумагу в ООО «Вторресурс» * без акта приема-передачи и акта уничтожения. Риск: утечка коммерческой тайны/персональных данных (ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ).

Пример заполнения табличной части (Образец)

| № | Индекс дела | Заголовок дела | Даты дела | Срок хр. | Кол-во листов | Примечание |
|---|-------------|-----------------------------------------|----------------|----------|---------------|---------------------|
| 1 | 05-01/2018 | Договоры поставки с ООО "Вектор" | 10.01.18-25.12.18 | 5 лет | 120 | Срок истек 25.12.23 |
| 2 | 12-03/2019 | Накладные на отпуск МЦ (склад № 3) | 01.01.19-31.12.19 | 5 лет | 450 | Срок истек 31.12.24 |
| 3 | 08-11/2017 | Отчеты о движении денежных средств | 01.01.17-31.12.17 | 5 лет | 85 | Срок истек 31.12.22 |

Примечание: Наименования контрагентов, индексы дел и адреса складов в реальных актах заменяются на * при публикации во внешних источниках.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

Если ваша организация перешла на безбумажный документооборот (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО), акт об уничтожении бумажных оригиналов (если они были отсканированы и подписаны ЭЦП) оформляется по тем же правилам. Основание — ФЗ-63 «Об электронной подписи» и Приказ Минкультуры от № 2760 (критерии правовой значимости электронных документов). В акте обязательно указывается: «Оригиналы уничтожены после проверки подлинности ЭО и соответствия скан-копий».

Чек-лист перед подписанием акта (для секретаря комиссии)

• [ ] Приказ о комиссии есть, номера и даты совпадают?
• [ ] Все дела перепроверены по номенклатуре (индексы, сроки)?
• [ ] Нет дел с пометкой «До востребования» или «Продлить»?
• [ ] Нет дел по открытым судебным спорам / налоговым проверкам?
• [ ] Листы в каждом деле пересчитаны и совпадают с обложкой?
• [ ] Способ уничтожения выбран и доступен (шредер работает, договор с макулатурой подписан)?
• [ ] Все члены комиссии присутствуют при уничтожении (подпишут второй акт/последнюю страницу)?
• [ ] Акт пронумерован, сшит (если несколько листов), запечатан (при наличии печати)?
• [ ] Запись в Журнале учета актов внесена?
• [ ] Акт положен в дело управления архивом (дело «Акты об уничтожении», индекс обычно 01-XX) на постоянное хранение?

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять акт?

Нет. Закон не требует нотариального заверения акта об уничтожении внутренних документов организации. Достаточно подписей комиссии и печати (если она есть).

Можно ли уничтожать документы без акта, просто выбросить?

Категорически нет. Это грубое нарушение архивного законодательства. При проверке Росархива или налоговой это расценивается как утрата документов, влечет штрафы и предписания устранить нарушения (как в примере из практики: инспекция выдала предписание обеспечить составление актов о выделении к уничтожению за 1991–2015 гг.).

Что делать, если дело потеряно до экспертизы?

Составляется Акт о розыске/утрате дела. В нем фиксируется факт отсутствия, принимаются меры по поиску. Если дело не найдено — составляется справка/акт для списания. Уничтожить несуществующее дело нельзя, можно только списать с учета.

Сколько хранить сам Акт об уничтожении?

Постоянно. Это документ управления архивом. Он является единственным доказательством законности отсутствия тех или иных дел в вашем архиве.

Грамотное оформление акта об уничтожении документов — это не бюрократия, а защита организации от рисков. Ключевые принципы 2026 года:

1. Строгое соблюдение сроков хранения по утвержденной номенклатуре.
2. Работа легитимной комиссии (по приказу).
3. Двухэтапность (Отбор → Уничтожение) или единый акт (по ЛНА).
4. Физическое присутствие членов комиссии при уничтожении.
5. Вечный хранение самого акта.

Используйте приведенные выше рекомендации и структуру таблицы для подготовки собственных документов. При сомнениях по конкретным срокам или категориям документов — обращайтесь к экспертам КонсультантПлюс или в государственный архив вашего региона (адрес: г. , ул. , д. *).

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и материалов КонсультантПлюс (обновление 2026 г.). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется консультация с архивистом или юристом профильной организации.