Каждая организация рано или поздно сталкивается с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истёк. Процедура эта строго регламентирована законодательством Российской Федерации, а её результат оформляется специальным документом — актом об уничтожении (выделении к уничтожению) архивных документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, как его правильно составить, и приведём образец заполнения.
Нормативная база
Порядок уничтожения архивных документов регулируется следующими документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов»;
- Приказ Росархива от № 76 «Основные правила работы архивов организаций»;
- внутренние локальные акты организации (положение об архиве, инструкция по делопроизводству).
Когда составляется акт об уничтожении
Акт оформляется в следующих случаях:
- Истёк установленный срок хранения документов (согласно перечням Росархива или ведомственным перечням).
- Документы не представляют научно-исторической, культурной или практической ценности.
- Документы утрачены вследствие чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление) — в этом случае составляется акт о выбытии.
- Документы пришли в физическую негодность и не подлежат восстановлению.
Важно: уничтожать документы можно только после проведения экспертизы ценности и согласования с соответствующим государственным архивом (для документов, подлежащих согласованию).
Этапы процедуры уничтожения документов
Проведение экспертизы ценности
Экспертная комиссия организации (ЭК) или экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного учреждения отбирает дела с истекшими сроками хранения. Состав комиссии утверждается приказом руководителя.
Составление описи дел
На отобранные к уничтожению дела составляется опись, которая согласовывается с государственным архивом (если это требуется).
Утверждение описи
Опись утверждается руководителем организации. После этого документы можно уничтожать.
Непосредственное уничтожение
Документы уничтожаются путём сжигания, измельчения в шредере, переработки на макулатуру или иным способом, исключающим восстановление информации. Присутствие членов комиссии обязательно.
Составление акта
По итогам уничтожения составляется акт, который подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем.
Структура и содержание акта
Акт об уничтожении архивных документов должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- наименование документа («Акт об уничтожении документов»);
- дата и место составления;
- основание для уничтожения (номер и дата описи, приказ о создании комиссии);
- состав комиссии (должности, ФИО членов);
- перечень уничтоженных документов (наименование дел, период, количество дел, вес);
- способ уничтожения;
- подписи членов комиссии;
- гриф утверждения руководителя.
Образец акта об уничтожении архивных документов
(на бланке организации)
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Пример»
_______________ /Иванов И.И. /
«___» __________ 20__ г.
АКТ № ___
об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
г. Москва «___» __________ 20__ г.
Комиссия, назначенная приказом ООО «Пример» от «___» ________ 20__ г. № ___, в составе:
- председатель комиссии — заместитель директора Петров П.П. ;
- члены комиссии: главный бухгалтер Сидорова А.А. , специалист по кадрам Кузнецова М.В. , заведующий архивом Смирнова О.Л. —
составила настоящий акт о том, что на основании описи дел № ___ от «___» ________ 20__ г., согласованной с Государственным архивом * (письмо от «___» ______ 20__ г. № ___), уничтожены документы с истекшим сроком хранения:
| № п/п | Наименование дел | Период (годы) | Количество дел | Вес (кг) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Приказы по личному составу | 20__–20__ | 15 | 48,5 |
| 2 | Лицевые счета работников по заработной плате | 20__–20__ | 22 | |
| 3 | Авансовые отчёты | 20__ | 8 |
Способ уничтожения: измельчение в шредере с последующей сдачей на переработку (сжигание / переработка на макулатуру — нужное указать).
Документы уничтожены полностью, восстановлению не подлежат.
Председатель комиссии: _____________ /Петров П.П. /
Члены комиссии: _____________ /Сидорова А.А. /
_____________ /Кузнецова М.В. /
_____________ /Смирнова О.Л. /
Частые ошибки при составлении акта
- Отсутствие согласования с госархивом — уничтожение документов без согласования описи может повлечь административную ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.
- Неполный состав комиссии — акт должен быть подписан всеми членами комиссии, указанными в приказе.
- Отсутствие ссылки на опись — акт без ссылки на утверждённую опись не имеет юридической силы.
- Уничтожение документов по личному составу раньше срока — кадровые документы, как правило, хранятся 50–75 лет, их уничтожение требует особого внимания.
- Не указан способ уничтожения — этот реквизит обязателен.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил хранения и уничтожения архивных документов влечёт административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ — предупреждение или штраф для должностных лиц и организаций. Незаконное уничтожение документов, имеющих историческую ценность, может повлечь и уголовную ответственность по ст; 243 УК РФ.
Акт об уничтожении архивных документов, важный юридический документ, подтверждающий законность изъятия документов из архива. Правильное его оформление, соблюдение процедуры экспертизы ценности и согласование с государственным архивом защитят организацию от претензий контролирующих органов и штрафных санкций. Рекомендуется хранить акты об уничтожении постоянно, они являются единственным подтверждением того, что документы были уничтожены законно.
Обратите внимание: приведённый образец носит рекомендательный характер. Перед использованием адаптируйте его под специфику вашей организации и актуальные требования законодательства.