Документ, фиксирующий факт неявки сотрудника на работу, является ключевым доказательством при оформлении дисциплинарных взысканий (выговора, замечания) или увольнении по пункту «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (прогул). Единой утвержденной государством формы на 2020 год (как и на текущий 2026 год) не существует, поэтому организации используют самописные бланки, разработанные в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и рекомендациями Роструда.

Нормативная база и актуальность образца 2020 года

Несмотря на запрос «образец 2020», важно понимать: форма акта не менялась годами. Законодатель (ст. 193 ТК РФ, ст. 84.1 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ от № 2) устанавливает только обязательные реквизиты и порядок составления. Бланк, актуальный в 2020 году, полностью подходит для использования в 2024–2026 годах, если в нем отражены все необходимые данные.

• Ст. 81 ТК РФ — основания для увольнения (в т.ч. прогул — отсутствие более 4 часов подряд без уважительной причины).
• Ст. 192 ТК РФ — виды дисциплинарных взысканий.
• Ст. 193 ТК РФ — порядок наложения взыскания (требуется письменное объяснение сотрудника, акт — доказательство факта отсутствия).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к реквизитам организационно-распорядительных документов.

Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ и судебной практике)

Чтобы акт имел юридическую силу в суде или ГИТ (Государственной инспекции труда), он должен содержать:

1. Наименование документа: «Акт об отсутствии работника на рабочем месте» (или «Акт о прогуле»).
2. Дата и место составления: Город * (населенный пункт), дата (число, месяц, год словом и цифрами).
3. Наименование организации/ИП: Полное наименование * (ООО/АО/ИП ФИО *).
4. Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (минимум 3 человека: представитель администрации, кадровый сотрудник, представитель профсоюза или иной уполномоченный сотрудник). Подписи с расшифровкой.
5. Сведения о работнике: ФИО , табельный номер , должность , структурное подразделение .
6. Факт отсутствия: Конкретная дата, время начала и окончания отсутствия (например: «2020-03-15 с 09:00 до 18:00» или «с 09:00 до 13:30 — более 4 часов подряд»).
7. Обстоятельства установления факта: Кто, когда и как обнаружил отсутствие (осмотр рабочего места, опрос коллег, проверка СКУД, электронных ключей).
8. Отсутствие уведомления: Заявление о том, что заранее уведомления о невыходе (больничный, заявление на отгул/отпуск) не поступало.
9. Подписи членов комиссии с датой.
10. Согласование руководителем (виза генерального директора/директора ).

Типовой образец акта (адаптирован под реалии 2020–2026 гг.)

Ниже приведен универсальный шаблон. Поля, требующие заполнения конкретными данными, отмечены скобками. Персональные данные в примере замаскированы ().

Пошаговый алгоритм составления в 2020 году (актуален и сейчас)

1. Фиксация факта (утро дня невыхода). Как только установлено отсутствие (обычно к 09:30–10:00), инициируется составление акта. Не ждите конца дня.
2. Создание комиссии. Приказом (распоряжением) назначается комиссия не менее 3-х человек. В 2020 году многие компании переводили это на электронный документооборот (ЭДО) — акт подписывается ЭЦП.
3. Сбор доказательств. Скриншоты СКУД, фото пустого рабочего места, письменные объяснения коллег (в свободной форме), данные видеонаблюдения (если есть локальный нормативный акт о нем).
4. Заполнение бланка. Указание точного времени (часы/минуты). Критично: более 4 часов подряд — это прогул. Менее 4 часов — основание для выговора/замечания, но не для увольнения.
5. Направление требования об объяснении. В день составления акта (или ближайший рабочий день) работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Срок на предоставление — 2 рабочих дня.
6. Ожидание объяснения / истечение срока. Если сотрудник не предоставил объяснение — составляется Акт об отказе от написания объяснения (комиссия 3 человека).
7. Принятие решения. В течение месяца со дня обнаружения (не со дня акта!) издается приказ о взыскании или увольнении.

Типичные ошибки 2020 года, приводящие к отмене взысканий в суде

• Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписали случайные люди — документ недействителен.
• Неточное время. «Смирнов отсутствовал утром» — недопустимо. Только «с 09:00 до 13:30».
• Нарушение срока запроса объяснения. Запросили объяснение через неделю после акта, процедура нарушена.
• Игнорирование удаленки/гибрида. Если в 2020 г. был режим УД (удаленная работа) по приказу * или локальному нормативному акту, отсутствие в офисе не является прогулом. Акт должен фиксировать отсутствие на рабочем месте (включая виртуальное — невыход на связь, невыполнение задач по плану).
• Отсутствие уведомления работника об акте. Работник должен ознакомиться с актом под роспись. Если отказывается — составляется отдельный акт об отказе от ознакомления.

Электронный документооборот (ЭДО) и 2020 год

В 2020 году массовый переход на удаленку ускорил внедрение ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО). Юридическая сила акта, подписанного квалифицированной электронной подписью (КЭП) членов комиссии и руководителя, равна бумажному с синей печатью (ФЗ-63 «Об электронной подписи», ст. 6, 9).

Важно: Если организация использует ЭДО, бланк акта должен быть загружен в систему как шаблон, а процесс подписания — зафиксирован в журнале событий ЭДО. Распечатка такого акта для суда должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью (есть) с пометкой «Подлинность копии подтверждаю».

Отличия акта от Табеля учета рабочего времени (Т-12 / Т-13)

Часто путают: в табеле ставится код «НН» (неявка по неизувестным причинам) или «Пр» (прогуль) после составления акта и приказа. Акт — это первичный учетный документ, основание для записи в табель. Нельзя просто поставить «Пр» в табеле без акта и приказа, это грубое нарушение учета рабочего времени (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать, если сотрудник появился позже (в течение дня)

Если Смирнов А.В.* пришел в 13:30 (отсутствовал 4,5 часа):

1. Составляется акт об отсутствии с 09:00 до 13:30;
2. Сотрудник пишет объяснение (причины: поломка машины, помощь родственнику, засыпание и т.д.).
3. Руководитель оценивает: уважительная причина (ст. 193 ТК РФ требует проверки) или нет.
4. Если причина неуважительная — приказ о взыскании (выговор/замечание) или увольнении (если это повторный прогул или грубое нарушение).

Хранение документов

Срок хранения акта об отсутствии (как документа по кадрам), 75 лет (п. 225 Перечня типовых управленческих архивных документов, утр. Росархивом № 2368). Хранятся в личном деле или в отдельном деле «Акты об отсутствии на рабочем месте за 2020 год».

Чек-лист для HR-специалиста (Скачать/Проверить)

Перед архивацией акта 2020 года проверьте:

• [ ] Есть приказ о комиссии?
• [ ] Состав комиссии ≥ 3 человек?
• [ ] Указано точное время отсутствия (часы/минуты)?
• [ ] Проверили СКУД/почту/мессенджеры — нет уведомления?
• [ ] Акт подписан всеми членами комиссии (ЭЦП или ручка)?
• [ ] Акт согласован/утвержден руководителем?
• [ ] Запрошено объяснение у работника в срок (в день акта или след. день)?
• [ ] Работник ознакомлен с актом под роспись (или акт об отказе)?
• [ ] Данные внесены в табель (код НН/Пр) на основании приказа?

Резюме

Образец акта об отсутствии на рабочем месте 2020 года не отличается от современного. Главное — соблюдение процедуры (комиссия, сроки, запрос объяснения) и точность фиксации времени. Используйте приведенный выше шаблон, адаптируйте под локальные нормативные акты вашей организации (Положение о внутреннем трудовом распорядке, Положение о комиссиях) и действуйте строго по алгоритму ст. 193 ТК РФ. Это гарантирует, что в случае спора суд встанет на сторону работодателя.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных трудовых споров рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзному представителю. Персональные данные в примерах заменены на * в соответствии с политикой конфиденциальности (152-ФЗ).