При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день прекращения трудового договора․ Однако на практике нередко возникают ситуации‚ когда уволенный сотрудник отказывается забирать документ или просто не является за ним․ В таком случае работодателю необходимо правильно зафиксировать этот факт‚ составив акт об отказе от получения трудовой книжки․ Рассмотрим‚ как это сделать корректно с точки зрения законодательства․

Законодательная база

Порядок действий работодателя регламентируется следующими нормами:

• Статья 84․1 Трудового кодекса РФ — устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения;
• Пункт 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225 — определяет порядок уведомления работника;
• Статья 62 ТК РФ — регулирует выдачу документов‚ связанных с работой․

Если работник отсутствует в день увольнения или уклоняется от получения трудовой книжки‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явится за документом либо дать согласие на отправку его по почте․ Только после этого можно составлять акт об отказе․

Когда составляется акт

Акт составляется в следующих ситуациях:

1. Работник получил уведомление‚ но отказался забирать трудовую книжку;
2. Работник явился‚ но отказался от получения документа‚ мотивируя это определенными причинами;
3. Работник не дал согласия на отправку трудовой книжки по почте․

Структура и содержание акта

Документ составляется комиссионно, в присутствии не менее трех человек․ В акте указываются:

• наименование работодателя;
• дата и место составления;
• состав комиссии (структурное подразделение‚ должность‚ Ф․И․О․ каждого члена);
• данные уволенного работника и основание увольнения (пункт‚ часть‚ статья ТК РФ);
• реквизиты приказа об увольнении;
• сведения о направленном уведомлении;
• факт отказа и его мотивировка (со слов работника);
• подписи членов комиссии․

Образец акта

АКТ № ___
об отказе от получения трудовой книжки

г․ Москва     «___» _________ 20___ г․

Комиссия в составе:

• начальник отдела кадров — Иванова А․П․ (Иван* А․);
• юрисконсульт, Петров С․И․ (Петр* С․);
• специалист отдела кадров — Сидорова М․В․ (Сидо* М․)‚

в присутствии уволенного работника — Козлова Дмитрия Сергеевича (Козл** Д․ С․)‚ составила настоящий акт о нижеследующем:

Козлов Д․С․ (Козл Д․*)‚ уволенный «___» _________ 20___ г․ по основанию‚ предусмотренному п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 Трудового кодекса РФ‚ приказом от «___» _________ 20___ г․ № ___‚ в соответствии со ст․ 84․1 ТК РФ и п․ 36 Правил‚ утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225‚ «___» _________ 20___ г․ был уведомлен о необходимости забрать в отделе кадров ООО «Пример» трудовую книжку либо дать согласие на отправление ее по почте․

Козлов Д․С․ (Козл* Д․) от получения трудовой книжки отказался‚ мотивируя отказ следующим: ______________________․

Указанное выше подтверждаем:

• Начальник отдела кадров — _________ / Иванова А․П․ (Иван А․) /
• Юрисконсульт, _________ / Петров С․И․ (Петр* С․) /
• Специалист отдела кадров — _________ / Сидорова М․В․ (Сидо* М․) /

Юридические последствия составления акта

Правильно составленный акт имеет важное значение для работодателя:

• освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня составления акта;
• подтверждает соблюдение процедуры‚ предусмотренной статьей 84․1 ТК РФ;
• защищает работодателя в случае судебного спора с бывшим работником о взыскании компенсации за задержку выдачи документа․

Частые вопросы

Что делать‚ если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку?

Необходимо направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․ Если работник отказывается — составляется акт․

Обязательно ли направлять уведомление перед составлением акта?

Да‚ уведомление — обязательный шаг‚ предусмотренный законодательством․ Без него акт может быть признан недействительным‚ а работодатель, нарушившим процедуру․

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?

Нет‚ отправка по почте возможна только с письменного согласия работника․ В противном случае трудовая книжка хранится у работодателя до востребования․

Рекомендации работодателю

1. Всегда направляйте уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении — сохраняйте почтовые квитанции;
2. Составляйте акт комиссионно‚ не менее чем тремя сотрудниками;
3. Фиксируйте мотивировку отказа дословно‚ со слов работника;
4. Храните акт вместе с личным делом работника;
5. При сомнениях обращайтесь к юристу — ошибки в документах могут привести к судебным спорам и финансовым потерям․

Обратите внимание: приведенный образец является примерным и может быть доработан с учетом конкретной ситуации․ За консультацией по кадровым вопросам рекомендуется обращаться к специалистам‚ например по телефону 8-800—* или по адресу: г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ **․