В трудовом праве существует множество ситуаций, когда работник отказывается выполнять определенные действия: подписывать документы, писать объяснительную записку, получать трудовую книжку или составлять заявление (например, об увольнении по собственному желанию или об отказе от выполнения работы, не входящей в трудовые обязанности). Законодательство обязывает работодателя зафиксировать этот факт надлежащим образом. Основным инструментом для этого является Акт об отказе.

Данная статья подробно разбирает специфику составления акта именно в ситуации, когда сотрудник отказывается написать заявление об отказе (или иное обязательное заявление), опираясь на актуальные нормы ТК РФ, судебную практику и рекомендации Роструда (в т.ч. Приказ Роструда от № 253).

Правовые основы составления акта

Прямой статьи в Трудовом кодексе, регламентирующей форму «Акта об отказе написать заявление», не существует. Однако процедура вытекает из совокупности норм:

• Ст. 22 ТК РФ — обязанность работника выполнять трудовые функции и соблюдать внутренний трудовой распорядок.
• Ст. 193 ТК РФ — порядок применения дисциплинарных взысканий. Перед наложением взыскания работодатель обязан запросить объяснение (заявление/объяснительную). Отказ в его предоставлении не препятствует наложению взыскания, но должен быть зафиксирован.
• Ст. 84.1 ТК РФ, обязанность выдачи трудовой книжки в день увольнения. Если работник отказывается писать заявление об увольнении (которое является основанием для приказа), работодатель фиксирует отказ от написания заявления для последующего увольнения по иным основаниям (например, прогул) или направляет уведомление.
• Приказ Роструда от № 253 (утв. Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства): «При отказе работника от ознакомления с актом комиссии об этом должен быть составлен акт (с указанием даты, времени и места составления акта)». Данный принцип распространяется на любой отказ от выполнения процедурных действий.

Важно: Акт — это не наказание, а средство доказательства. Он подтверждает, что работодатель предоставил возможность реализовать право (написать заявление, дать объяснения), но работник воспользовался правом отказа.

Типичные ситуации, требующие составления акта об отказе от написания заявления

1. Отказ от написания заявления об увольнении по собственному желанию. Работник заявляет устно о желании уволиться, но отказывается писать заявление (ст. 80 ТК РФ требует письменного заявления за 2 недели). Без заявления приказ об увольнении по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ издать нельзя.
2. Отказ от написания заявления об отказе от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель предлагает выполнить работу за пределами договора, работник устно отказывается, но не пишет заявление-отказ (которое нужно для легального отказа без риска взыскания).
3. Отказ от написания объяснительной записки (объяснений) по факту дисциплинарного проступка. Самый частый кейс. Работник не явился на работу, опоздал, нарушил ТП, руководитель просит написать объяснительную, работник отказывается.
4. Отказ от написания заявления на предоставление отпуска / переработки / перевода. Если инициатива исходит от работника, но он не оформляет бумагу.

Порядок действий работодателя: пошаговая инструкция

Шаг 1. Устное предложение и фиксация отказа

Руководитель или уполномоченное лицо (HR, начальник отдела) устно просит работника написать заявление. Если работник отказывается, фиксируется время, дата, место и состав комиссии.

Шаг 2. Создание комиссии (не менее 3-х лиц)

Согласно судебной практике и рекомендациям Роструда, акт составляет комиссия не менее из 3 человек (представитель работодателя + 2 свидетеля). Свидетели не должны быть заинтересованными лицами (лучше — коллеги из другого отдела или специалисты кадровой службы).

Шаг 3. Составление акта в присутствии работника

Акт заполняется сразу в момент отказа. Откладывать составление на «позже» нельзя — это снизит доказательную силу документа в суде.

Шаг 4. Предложение ознакомиться и подписать

Составленный акт читается работнику (или вручается для ознакомления). Работник имеет право:

• Подписать акт (подтверждая факт отказа).
• Отказаться подписывать акт.

Шаг 5. Фиксация отказа от подписания акта (если последовало)

Если работник отказался подписать сам акт об отказе, члены комиссии делают соответствующую отметку в самом акте: «В отказе от подписания акта работник [ФИО] отказался, о чем члены комиссии сделали отметку». Все члены комиссии ставят свои подписи с расшифровкой.

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 ФЗ-402)

Документ должен содержать:

• Наименование документа: «Акт об отказе работника [ФИО] от написания заявления [наименование заявления]».
• Дата составления (число, месяц, год) и место составления (город, название организации).
• Время составления (часы, минуты) — критически важно для дисциплинарных случаев (срок 2 суток для запроса объяснений).
• Состав комиссии: Должность, ФИО полностью (председатель, члены комиссии).
• Данные работника: ФИО, должность, структурное подразделение (маскируем: *).
• Суть происшествия: Описание обстоятельств: «Работнику [ФИО] было предложено написать заявление об отказе от выполнения работы / об увольнении / объяснительную записку по факту…».
• Фиксация отказа: Текст: «Работник [ФИО] отказался(ась) написать указанное заявление, мотивы отказа не указал(а) / указал(а) следующие мотивы: «…»».
• Подписи членов комиссии с расшифровкой.
• Подпись работника (или отметка об отказе от подписания).

Образец заполнения акта (структура документа)

АКТ
об отказе работника от написания заявления

г.  «» 202 г. время :

Мы, нижеподписавшиеся:
—  (председатель комиссии),
—  (член комиссии),
—  (член комиссии),

действующие на основании Приказа ООО «» от  №  о создании комиссии по фиксации отказов работников от выполнения процедурных действий, составили настоящий Акт о следующем.

 202 г. в  ч.  м. в помещении  (кабинет № ) ООО «» работнику , занимающему должность  (табельный номер ), было предложено написать заявление следующего содержания: «Заявление об отказе от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором от » / «Заявление об увольнении по собственному желанию» / «Объяснительная записка по факту невыхода на работу ».

Работник(ца) * отказ(а/лась) написать указанное заявление. Мотивы отказа: «Не считаю необходимым» / «Не буду писать» / мотивы не сообщал(а).

Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: один — работнику, второй — в личное дело, третий — в дело по данному вопросу.
Акт прочитан работнику , он(а) отказ(а/лась) его подписать / подписал(а) (подчеркнуть необходимое).

Председатель комиссии _____________ /  /
Член комиссии _____________ /  /
Член комиссии _____________ /  /

Работник _____________ / * / (или: «Отказался(ась) подписывать»)

Особенности для разных типов заявлений

А. Отказ от заявления об увольнении (ст. 80 ТК РФ)

Если работник устно заявляет об увольнении, но не пишет заявление — приказ об увольнении по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ издать нельзя. Работодатель имеет право:

• Составить акт об отказе от написания заявления.
• Направить работнику заказное уведомление с предложением написать заявление в течение срока (обычно 3-5 дней).
• При игнорировании, уволить по иному основанию (прогул, систематическое неисполнение обязанностей), используя акт как доказательство.

Б. Отказ от заявления об отказе от работы (ст. 60.2 ТК РФ)

Работодатель не имеет права привлекать к работе, не входящей в трудовые функции, без письменного согласия. Если работник устно отказывается, но не пишет заявление-отказ — риск конфликта растет. Акт об отказе написать заявление-отказ фиксирует позицию работодателя: «Я предлагал работу, работник отказался устно, но не оформил отказ письменно, поэтому я не допустил его к этой работе» — это защита от претензий за простой.

В. Отказ от объяснительной записки (дисциплина)

Самый стандартизированный случай. Срок для запроса объяснений, 2 рабочих дня (не считая дня обнаружения). Акт составляется по истечении этого срока или сразу после устного отказа. Без акта наложить взыскание (замечание, выговор, увольнение) нельзя — суд признает процедуру нарушенной.

Ошибки, которые делают акт недействительным в суде

1. Составление акта одним лицом. Минимум 3 человека (Комиссия). Акт, подписанный только HR-ом или только начальником, суд может не принять.
2. Отсутствие времени составления. Критично для дисциплинарных сроков (2 дня на объяснения, 1 месяц на взыскание).
3. Неуказание конкретного названия заявления. Фраза «отказался писать заявление» без уточнения «какого именно» делает документ бессмысленным.
4. Нарушение процедуры ознакомления. Если работник не был ознакомлен с актом под роспись (или не зафиксирован отказ от ознакомления), документ теряет силу.
5. Исправления и зачеркивания. Акт должен быть чистым. Ошибки — основание для составления нового акта.

Хранение и использование акта

• Срок хранения: 75 лет (личное дело) или до истечения срока действия документа, к которому относится (спор о взыскании — 1 год после взыскания, спор об увольнении — 75 лет).
• Экземпляры: Минимум 2 (работнику, в личное дело/дело). Лучше 3 (работнику, в личное дело, в материалы проверки/спора).
• Внесение в реестр: Рекомендуется заносить в журнал регистрации актов/поручений.

Электронный документооборот (ЭДО) и Диадок/СБИС

С 2023-2024 гг. активно внедряется ЭДО для кадровых документов (ФЗ-377, ФЗ-476). Акт об отказе можно оформить в ЭДО (Диадок, СБИС, Контур), если:

• У работника есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
• Есть согласие на ЭДО (доп. соглашение к ТД).
• Соблюдена процедура: документ направлен работнику в ЭДО, работник отказывается подписывать ЭП — система фиксирует отказ автоматически (логи сервиса).

Нюанс: Если у работника нет УКЭП или он не дал согласие на ЭДО — обязательно бумажный акт с «живыми» подписями комиссии.

Резюме: чек-лист для HR и руководителей

Акт об отказе написать заявление об отказе (или иное заявление) — это ключевой процессуальный документ, защищающий работодателя от рисков восстановления на работе, штрафов ГИТ и компенсаций за вынужденный пропуск. Главное правило: составляйте сразу, коллективно, детально, с указанием времени и обязательной процедурой ознакомления работника. Используйте актуальные бланки 2026 года (доступны в системах «КонсультантПлюс», «Гарант», «Мое дело», DataDoc), адаптируйте под конкретную ситуацию и строго соблюдайте процедуру ст. 193 ТК РФ и рекомендаций Приказа Роструда № 253.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных спорах рекомендуется обратиться к трудовому юристу.