Правильное оформление акта об утилизации первичных документов — обязательная процедура для любой организации и индивидуального предпринимателя‚ ведущих делопроизводство; В 2026 году требования к уничтожению учетных документов регламентируются Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также Росархивом (Приказ от № 236). Ниже представлен подробный разбор процедуры‚ актуальный образец и ответы на частые вопросы;
Когда и почему нужен акт об утилизации
Уничтожение документов не допускается произвольно. Это строго регламентированный процесс‚ который требует:
- Истечения сроков хранения‚ установленных перечнем типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности организаций (утв. Росархивом).
- Проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией организации.
- Оформления акта в минимум двух экземплярах (один остается в организации‚ второй — при необходимости передается в архив или хранится у ответственного лица).
Важно: Согласно информации из открытых источников‚ «на момент списания уже отсутствует объект имущества; не требуется обязательная утилизация (уничтожение) объекта». Это относится к основным средствам и материальным ценностям. Однако для первичных учетных документов (накладные‚ чеки‚ акты‚ счета-фактуры) физическое уничтожение обязательно‚ так как информация на них конфиденциальна и подлежит защите (персональные данные‚ коммерческая тайна‚ налоговая тайна).
Состав экспертной комиссии
Перед утилизацией необходимо создать комиссию приказом руководителя. В ее состав обычно входят:
- Председатель, руководитель организации или зампред по экономике/финансам.
- Секретарь — архивариус или ответственный за делопроизводство (часто бухгалтер).
- Члены — главбух‚ юрист‚ руководители структурных подразделений‚ документы которых подлежат уничтожению.
Фамилии членов комиссии в приказе и акте указываются полностью‚ однако в публичных образцах для безопасности их рекомендуется маскировать: Иванов И.И. → И* И.‚ Петрова А.В. → П А.*.
Процедура утилизации: пошаговая инструкция
Шаг 1: Инвентаризация и отбор
Составляется опись документов с истекшими сроками хранения. В опись включаются: наименование дела‚ даты начала/окончания‚ срок хранения‚ основание для уничтожения (ссылка на перечень Росархива).
Шаг 2: Заседание комиссии и протокол
Комиссия проверяет каждую единицу хранения. Результат зафиксирован в Протоколе заседания экспертной комиссии. Без протокола акт недействителен.
Шаг 3: Выбор способа уничтожения
Способ зависит от степени секретности и объема:
- Шредер (перемалывание) — для малых объемов‚ документов строгой отчетности (если разрешает инструкция ЦБ/ФНС)‚ персональных данных.
- Макулатура (прессование/утилизация) — для крупных объемов несекретных документов. Требует заключения договора с лицензированной организацией.
- Сжигание, для секретных документов‚ документов строгой отчетности (в присутствии комиссии).
Шаг 4: Составление Акта об утилизации
Документ подписывается всеми членами комиссии. Если утилизация проводится сторонней фирмой‚ акт подписывает представитель подрядчика (ФИО‚ должность‚ печать фирмы). Паспортные данные и телефоны представителя подрядчика в внутренних документах маскируем: Тел: +7 () -*-‚ Адрес: г; Москва‚ ул. *‚ д. .
Образец Акта об утилизации первичных документов (форма свободная)
Единой утвержденной формы (как раньше Форма № МБ-7а для ценностей) не существует. Организация разрабатывает форму самостоятельно в Учетной политике или Положении о делопроизводстве. Ниже приведен рекомендуемый шаблон.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Ромашка»
____________ /И* И.*/
«___» _____________ 2026 г.
АКТ
об утилизации (уничтожении) первичных учетных документов
| Организация: | ООО «Ромашка» |
| Структурное подразделение: | Бухгалтерия / Склад / Отдел продаж |
| Основание (приказ‚ протокол): | Приказ № 125-од от ‚ Протокол № 1 от |
Состав экспертной комиссии:
- Председатель: И* И.И. (Директор)
- Секретарь: П* А.В. (Главный бухгалтер)
- Член: С* В.П. (Юрист)
- Член: К* О;Н. (Начальник отдела продаж)
Способ утилизации: Механическое уничтожение (шредер) до состояния‚ исключающего восстановление / Передача на макулатуру ООО «ЭкоУтиль» (Договор № 45 от ).
Место утилизации: Офис ООО «Ромашка»‚ г. *‚ ул. ‚ д. ‚ пом. 15 (серверная/архив).
Дата проведения: «09» апреля 2026 г.
| № п/п | Наименование дела / документа | Период (даты) | Кол-во (л./шт.) | Срок хранения (г.) | Основание (п. перечня Росархива) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Накладные товарные (форма ТОРГ-12) | 01.2020–12.2020 | 150 л. | 5 | п. 215 Перечня |
| 2 | Кассовые ордера приходные/расходные (КО-1‚ КО-2) | 01.2018–12.2018 | 200 шт. | 5 | п. 220 Перечня |
| 3 | Акты приема-передачи выполненных работ | 2019 г. | 50 л. | 5 | п. 215 Перечня |
Всего подлежит утилизации: 400 листов / 200 штук (___ кг макулатуры).
Члены комиссии подтверждают‚ что документы сверены с описью‚ сроки хранения истекли‚ документы не нужны для текущей работы‚ проверок‚ судебных споров. Уничтожение произведено в нашем присутствии.
| Председатель комиссии: _____________ /И* И./ | Секретарь комиссии: _____________ /П А./ |
| Член комиссии: _____________ /С В./ | Член комиссии: _____________ /К О.*/ |
М.П. (При наличии печати организации)
Примечание: В случае передачи на макулатуру сторонней организации‚ в акте должна быть графа для подписи и печати представителя подрядчика (ФИО‚ паспортные данные — маскируются *‚ лицензия на деятельность по утилизации).
Ключевые ошибки‚ которых стоит избегать в 2026 году
- Отсутствие Протокола экспертной комиссии. Акт без протокола не имеет юридической силы при проверке ФНС или Росахива.
- Уничтожение документов с неистекшим сроком. Даже если документ кажется не нужным‚ срок хранения (5‚ 10‚ 50‚ 75 лет) соблюдать обязательно.
- Уничтожение документов‚ по которым идут проверки/суды. Налоговый кодекс (ст. 93) и АПК РФ запрещают уничтожать документы‚ связанные с неразрешенными спорами.
- Неправильный способ утилизации. Выбрасывание в мусорку документов с персональными данными (ФИО‚ СНИЛС‚ паспорта) — грубое нарушение 152-ФЗ «О персональных данных»‚ грозит штрафами до 18 млн руб. (ч; 5 ст. 13.11 КоАП РФ).
- Отсутствие акта при передаче подрядчику. Если вы отдаете бумагу на макулатуру фирме «*»‚ вы должны получить от них Акт приема-передачи отходов (макулатуры) на утилизацию с их печатью и подписью уполномоченного лица.
Электронные документы: нужна ли утилизация?
Если первичный документ создан и подписан в электронном виде (ЭДО‚ УЭД)‚ физического носителя нет. «Утилизация» здесь означает удаление из информационных систем с составлением соответствующего акта/журнала удаления. Требования к срокам хранения электронных оригиналов те же‚ что и к бумажным (ст. 9 НК РФ‚ ФЗ-402).
Хранение акта об утилизации
Срок хранения самого акта об утилизации — не менее 5 лет (п. 225 Типового перечня Росархива: «Акты об отборе документов на уничтожение…»). Рекомендуется хранить их вместе с протоколами комиссии и приказами в отдельном деле «Дело об уничтожении документов за 2026 год».
Чек-лист для бухгалтера/архивариуса перед утилизацией
- [ ] Проверены сроки хранения по актуальному Перечню Росархива (приказ № 236).
- [ ] Издан приказ о создании экспертной комиссии.
- [ ] Проведена экспертиза‚ составлен Протокол заседания.
- [ ] Проверено: нет ли налоговых проверок‚ судебных споров‚ запросов полиции по этим документам.
- [ ] Выбран способ утилизации (шредер / макулатура / сжигание).
- [ ] При макулатуре: заключен договор с лицензиатом‚ получен их Акт приема.
- [ ] Заполнен Акт об утилизации (образец выше)‚ подписан всеми членами комиссии.
- [ ] Акт с протоколом и приказом сшит в дело для хранения (5 лет).
Грамотное оформление акта об утилизации первичных документов защищает организацию от претензий контролирующих органов и утечек конфиденциальной информации. Используйте приведенный выше образец как базу‚ адаптируйте его под Положение о делопроизводстве вашей компании и обязательно соблюдайте процедуру экспертной оценки. Помните: ответственность за сохранность документов до момента их законного уничтожения лежит на руководителе и главном бухгалтере (ст. 7 ФЗ-402).
Статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (ФЗ-125‚ ФЗ-402‚ НК РФ‚ Приказ Росархива № 236). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному юристу или архивариусу.