Правильное оформление акта о списании бланков строгой отчетности (БСО), к которым относятся удостоверения о повышении квалификации, — обязательная процедура для любых образовательных организаций (ОО), осуществляющих деятельность по дополнительному профессиональному образованию (ДПО)․ В статье подробно разбираем порядок составления акта, требования к комиссии, юридические основания и предоставляем рекомендации по заполнению на актуальном для 2026 года этапе․

Правовая база и нормативные акты

Деятельность по выдаче документов о квалификации регулируется рядом ключевых документов․ Незнание или игнорирование этих норм ведет к нарушению режима БСО и штрафным санкциям․

• ФЗ-273 «Об образовании в Российской Федерации» (ст․ 76, 93) — базовые положения о документах государственного образца и БСО․
• Постановление Госкомвуза России от № 13 «Об утверждении Положения о документах о повышении квалификации и профессиональной переподготовке установленного образца и Приложения № 1 «Требования к документам государственного образца․․․»
• Приказ Минобрнауки России от № 648 (в ред․ от 2023-2024 гг․) — порядок выдачи, учета и хранения бланков․
• ФЗ-98 «О коммерческой тайне» и ФЗ-152 «О персональных данных» — при обработке данных слушателей в актах․
• Внутренние локальные нормативные акты ОО: «Положение об учете и хранении бланков строгой отчетности», «Инструкция по работе с БСО»․

Основания для списания бланков удостоверений

Списание производится только по решению специально созданной комиссии․ Основания делятся на плановые и внеплановые:

1. Порча или брак бланка (пятна, ошибки типографии, повреждение при печати, несовпадение защитных элементов)․ Это наиболее частая причина․
2. Истечение срока годности бланков (если установлен производителем или при смене реквизитов организации/образца документа)․
3. Ликвидация или реорганизация образовательной организации․
4. Изменение формы документа (переход на новый образец, введение электронных регистров «ФИС ФРДО» с отказом от бумажных бланков)․
5. Обнаружение утерянных бланков (после проведения инвентаризации)․

Важно: Нельзя списывать бланки просто потому, что они «не понадобились»․ Неиспользованные бланки должны передаваться в архив или на хранение ответственному лицу до истечения срока действия или ликвидации ОО․

Состав и полномочия комиссии по списанию

Комиссия создается приказом руководителя ОО․ В ее состав обязательно входят:

• Председатель, обычно заместитель директора по ДПО или главный бухгалтер․
• Члены комиссии — старший специалист отдела ДПО, бухгалтер (ответственный за учет БСО), представитель службы безопасности (если есть)․
• Материально ответственное лицо (МОЛ) — хранитель бланков (часто менеджер по документообороту или секретарь УЧК)․ ФИО МОЛ в акте указывается полностью, в публичных образцах маскируется: *;

Комиссия проверяет физическое состояние бланков, сверяет номера с журналом учета БСО и протоколом инвентаризации․

Структура и реквизиты Акта о списании (Образец 2026)

Единой утвержденной формы (как КО-2 для касс) не существует, поэтому используется свободная форма, разработанная ОО самостоятельно и закрепленная в учетной политике․ Однако обязательны следующие реквизиты (согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»):

Обязательные реквизиты акта:

1. Наименование документа: «Акт о списании бланков удостоверений о повышении квалификации»․
2. Дата составления: ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
3. Место составления: Город, Наименование ОО (например, г․ , ГАУ ДПО «»)․
4. Основание: Номер и дата приказа о создании комиссии, номер протокола инвентаризации/осмотра․
5. Состав комиссии: Должность, ФИО (частично *), подпись, расшифровка подписи․
6. Табличная часть (описание бланков):
   • Наименование бланка (Удостоверение о повышении квалификации установленного образца)․
   • Серия и номера бланков (диапазон: от № * до № *)․
   • Количество (шт․)․
   • Причина списания (порча, брак, утеря и т․д․)․
   • Стоимость (если бланки платные/куплены у типографии) или условная стоимость․
7. Подписи всех членов комиссии и МОЛ․
8. Печать организации (если используется)․

Пример заполнения табличной части (Визуализация)

Процедура уничтожения (уничтожения) списанных бланков

Списание в бухгалтерии и физическое уничтожение — разные этапы․ После подписания акта:

1. Бланки подшиваются к акту (если их мало) или упаковываются в пакет/коробку с этикеткой «К уничтожению․ Акт № ___ от ___»․
2. Уничтожение производится комиссией в полном составе (шредер, сжигание в печи, макулатура под наблюдением)․
3. В акте (или в отдельном акте уничтожения) делается отметка: «Бланки уничтожены [Дата] способом [Способ] в присутствии членов комиссии» с подписями․
4. Один экземпляр акта хранится в бухгалтерии (прикреплен к проводке), второй, у МОЛ / в архиве ОО․

Бухгалтерские проводки при списании

Если бланки имели стоимость (приобретены за счет ОО):

• Дт 91․2 / Кт 10 (или 08) — списание стоимости бланков на убытки (если не амортизировались) или на списание ОС/МА․
• Если бланки получены бесплатно (гос․ образец от учредителя) — проводки по счету 10/08 не делаются, ведется только внебалансовый учет (счет 006 «Бланки строгой отчетности»)․ В этом случае в учете просто снимаются с контроля количеством․

Особенности 2026 года: Электронные реестры и ФИС ФРДО

С 2022 года и окончательно к 2024-2025 годам основным документом, подтверждающим квалификацию, стала запись в Федеральной информационной системе «Федеральный реестр документов об образовании и (или) о квалификации» (ФИС ФРДО)․

• Бумажные бланки удостоверений все еще выпускаются (по желанию слушателя или требованию работодателя), но их роль снижается․
• При переходе ОО на полную электронную выдачу (отказ от закупки бланков ГОЗНАК) необходимо списать остатки старых бланков по акту с основанием «Отказ от использования бумажных бланков в связи с переходом на электронный документооборот в ФИС ФРДО»․
• В акте обязательно указывать: «Бланки не применялись для выдачи документов, данные в ФИС ФРДО внесены электронным способом»․

Типичные ошибки при оформлении акта

• Отсутствие приказа о создании комиссии․ Акт подписанный «нелегитимными» лицами не имеет юридической силы․
• Неполные реквизиты бланков․ Не указана серия или пропущены номера (например, написано «пачка бланков» вместо «№ 100-200»)․
• Списание без акта инвентаризации․ Если причина, утеря/недостача, сначала нужен акт инвентаризации (формы ИНВ-3, ИНВ-5 или свободная форма), а уже потом акт списания․
• Отсутствие подписи МОЛ․ МОЛ должен подтвердить факт передачи бланков на уничтожение/списание․
• Уничтожение без акта․ Физическое уничтожение без фиксации в документе — грубое нарушение режима БСО․

Хранение акта

Срок хранения акта о списании БСО — не менее 5 лет (согласно типовым перечням управленческой документации и требованиям архивного дела)․ Хранится в бухгалтерии или архиве ОО в деловом деле «Учет и хранение бланков строгой отчетности»․

Пример текста заключительной части Акта (для копирования в шаблон)

Комиссия в полном составе осмотрела представленные бланки удостоверений о повышении квалификации серии , номера с по * (в количестве * шт․)․
Установлено: бланки имеют механические повреждения / дефекты печати / не соответствуют утвержденному образцу / срок действия истек / подлежат списанию в связи с переходом на электронный документооборот в ФИС ФРДО․
Восстановлению не подлежат․
Комиссия ПОСТАНОВИЛА:
Признать бланки недействительными и подлежащими списанию с учета у материально ответственного лица * (должность, ФИО)․
Произвести уничтожение бланков способом шредерации (сжигания) в присутствии членов комиссии․
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: 1 — в бухгалтерии, 2 — у МОЛ / в архиве․

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ _____________ / * / Подпись, расшифровка
ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:
_____________ / * / Подпись, расшифровка
_____________ / * / Подпись, расшифровка
МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО:
_____________ / * / Подпись, расшифровка

М․П․ (Место печати организации)

Грамотное оформление акта о списании удостоверений повышения квалификации, залог спокойствия при проверках Рособрнадзора, прокуратуры или налоговой инспекции․ Используйте представленную структуру, адаптируйте под локальные акты вашей организации, обязательно фиксируйте состав комиссии приказом и не забывайте о параллельном ведении учета в ФИС ФРДО․ В 2026 году акцент смещается на электронные реестры, но бумажный документооборот по БСО требует строгого соблюдения процедур до полного отказа от бланков․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов по учету БСО в вашей организации рекомендуется консультироваться с главным бухгалтером и юристом ОО․