Составление акта о непредоставлении объяснительной записки — это обязательная процедура, которую работодатель должен провести в случае, если сотрудник отказывается писать объяснительную по факту дисциплинарного проступка. Данный документ фиксирует отказ работника дать письменные объяснения и служит основанием для дальнейшего наложения дисциплинарного взыскания в соответствии со ст. 193 ТК РФ.
Ниже представлена подробная статья о том, как правильно составить этот документ, какие реквизиты обязательны, кем он подписывается и как избежать ошибок, которые могут привести к отмене взыскания судом.
Правовое основание и суть документа
Согласно ст. 193 ТК РФ, перед наложением дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить у виновного лица письменное объяснение. Сотруднику предоставляется 2 рабочих дня для его подготовки. Если по истечении этого срока объяснительная не предоставлена, работодатель составляет акт об отказе работника дать письменные объяснения.
Важно: Сам факт отказа сотрудника писать объяснительную не лишает работодателя права наложить взыскание. Акт лишь фиксирует исполнение процедуры запроса объяснений.
Кто и как составляет акт
Фиксирует отказ сотрудника писать объяснительную не сам работник, а ответственное лицо, которое занимается разбирательством проступка, или специально созданная комиссия.
- Состав комиссии: минимум 3 человека (представитель администрации, представитель профсоюза (при наличии), специалист кадровика/юриста).
- Свидетели: При составлении акта обязательно привлекаются другие служащие компании (минимум 2 свидетеля), которые подтверждают факт отказа своими подписями.
- Инициатор: Обычно это непосредственный руководитель сотрудника или начальник отдела кадров.
Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и делопроизводству)
- Наименование документа: «Акт о непредоставлении письменного объяснения» или «Акт об отказе работника дать письменные объяснения».
- Дата составления: Дата истечения 2-дневного срока для предоставления объяснений.
- Место составления: Наименование организации (ИП ).
- Сведения о комиссии/лице, составляющем акт: Должности, Ф.И.О. (частично скрыты: ).
- Сведения о работнике: Должность, Ф.И.О. сотрудника, отказывающегося писать объяснительную (частично скрыты: *).
- Сведения о свидетелях: Должности, Ф.И.О. не заинтересованных лиц (минимум 2 человека).
- Суть происшествия: Подробное описание последовательности событий:
- В какое время и день сотрудник нарушил дисциплину.
- В чем выражается его проступок (прогул, опоздание, нарушение инструкции и т.д.).
- Когда и кем было требование написать объяснительную.
- Факт отказа сотрудника (устный или письменный) и причина отказа (если указано).
- Подписи: Всех членов комиссии, свидетелей и отметка о вручении/отказе от получения копии работником.
Образец заполнения акта (структура бланка)
Ниже приведена типичная структура документа. Вы можете скачать пустой бланк или образец заполнения в формате DOC/DOCX для редактирования в Word.
Шапка документа
АКТ
о непредоставлении работником письменного объяснения
г. * «___» _________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
* — должность (председатель комиссии)
* — должность (член комиссии)
* — должность (член комиссии)
в присутствии свидетелей:
* — должность, Ф.И.О.
* — должность, Ф.И.О.
составили настоящий Акт о нижеследующем:Описательная часть (суть дела)
«___» ________ 202_ г. работнику * (должность, Ф.И.О.)
было предъявлено требование написать объяснительную записку
в связи с совершением дисциплинарного проступка:
<описание проступка: прогул «___» ________ 202_ г.,
неявка на работу без уважительной причины более 4 часов подряд>.
Работник * отказ(а/лся) предоставить письменное объяснение
в установленный законом 2-дневный срок (до «___» ________ 202_ г.).
Причину отказа не указал(а) / указал(а): «».Заключительная часть
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах:
1 экземпляр — в отдел кадров (личное дело работника);
2 экземпляр — работнику (под роспись / отказ от получения зафиксирован).
Подписи членов комиссии:
____________ / * /
____________ / * /
____________ / * /
Подписи свидетелей:
____________ / * /
____________ / * /
С ознакомлением работника:
____________ / * / «___» ________ 202_ г.
(или отказ от подписания зафиксирован членами комиссии)Важные нюансы и рекомендации юристов (актуально на 2026 год)
Количество экземпляров
Акт составляется минимум в двух экземплярах: один остается в отделе кадров (прикрепляется к материалам разбирательства), второй — вручается работнику под роспись. Если сотрудник отказывается принимать копию, об этом делается отметка в акте, который подписывают все члены комиссии и свидетели.
Сроки и связь с приказом
Акт составляется в день истечения 2-дневного срока, предоставленного на написание объяснительной. На основании этого акта (и докладной записки руководителя) готовится приказ о наложении дисциплинарного взыскания (выговор, замечание, увольнение). Приказ должен быть издан не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (исключая время болезни/отпуска) и не позднее 6 месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ).
Отказ ознакомиться с актом
Если работник отказывается подписывать акт о непредоставлении объяснений, составляется отдельный акт об отказе ознакомиться с актом (или делается соответствующая отметка в самом акте). Это не мешает вступлению взыскания в силу.
Форма документа
Единой утвержденной государством формы (как раньше форма Т-8) не существует. Документ составляется в произвольной форме на бланке организации или чистом листе А4 с соблюдением обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Алгоритм действий HR-специалиста/Руководителя
- Зафиксировать факт проступка (акт о прогуле, служебная записка, отчет табельщика).
- Вручить сотруднику требование написать объяснительную под роспись (лично или заказным почтовым отправлением с описью вложения).
- Отсчитать 2 рабочих дня (день вручения требования не считается).
- По истечении срока, при отсутствии объяснительной, собрать комиссию (не менее 3 чел.) и 2 свидетелей.
- Составить Акт в 2 экземплярах.
- Вручить копию работнику (при отказе — зафиксировать отказ в акте).
- Подготовить докладную записку и проект приказа о взыскании.
- Ознакомить работника с приказом под роспись в течение 3 рабочих дней с момента издания.
Типичные ошибки, ведущие к отмене взыскания судом
- Нарушение срока запроса: Требование написать объяснительную направлено позднее 2 месяцев после обнаружения проступка.
- Отсутствие комиссии/свидетелей: Акт подписан только одним лицом (начальником отдела кадров или руководителем).
- Недостаточное описание проступка: В акте не указаны конкретные дата, время, место и суть нарушения.
- Несоблюдение процедуры вручения: Работник не получил копию акта, и отказ от получения не зафиксирован надлежащим образом.
- Путаница в датах: Дата акта раньше даты истечения 2-дневного срока на предоставление объяснений.
Где скачать готовые шаблоны
Для ускорения работы можно использовать проверенные шаблоны, соответствующие текущему законодательству РФ:
- Пустой бланк акта (для ручного заполнения или почтовой рассылки) — Скачать .doc
- Образец заполненного акта (с комментариями юриста по полям) — Скачать .docx
- Комплект документов: Требование о написании объяснительной + Акт об отказе + Приказ о взыскании — Скачать архив
Примечание: Ссылки выше условны. В реальной работе используйте внутреннюю базу знаний организации или правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант), где доступны актуальные формы на 2026 год.
Грамотно составленный акт о непредоставлении объяснительной записки — это ключевой элемент доказательной базы работодателя при рассмотрении трудового спора. Он подтверждает, что работодатель исполнил свою процедурную обязанность (запросил объяснения), а сотрудник реализовал свое право на защиту (отказался давать объяснения). Строгое соблюдение формы, сроков и процедуры вручения минимизирует риски восстановления работника по суду.
Статья подготовлена на основе актуальной судебной практики и норм ТК РФ по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовой юристом.