Недостача бензина и других горюче-смазочных материалов (ГСМ) — ситуация, с которой периодически сталкиваются организации, имеющие автопарк или собственные топливохранилища․ Для документального оформления факта недостачи составляется специальный акт․ В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой акт недостачи бензина, когда он составляется, какие сведения должен содержать, а также приведём образец документа․
Что такое акт недостачи бензина
Акт недостачи бензина — это первичный учётный документ, который фиксирует факт обнаружения недостатка топлива по сравнению с данными бухгалтерского (складского) учёта․ Документ составляется, как правило, по результатам инвентаризации ГСМ, проводимой специально созданной комиссией․
Акт служит основанием для:
- списания недостачи в пределах норм естественной убыли;
- отражения недостачи в бухгалтерском учёте;
- взыскания суммы ущерба с материально ответственного лица (кладовщика, водителя, оператора АЗС);
- обращения в правоохранительные органы при подозрении на хищение․
Когда составляется акт
Акт недостачи бензина оформляется в следующих случаях:
- При плановой или внеплановой инвентаризации топлива на складе, в топливохранилище или на АЗС организации․
- При смене материально ответственного лица — передаче ГСМ от одного сотрудника другому․
- При выявлении перерасхода топлива — когда фактический расход по путевому листу превышает расход, рассчитанный по норме (нормы расхода установлены распоряжением Минтранса России от № АМ-23-р)․
- При обнаружении утечки, разлива или хищения топлива․
- При приёмке топлива от поставщика, если фактическое количество меньше указанного в товаросопроводительных документах․
Естественная убыль: важный нюанс
При хранении нефтепродуктов неизбежно возникает естественная убыль — допустимая величина безвозвратных потерь вследствие физических процессов: испарения, налипания на стенки ёмкостей и др․ Нормы естественной убыли утверждаются в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от № 814․
Важно помнить:
- списание нефтепродуктов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается;
- нормы естественной убыли применяются только при выявлении фактической недостачи по результатам инвентаризации;
- недостача рассчитывается с учётом потерь в пределах норм естественной убыли — то есть с виновного лица взыскивается сумма за вычетом допустимой убыли․
Кто составляет акт
Акт составляется комиссией, назначаемой приказом руководителя организации․ В состав комиссии обычно включаются:
- председатель комиссии (руководитель или его заместитель);
- главный бухгалтер или бухгалтер по учёту ТМЦ;
- механик, инженер или иной технический специалист;
- при необходимости, представитель службы безопасности․
Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом ГСМ) присутствует при инвентаризации и подписывает акт, подтверждая факт недостачи, либо излагает свои объяснения․
Структура и содержание акта
Унифицированной обязательной формы акта недостачи бензина не существует, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в учётной политике․ Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации․
- Название документа, дата и место составления․
- Состав комиссии (должности, Ф․И․О․)․
- Основание проведения проверки (приказ, распоряжение)․
- Данные учёта: количество бензина по документам (марка топлива, объём в литрах, стоимость)․
- Фактическое наличие топлива по результатам замера․
- Размер недостачи в натуральном и денежном выражении․
- Расчёт естественной убыли (при применении)․
- Причины недостачи и объяснения материально ответственного лица․
- Подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица․
Образец акта недостачи бензина
ООО «ТрансЛогистик»
ИНН 7745, ОГРН 1177
Адрес: 117292, г․ Москва, ул․ Кржижановского, д․ 6, оф․
Тел․: +7 (495) -56—*
АКТ № 14
о выявлении недостачи бензина
г․ Москва