Списание материально-производственных запасов — одна из самых распространённых операций в бухгалтерском учёте любой организации. Чтобы расходы были признаны обоснованными и не вызвали вопросов у налоговых органов, необходимо правильно оформить первичный документ — акт на списание материалов. В этой статье разберём, как составить акт, какие реквизиты он должен содержать, и приведём образец заполнения.
Что такое акт на списание материалов
Акт на списание материалов, это первичный учётный документ, который подтверждает факт выбытия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) из оборота организации. Основаниями для списания могут служить:
- передача материалов в производство;
- порча и утрата потребительских свойств;
- истечение срока годности или хранения;
- моральный и физический износ;
- выявленная при инвентаризации недостача;
- безвозмездная передача или реализация.
Законодательное регулирование в 2021 году
С 1 января 2021 года вступил в силу ФСБУ 5/2019 «Запасы», который заменил ранее действовавшее ПБУ 5/01. Кроме того, с 2021 года обязательное применение унифицированных форм первичных документов для коммерческих организаций окончательно утратило силу — компании вправе разрабатывать собственные бланки. Однако разработанную форму необходимо закрепить в учётной политике организации.
Для бюджетных учреждений действует приказ Минфина РФ от № 61н, которым утверждена форма «Акт о списании материальных запасов» (ОКУД 0510460).
Также с 2021 года допускается оформление акта в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭЦП) — порядок применения ЭЦП следует закрепить в учётной политике (письмо Минфина от 2021 г. № 03-03-06/1/).
Обязательные реквизиты акта
Согласно статье 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, акт на списание материалов должен содержать:
- наименование документа («Акт на списание материалов»);
- дату составления;
- наименование организации и структурного подразделения (цех, отдел, участок);
- содержание хозяйственной операции и её основание;
- наименование, количество и стоимость списываемых материалов;
- целевое назначение материалов;
- должности, подписи и расшифровки членов комиссии;
- подпись материально ответственного лица;
- визу руководителя организации («Утверждаю»).
Кто составляет и подписывает акт
Списание материалов оформляется комиссией, назначаемой приказом руководителя. В её состав обычно входят:
- председатель комиссии (заместитель руководителя или главный инженер);
- главный бухгалтер или его представитель;
- материально ответственное лицо;
- специалисты, способные оценить состояние ТМЦ.
Акт составляется в двух экземплярах: один передаётся в бухгалтерию для отражения в учёте, второй остаётся у материально ответственного лица.
Образец заполнения акта на списание материалов
Ниже приведён условный образец заполнения акта:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Пример»
_______________ /Иванов И.И./
«15» марта 2021 г.
АКТ № 12 на списание материалов
г. Москва — «15» марта 2021 г.
Комиссия в составе: председатель — заместитель директора Петров П.П., члены комиссии — главный бухгалтер Сидорова А.А., кладовщик Кузнецов В.В.,, составила настоящий акт о нижеследующем:
На основании приказа от № 45 списать следующие материалы, пришедшие в негодность:
| № | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. | Причина списания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ткань ситцевая | м | 50 | 120 | 6 000 | Порча при хранении |
| 2 | Краска водоэмульсионная | кг | 20 | 150 | 3 000 | Истёк срок годности |
Подписи членов комиссии: _____________ /Петров П.П./, _____________ /Сидорова А.А./, _____________ /Кузнецов В.В./
Бухгалтерские проводки при списании
- Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 10 — списаны материалы в производство или на хозяйственные нужды;
- Дт 94 — Кт 10 — отражена недостача или порча материалов;
- Дт 73 — Кт 94 — недостача отнесена на виновное лицо;
- Дт 91-2 — Кт 94, недостача списана на прочие расходы (виновник не установлен).
Хранение акта и ответственность
Акты на списание материалов подлежат хранению не менее 5 лет. Если налоговая инспекция запросит документ после истечения срока хранения, штрафа можно избежать, уведомив инспекцию о невозможности предоставления акта по этой причине.
Акт на списание материалов в 2021 году организация может составлять по самостоятельно разработанной форме, утверждённой в учётной политике, либо использовать типовые бланки (для бюджетников — форму по ОКУД 0510460). Главное — наличие всех обязательных реквизитов, подписей комиссии и утверждения руководителя. Грамотно оформленный акт защитит компанию от претензий налоговых органов и обеспечит достоверность бухгалтерского учёта.