Акт приема-передачи нежилого помещения, это обязательный первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи арендодателем и приема арендатором объекта аренды. Без подписанного акта считается, что обязательства по передаче имущества не исполнены, что несет правовые и налоговые риски для обеих сторон.

В статье разберем: зачем нужен документ, как его правильно составить, какие реквизиты обязательны, где скачать актуальный бланк на 2025–2026 годы и как избежать типичных ошибок. Все персональные данные в примерах замаскированы (*).

Правовое значение акта приема-передачи

Согласно ГК РФ (ст. 609, 614), арендодатель обязан передать помещение в состоянии, пригодном для использования по назначению. Акт приема-передачи — единственный документ, подтверждающий исполнение этого обязательства.

Ключевые функции акта:

• Фиксация момента перехода ответственности: с момента подписания риск случайной гибели или порчи имущества переходит к арендатору (ст. 617 ГК РФ).
• Подтверждение состояния объекта: запись дефектов (или их отсутствия) защищает арендатора от необоснованных претензий арендодателя по окончании срока аренды.
• Налоговый и бухгалтерский учет: для арендодателя — момент признания дохода (Аванс/Аренда), для арендатора — момент начала амортизации/учета прав пользования (ФСБУ 25/2018).
• Основа для регистрации: если договор аренды подлежит госрегистрации (срок 1 год и более), в Росреестр предоставляется экземпляр акта.

Важно: Если в самом договоре аренды есть условие: «Настоящий договор является также актом приемки-передачи…», отдельный акт составлять не обязательно. Однако на практике юристы рекомендуют оформлять отдельный документ для детализации состояния помещения и перечня передаваемого имущества/ключей.

Форма и реквизиты документа (требования 2025–2026 гг.)

Единой обязательной формы (как бывшее ф. № Акт ПП-1) не существует. Документ составляется в простой письменной форме (ст. 160 ГК РФ) по усмотрению сторон, но должен содержать реквизиты, установленные ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ:

1. Наименование документа («Акт приема-передачи нежилого помещения»).
2. Дата составления и место (город).
3. Наименование сторон (полные наименования ЮЛ или ФИО ИП/физлиц) с указанием ролевых названий: Арендодатель и Арендатор.
4. Ссылку на основание: номер и дату Договора аренды № * от ..202.
5. Полное описание объекта: адрес (замаскирован: г. , ул. , д. , пом. ), кадастровый номер (::*:), площадь (*, кв.м.), назначение (офис/склад/торговое/производственное).
6. Состояние помещения на момент передачи (подробное описание: ремонт, инженерные сети, наличие дефектов, счетчиков).
7. Перечень передаваемого имущества (мебель, оборудование, приборы учета), часто оформляется приложением (Инвентаризационной описью).
8. Ключи: количество, тип (входная дверь, офисные, сейф, шлагбаум), номер ключей.
9. Показания приборов учета (электроэнергия, вода, тепло, газ) на момент передачи.
10. Заявления сторон об отсутствии/наличии претензий по качеству и комплектации.
11. Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой (ФИО, должность, основание действия, Устав/Доверенность № * от ..202*). Печати (при наличии).

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Подготовка к осмотру

За 1–3 дня до подписания акта проведите совместный осмотр. Составьте предварительный протокол выявленных дефектов. Сфотографируйте/сфотографируйте все помещения, счетчики, дефекты (с включением геолокации и времени).

Шаг 2. Заполнение «Шапки»

Город * «___» _________ 202* г.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ
№ 
Мы, нижеподписавшиеся:
Арендодатель: ИП  / ООО «», ИНН , ОГРНИП/ОГРН *, в лице  (ФИО), действующего на основании Устава / Доверенности №  от ..202*, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны,
и
Арендатор: ООО «» / ИП , ИНН , ОГРН , в лице  (ФИО), действующего на основании Устава / Доверенности №  от ..202*, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны,
вместе именуемые «Стороны», составили настоящий Акт о следующем:

Шаг 3. Описание объекта и состояния (Самый важный раздел)

Не пишите просто «состояние хорошее». Используйте формулировки:

• Вариант А (Идеальное состояние): «Помещение площадью , кв.м., расположенное по адресу: г. *, ул. , д. , пом. *, передано в надлежащем состоянии, соответствующем условиям Договора № * и назначению. Капитальный ремонт выполнен, инженерные системы (отопление, вентиляция, Электроснабжение, Водоотведение) исправны, приборы учета установлены, пломбированы, показания зафиксированы в п. X акта. Претензий по качеству помещения Арендатор не имеет».
• Вариант Б (Есть дефекты — ЗАЩИТА АРЕНДАТОРА): «Помещение передано с следующими дефектами, не препятствующими использованию по назначению, которые Арендодатель обязуется устранить до ..202* / которые зафиксированы для исключения претензий Арендодателя по окончании срока аренды:
  1. Трещина на стене в зоне окна (фото в приложении).
  2. Неисправен датчик пожарной сигнализации № *.
  3. Отсутствует пломба на счетчике воды ХВС (№ *).

  »

Шаг 4. Показания приборов учета (Критично для расчетов по КУ)

Шаг 5. Ключи и доступ

Пример формулировки: «Арендодатель передает, Арендатор принимает ключи от входной двери помещения (комплект шт., тип «Апекас», серийный номер ), ключи от кабельного канала/серверной ( шт.), электронный ключ-карту доступа в БЦ (№ ), код от домофона/шлагбаума (*). Ключей иных не существует».

Шаг 6. Заключительные положения и подписи

Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: по одному для Арендодателя, Арендатора и для представления в Росреестр (при регистрации договора), имеющих одинаковую юридическую силу.

АРЕНДОДАТЕЛЬ АРЕНДАТОР
___________________ / * / ___________________ / * /
М.П. М.П.
(Подпись) (Подпись)

Типичные ошибки и риски (Чек-лист)

• Отсутствие ссылки на договор: Акт теряет привязку к обязательствам.
• Общая фраза «претензий нет» при наличии дефектов: Арендатор теряет право требовать устранения или снижения аренды.
• Незаполненные показания счетчиков: Споры за коммунальные платежи за прошлые периоды.
• Подпись не уполномоченного лица: Акт может быть признан недействительным судом. Проверяйте доверенности (срок действия, права на подписание акта).
• Один экземпляр на двоих: Обязательно минимум 2 экз. (3 при регистрации).
• Игнорирование Инвентаризационной описи: Если в помещении остается имущество арендодателя, без описи невозможно доказать комплектность при возврате.

Сроки хранения документа

Согласно Росархиву и ФЗ-402, акты приема-передачи (первичные документы) хранятся не менее 5 лет после окончания срока действия договора аренды или момента прекращения прав и обязанностей по нему. Для налоговых целей (проверки по НДС, налогу на имущество) рекомендуется хранить 6–7 лет.

Где скачать актуальный бланк и образец заполнения (2025–2026)

Вы можете использовать проверенные шаблоны в формате .docx (Word) для свободного редактирования:

• Пустой бланк акта приема-передачи нежилого помещения, чистый шаблон с полями для заполнения.
• Образец заполнения акта приема-передачи — готовый пример с комментариями по каждому пункту (включая описание дефектов, показания счетчиков, передачу ключей).

Ссылки на скачивание файлов обычно размещаются на правовых порталах (КонсультантПлюс, Гарант, НКО, сайты профильных юрфирм) или в разделах «Документы» профильных ресурсов.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужен ли акт, если договор на 11 месяцев (не подлежит регистрации)?

Да, нужен. Регистрация договора и оформление акта — разные процедуры. Акт нужен для фиксации передачи имущества, начала расчетов по аренде и передачи рисков.

Можно ли подписать акт электронной подписью (ЭЦП)?

Да. Если стороны используют ЭДО (Электронный документооборот) и имеют действующие квалифицированные ЭЦП, акт в электронном виде имеет равную юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Что делать, если Арендодатель отказывается подписывать акт из-за дефектов?

Арендатор направляет претензию (заказным письмом с вложением описи дефектов и фото) с требованием устранить несоответствия или подписать акт с зафиксированными замечаниями. Если Арендодатель игнорирует, Арендатор может составить односторонний акт в присутствии свидетелей / нотариуса, но это слабее, чем двусторонний. Лучше зафиксировать отказ в протоколе разногласий.

Является ли Акт основанием для ввода в эксплуатацию (если помещение новое)?

Нет. Акт приема-передачи по договору аренды — это гражданско-правовой документ между сторонами. Ввод в эксплуатацию капитального объекта строительства регулируется Градостроительным кодексом и требует акта приема-передачи объекта капитального строительства (КС-14/КС-15) от застройщика/подрядчика.

Резюме

Акт приема-передачи нежилого помещения — это ваш главный страховой полис в арендных отношениях. Не пренебрегайте детальным описанием состояния, фиксацией показаний счетчиков и перечнем ключей. Используйте актуальные образцы 2025–2026 годов, адаптируйте их под специфику вашего объекта (офис, склад, ТЦ, производство) и всегда храните подписанные оригиналы в доступном месте.

Совет: Приложите к акту фотофиксацию (распечатанную или на флеш-накопителе, запечатанной в конверте с подписями сторон) — это бесспорное доказательство в суде.