Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив Волгоградской области» — это ключевой цифровой ресурс, обеспечивающий открытый доступ к архивным фондам региона. Система создана для реализации государственной политики в области архивного дела, повышения прозрачности работы учреждений и упрощения поиска документов для граждан, исследователей и организаций;

Назначение и основные функции системы

АИС решает комплекс задач по информатизации архивного фонда области. К главным функциям относятся:

• Электронный каталог: Ведение единой базы описей дел (фондов, описей, дел) с возможностью полнотекстового и атрибутного поиска.
• Прием обращений: Автоматизация процесса приема, регистрации и исполнения запросов граждан и организаций (как письменных, так и через личный кабинет).
• Цифровые копии: Предоставление доступа к оцифрованным образам документов (метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство предприятий и др.).
• Управление фондами: Учет хранения, состояния сохранности, перемещения дел внутри хранилищ.
• Статистика и отчетность: Формирование отчетов для вышестоящих органов (Росархив, Правительство области).

Структура информационных ресурсов

В системе представлены документы, хранящиеся в государственных архивах области, а также в муниципальных и ведомственных архивах, входящих в Архивную сеть региона.

Основные категории фондов:

1. Фонды дореволюционного периода: Документы уездных земств, городских управлений, духовного ведомства, купеческих и дворянских родов.
2. Фонды советского периода: Партийные, советские, комсомольские организации, промышленные предприятия (Завод «Красный Октябрь», ВгТЗ и др.), коллективные и государственные фермы.
3. Фонды современного периода: Документы органов власти Волгоградской области, администраций муниципальных образований.
4. Личностные фонды: Документы выдающихся ученых, писателей, военачальников, работников культуры, связанных с регионом.
5. Метрические и зачетные книги: Один из самых востребованных массивов для гениалогических исследований.

Как пользоваться системой: Пошаговая инструкция

Доступ к публичному каталогу

Основной интерфейс доступен по адресу: * (официальный портал архивов области) *

Для поиска не требуется авторизация. Достаточно перейти в раздел «Каталог» или «Поиск по документам».

Алгоритм поиска дела

1. Выберите тип поиска: Простой (по ключевым словам) или Расширенный (по реквизитам: номер фонда, описи, дела, даты, название учреждения).
2. Введите запрос. Рекомендуется использовать исторические названия населенных пунктов и учреждений (например, «Царицын», «Сталинград», «Саратовская губерния»).
3. Изучите выдачу. В карточке дела указаны: шифр (Ф. , Оп. , Д. *), название, даты начала и конца, количество листов, примечания.
4. Если дело оцифровано, появится значок «Просмотр» или «Скачать». Если нет, можно заказать копию или выезд в читальный зал.

Личный кабинет пользователя

Для получения полного функционала (отслеживание статуса запроса, сохранение избранных дел, заказ копий) необходима регистрация.

• Регистрация: Через ЕСИА (Госуслуги) или локальную учетную запись с подтверждением email/телефона.
• Вход: Логин / Пароль или ЕСИА.
• Возможности ЛК:
  • Создание запроса на выдачу дела в читальный зал.
  • Заказ платных услуг (ксерокопия, сканирование, заверенная копия).
  • История обращений.
  • Связь с архивистом (внутренняя почта системы);

Порядок подачи запросов и получения услуг

АИС реализует «электронный архив» — возможность получить документ не выходя из дома.

Типы запросов:

• Справочный: Подтверждение факта (место рождения, брак, работа, наградение). Срок исполнения — до 30 календарных дней.
• Тематический: Подборка документов по теме (для науки, СМИ, юбилеев).
• Генеалогический: Поиск сведений о предках. Требует точных входных данных (ФИО, конфессия, место жительства, временной диапазон).
• Заказ копий: Получение сканов/ксерокопий конкретных дел (платная услуга).

Стоимость платных услуг (ориентировочно, уточняйте в прайсе):

• Сканирование 1 листа (до А3) — от * руб.
• Ксерокопия 1 листа — от * руб.
• Заверенная копия документа — от * руб. + стоимость копии.
• Отправка почтой (Почта России / EMS), по тарифам перевозчика.

Оплата производится через личный кабинет (банковская карта, СБП) или по квитанции в банке/почте. Реквизиты получателя: Архивное управление Волгоградской области, ИНН , КПП , р/с * в банке *.

Особенности работы с гениалогическими данными

Волгоградская область (бывшая Саратовская, Царицынская, Сталинградская области) имеет сложную административно-территориальную историю. АИС учитывает это через:

• Классификатор населённых пунктов: Связь старых и новых названий (хуторы, станицы, слободы, переименованные города).
• Фонды духовного ведомства: Метрические книги (МК) по уездам: Царицынский, Каменский, Царево-Кокшайский, Дубоовинский и др.
• Ревизские сказки и семейные списки: Для ревизских душ (XVII–XIX вв.).
• Фонды ЗАГСов: Актовые записи с 1919–1920 гг. (доступны по истечении 100 лет с момента составления).

Совет: Начинайте поиск с точного определения уезда/округа и вольости/района на нужную дату. Используйте исторические атласы или справочники «Административно-территориальное деление…», доступные в разделе «Справочники» АИС.

Технические требования и поддержка

Требования к браузеру:

• Отключенные блокировщики скриптов/рекламы для домена архива (могут мешать просмотру сканов).

Контакты технической поддержки АИС:

Если возникли ошибки входа, отображения сканов или оплаты:

• Email поддержки: @.ru
• Телефон горячей линии / администратора системы: +7 () — (доб. *)
• Режим работы техподдержки: Пн–Пт с : до : (МСК+1).

Контакты Главного архивного управления (Главархив) области:

• Адрес: г. Волгоград, ул. , д. , офис *.
• Телефон приемной/справки: +7 () —.
• Официальный сайт: *.ru» target=»_blank»>https://*.ru
• Эл. почта главархива: @.ru

Частые проблемы и их решения (FAQ)

Не нахожу нужный населённый пункт в поиске.

Попробуйте искать по старому названию, уезду или вольости. Используйте справочник «Населённые пункты» в разделе «Справочники» АИС. Многие хутора не были центрами вольостей и документы о них лежат в делах вольостного правления или земства.

Дело найдено, но нет кнопки «Просмотр» (нет сканов).

Большинство дел не оцифровано. Вы можете: 1) Заказать платное сканирование через ЛК (указав номера листов). 2) Приехать в читальный зал для самостоятельной работы. 3) Заказать справку по делу (архивист просмотрит и выпишет нужные сведения).

Запрос в ЛК висит статус «Принят» долгое время.

Срок исполнения запроса — до 30 дней. Сложные гениалогические запросы могут продлеваться. Напишите архивисту через внутреннюю почту ЛК или позвоните по телефону * (отв. секретарь / начальник отдела использования).

Ошибка оплаты услуги.

Проверьте баланс карты, лимиты интернет-платежей. Попробуйте другой браузер или оплату по квитанции (Сбербанк/Почта Банк). При списании средств без получения услуги, пишите в техподдержку с номером заказа и чеком.

Перспективы развития системы

На текущий момент ведется работа по следующим направлениям:

• Массовая оцифровка метрических книг и ревизских сказок (проект «Цифровой архив»).
• Внедрение ИИ для распознавания рукописных текстов (HTR) и автоматического индексирования.
• Интеграция с федеральной АИС «Государственный архивный фонд» (ЕГАРФ) для межведомственного обмена.
• Разработка мобильного приложения для удобного доступа с смартфонов.

Данная статья носит информационный характер. Регламенты, тарифы, контакты и функционал АИС могут меняться. Актуальную информацию всегда уточняйте на официальном портале Архивного управления Волгоградской области или по телефонам справок.